Au sein de l’équipe de Support Projets du Bureau mutualisé (BM) d’Expertise France au Tchad, sous la supervision du Responsable du Bureau Mutualisé et du Responsable Administratif et Financier sur le terrain, et en étroite collaboration avec le Département des Affaires Juridiques, le Département des Moyens généraux (MG) et la Direction de Sécurité des Opérations au siège d’Expertise France à Paris, le/la Chargé.e Contrats-Logistique-Sécurité sera chargé.e de :

• Gérer les contrats signés dans le cadre des différents projets hébergés au sein du BM ;
• Superviser les opérations logistiques liées aux locaux du bureau ;
• Être le référent sur les aspects sécurité ;

De manière détaillée, mais non exhaustive, ses tâches seront :

Contractualisation et gestion des contrats

• Actualiser et suivre le Plan de Passation des Contrats (PPC) du BM.
• Identifier, avec les équipes techniques, les besoins annuels et prévisionnels (expertise, services, logistique, équipements).
• Définir les procédures applicables en fonction des seuils EF.
• Réceptionner et analyser les demandes d’achat des équipes.
• Participer à l’élaboration des cahiers des charges administratif et technique en lien avec les demandeurs
• Définir les critères de sélection en concertation avec les demandeurs (chefs de projets, Coordinateur des fonctions transversales)
• Préparer les Dossiers de Consultation des Entreprises (DCE) : pièces administratives ; relecture des spécifications techniques ; grilles d’évaluation.
• Mettre en ligne les appels d’offres sur la plateforme de dématérialisation des achats
• Mettre en œuvre les achats dans le respect des règles et procédures de validation établies par Expertise France et le bailleur de fonds
• Suivre la publication des consultations selon les seuils.
• Piloter l’analyse des offres avec les prescripteurs et assurer la traçabilité de toutes les étapes.
• Conduire les négociations (prix, délais, garanties) dans le respect de la règlementation
• Préparer les rapports de sélection et s’assurer des validations juridiques nécessaires.
• Rédiger et/ou finaliser les contrats, commandes, notifications et avenants.
• Mettre en place les contrats-cadres (logistique, consultants, locations, transport de personnes, évènementiel, fournitures de bureaux, interprète, etc.) en lien avec les besoins du bureau et des projets.
• Apporter sa contribution autant que possible dans l’élaboration des plans de passation de marchés des projets en lien avec les opérationnels
• Élaborer des tableaux de bord de suivi et d'analyse des achats
• Assurer une veille sur les marchés nationaux et internationaux des fournisseurs (acteurs, produits, prix, …)
• Gérer la matrice des risques contractuels et les mécanismes de pénalités.

Suivi d’exécution et performance contractuelle

• Assurer le suivi de l’exécution des contrats-cadre et de prestation de service : livrables, délais, conformité technique.
• Assurer le suivi des relations avec les fournisseurs jusqu’à la livraison
• Gérer les bons de commande liés aux contrats-cadres.
• Tenir à jour le registre des contrats et les échéanciers (livrables, échéances de paiement, renouvellements).
• Appuyer le RAF pour le suivi des factures uniquement sur la partie conformité contractuelle.
• S’assurer que le format et les informations reportées sur les devis et factures sont conformes
• Gérer les opérations de vérification, de réception des fournitures ou livrables, remise de rapports narratifs et/ou financiers selon les besoins
• Initier les créations de fiches/comptes de tiers qui seront soumis au pôle finances pour vérification et transmission au Siège pour validation
• Établir le suivi des révisions de prix
• Faire appliquer des pénalités si nécessaires
• Rédiger des avenants en fonction des besoins
• Assurer le respect des règles de l’Agence

Conformité juridique et contrôle interne

• Être le point focal juridique achats/contrats pour le BM.
• Préparer, gérer et archiver les dossiers contractuels et administratifs, en lien avec les équipes projets et support
• Préparer et justifier les procédures en cas d’audit.
• Mettre en place les outils internes : registres, tableaux de bord, indicateurs.
• Veiller au respect des cadres juridiques et administratifs nationaux (fiscalité, droit du travail, passation des marchés, etc.) ;
• Suivre les évolutions de la législation locale pertinentes pour les opérations d’EF et veiller à l’actualisation des procédures internes en conséquence.
  

