Expertise France recrute un(e) Responsable administratif(ve) et financier(ère) pour appuyer la mise en œuvre du programme « Africa-Europe Culture Partnerships : Audio-Visual », un projet d’une durée de 45 mois, financé par l’Union européenne et mis en œuvre par Expertise France et la GIZ. Ce programme vise à renforcer les relations socio-économiques et le dialogue interculturel entre l’Europe et l’Afrique subsaharienne à travers un appui structurant aux chaînes de valeur de l’industrie audiovisuelle.

Le/La Responsable administratif(ve) et financier(ère) sera basé(e) à Nairobi, au Kenya, avec des déplacements possibles dans d’autres pays de mise en œuvre des activités.

Placé(e) sous la responsabilité hiérarchique du/de la Chef(fe) de projet, le/la Responsable administratif(ve) et financier(ère) supervisera les aspects financiers, contractuels, comptables et administratifs du projet. Il/elle travaillera quotidiennement avec l’ensemble des acteurs impliqués dans le projet, au siège comme sur le terrain. Il/elle collaborera avec les départements support d’Expertise France (en particulier le Département des Affaires financières – DAF – et le Département des Affaires juridiques – DAJ –), le/la Chef(fe) de projet, l’Assistant(e) de projet et le/la Chargé(e) de subventions, afin d’harmoniser les pratiques et de coordonner la gestion administrative et financière du projet.

Il/elle aura notamment les missions suivantes :

Gestion des achats, contrats et subventions

Le/la RAF assurera, conformément aux règles et procédures de passation de marché public d’Expertise France, la gestion de l’ensemble des fonds alloués pour les achats du projet, et appuiera le/ la Chef de projet dans la mise en œuvre du Plan de passation des contrats de marché du projet.
Il/ Elle procèdera notamment à :

•  La rédaction des documents d’appels d’offre et au pilotage des processus de passation de marché ;
• La rédaction des contrats ;
• L’élaboration et à la mise en œuvre d’un système de gestion (archivage) et de suivi de l’exécution des contrats passés ;
• Contrôle qualité de l’exécution des marchés et des prestations ;
• Reporting administratif et financier auprès d’Expertise France systématique pour tous les contrats signés, exécutés et clôturés.

En lien avec le/la Chargé(e) de subventions, il/elle :

• Veillera au bon suivi administratif et financier des contrats de subvention, ainsi qu’au respect des engagements des porteurs de projets (justification des dépenses, reporting financier, respect des règles administratives et comptables, etc.) ;
• Contribuera au renforcement des capacités administratives et financières des porteurs de projets, notamment par la mise en place de procédures et d’outils de suivi.

Gestion administrative et financière  

• Participer à l’amélioration des procédures, règles et outils administratifs et financiers du projet ;
• Garantir le suivi budgétaire des dépenses : exécution financière (affectation budgétaire, vérification de l’éligibilité des dépenses, etc.) et prévision des dépenses ;
• Participer à l’exercice mensuel de reporting pilotage projet agence (RPP) et aux exercices budgétaires de l’agence (budget initial, budget révisé, prévision d’atterrissage) ;
• Préparer les rapports financiers intermédiaires et finaux à destination du bailleur et veiller à la cohérence des données financières avec les rapports techniques ;
• Représenter Expertise France, avec le/la Chef(fe) de projet, auprès des autorités et partenaires, dans les domaines financiers, administratifs et juridiques du projet ;
• Gérer l’ensemble des procédures liées au bureau d’Expertise France au Kenya et dans les pays de mise en œuvre des activités (demandes d’exonération, fiscalité, déclarations, ouverture de compte, etc.) et rester informé(e) des évolutions des législations et réglementations nationales, en lien avec les autres services internes d’Expertise France;
• Assurer le suivi et la gestion, en lien avec la société de portage salarial, du recrutement des personnels salariés nationaux. 

Gestion de la trésorerie :

Le/La Responsable administratif(ve) et financier(ère) sera en charge de la gestion du compte bancaire mutualisé entre les projets d’Expertise France basés au Kenya. Il/elle assurera les missions suivantes :

• Suivre les opérations de caisse et du compte bancaire et anticiper les besoins de trésorerie des projets;
• Contrôler les clôtures mensuelles des journaux de caisse et de banque, incluant les rapprochements bancaires et les inventaires de caisse, et les transmettre au siège d’Expertise France après validation du/de la Chef(fe) de projet ;
• Contrôler la qualité des pièces justificatives comptables et en assurer l’archivage conformément aux procédures d’Expertise France et du projet (respect des seuils de mise en concurrence, seuils d’engagement et de paiement, etc.) ;
• Contribuer aux clôtures comptables annuelles et intermédiaires du projet, en lien étroit avec le siège.

Gestion logistique

• Le/La RAF assure la responsabilité hiérarchique de l’Assistant(e) de projet et l’accompagne dans sa montée en compétences et le développement de ses capacités professionnelles.
• Le/la RAF supervise l’Assistant(e) de projet dans l’organisation logistique des missions liées au projet (ordres de mission, billets d’avion, per diem, visas) et des événements spécifiques (comités de pilotage, séminaires, ateliers, missions du siège, etc.).