Au sein de l’équipe de Support Projets du Bureau mutualisé (BM) d’Expertise France au Tchad, sous la supervision du Responsable du Bureau Mutualisé et du Responsable Administratif et Financier sur le terrain, et en lien avec le Département des Affaires Financières au siège d’Expertise France à Paris, l’Assistant.e Administratif – Comptable - Trésorerie (AACT) assiste dans le traitement des dépenses du bureau, à la gestion de la trésorerie, des comptes bancaires et des caisses, ainsi qu’à la gestion administrative, dans le respect des procédures de l’Agence

De manière détaillée, mais non exhaustive, ses tâches seront :

Comptabilité, budget et suivi budgétaire

• Saisir les écritures comptables dans le logiciel comptable
• Émettre et comptabiliser les bons à payer sur l’ERP dans le respect des procédures internes
• Collecter, contrôler et vérifier la conformité, l’exactitude et l’exhaustivité des pièces comptables et justificatives ;
• Préparer les déclarations fiscales conformément à la législation en vigueur ;
• Participer à l’archivage physique et numérique des documents comptables selon les procédures internes ;
• Appuyer l’émission, la comptabilisation et le suivi des factures, notes de frais et avances (régularisation et justification) ;
• Lettrer les comptes comptables et justifier les soldes ;
• Suivre les paiements relatifs à la TVA, IRPP et CNPS ;
• Appuyer les processus de clôture du bureau et de clôture des projets, en lien avec les chefs de projet.
• Contribuer à la préparation des clôtures comptables mensuelles, trimestrielles, semestrielles et annuelles.

Trésorerie et paiements

• Gérer la caisse de fonctionnement et les opérations de petite trésorerie ;
• Régulariser les avances
• Préparer les paiements des tiers (virements nationaux et internationaux) conformément aux procédures de paiement ;
• Assurer le suivi quotidien de la trésorerie : mise à jour des fichiers bancaires, suivi des soldes, virements et commissions bancaires ;
• Comptabiliser les opérations bancaires, frais bancaires et paiements par carte bancaire ;
• Imputer et justifier les comptes de tiers ;
• Préparer les rapprochements bancaires, les inventaires de caisse et les réconciliations mensuelles entre les états de trésorerie et la comptabilité.

Reporting, audits et activités transverses

• Contribuer au reporting financier mensuel à destination du siège ;
• Participer aux audits (internes, externes et projets), notamment par la fourniture des preuves de paiement et des pièces justificatives ;
• Appuyer les processus d’audit et assurer le suivi de la mise en œuvre des recommandations ;
• Contribuer à la veille des règles et normes administratives et financières nationales ;

Gestion stratégique et administrative du bureau

• Assister la mise en place, la structuration et le fonctionnement du bureau, en coordination avec le siège et les équipes projets ;
• Participer à la définition et à la mise en œuvre des cadres de coordination internes (rôles et responsabilités, outils de planification) ;
• Veiller à la mutualisation et à l’harmonisation des services support au bénéfice de l’ensemble des projets ;
• Gérer les paiements et achats du bureau (locaux, fournitures, services) ;
• Participer à l’organisation de la vie du bureau (secrétariat, organisation de réunions, prise de comptes rendus, suivi des actions et objectifs) ;

Contrôle interne et conformité 

• Mettre en œuvre et assurer le bon fonctionnement des systèmes de contrôle interne ;
• Veiller au respect des procédures internes, des exigences des bailleurs et de la législation nationale ;
• Identifier les risques financiers et opérationnels et proposer des mesures d’atténuation ;
• Participer à la veille des règles/normes administratives nationales
• Promouvoir une culture de transparence, de redevabilité, de conformité et de discipline financière au sein du bureau.

Cette définition de fonction peut être sujette à des modifications permanentes suivant l’évolution des activités du Bureau mutualisé (BM) et la nécessité de pouvoir s’y adapter. De plus le contenu des activités n’est pas exhaustif et d’autres tâches en lien avec votre domaine de compétences et dans le respect de votre charge de travail peuvent vous être demandées.