Gestion logistique/ Organisation d’évènements :

• Soutenir les opérations quotidiennes du bureau (infrastructures, informatique, équipements, services généraux) ;
• Suivre l’inventaire des fournitures et coordonner les achats, dans le respect des contraintes budgétaires ;
• Faire le lien entre les prestataires et les projets dans leurs besoins d’organisation d’événements ;
• Organisation et gestion en direct des déplacements des collaborateurs et intervenants (animateurs, experts, formateurs) en collaboration avec un prestataire voyages ;
• Réservation des billets d’avion/train ;
• Contrôle des itinéraires reçus et optimisation des coûts ;
• Gestion administrative des visas et de toute formalité administrative préalable aux déplacements ;
• Avance et solde de per diem ;
• Assurer les réservations auprès des prestataires événementiels (locaux, traiteurs, traducteurs, interprètes, hôtels et transferts aéroport-hôtel …) et vérifier la qualité des prestations avant le lancement de l’événement ;
• Assurer les réservations des hébergements au Tchad pour les missionnaires et faciliter les relations avec les agents immobiliers ou courtiers pour les hébergements longue durée ;
• Relations prestataires : traitement, négociation des devis, établissement des contrats, contrôle de la facturation ;
• Organisation sur site de conférences, ateliers, formations ;
• Suivi budgétaire de l’organisation des missions pour assurer la maîtrise du coût des déplacements ;
• Récupération des pièces comptables justificatives et préparation à la mise en paiement ;
• S’assurer de la correcte mise en place de l’événement en amont (installation de vidéoprojecteur, roll up, visibilités, accès internet, mise en place des services traiteurs, etc.)

Transport de personnes

• Assurer les relations avec les sociétés de location de véhicules et de taxis en lien avec la Direction de la sécurité des opérations (DSO), le cas échéant ;
• Effectuer les réservations des billets d'avion en collaboration avec le prestataire voyages ; préparer les ordres de mission pour les personnels basés au Tchad ;
• Contrôle des itinéraires reçus et l’optimisation des coûts ;
• Gestion du parc automobile du BMT, et sur la planification et supervision du travail des chauffeurs.

Sécurité du bureau et des personnes :

• Agir comme Point Focal Sécurité pour Expertise France au Tchad ;
• Travailler avec le Département de la Sécurité des Opérations (DSO), basé au siège, afin de suivre la présence du personnel d’Expertise France (local et expatrié) au Tchad, ainsi que du personnel en mission dans le pays ;
• Se tenir informé(e) de la situation sécuritaire du pays et signaler à la DSO tout changement susceptible d’avoir un impact sur les activités ;
• Être informé(e) par la DSO et les différents chefs de projet des déplacements du personnel afin de maintenir une liste de présence à jour ;
• Interagir avec les partenaires, les institutions internationales et les ONG ;
• Agir comme relais de la DSO en cas de crise, d’incident ou d’accident dans le pays.
• Connaitre les procédures sécuritaires d’Expertise France et s’assurer de leur respect et suivi ;
• Contribuer à l’élaboration, à l’adaptation locale et à la mise à jour régulière du plan de gestion de la sécurité du bureau ainsi que des mécanismes de notification des incidents.

Cette définition de fonction peut être sujette à des modifications permanentes suivant l’évolution des activités du Bureau mutualisé (BM) et la nécessité de pouvoir s’y adapter. De plus le contenu des activités n’est pas exhaustif et d’autres tâches en lien avec votre domaine de compétences et dans le respect de votre charge de travail peuvent vous être demandées.