Le poste faisant l’objet de cette publication jouera un rôle central de coordination sur l’ensemble des volets de ce projet auprès et en faveur de l’IPB.

Les principales missions de ce poste seront :

-        Coordonner avec l’ensemble des parties prenantes (notamment les services d’Expertise France au siège, l’Institut Pasteur de Bangui et la Fondation Pasteur Paris) la planification, la préparation, le lancement et la mise en œuvre des travaux, en supervisant un.e ingénieur travaux basé à Bangui  et avec l’appui d’un cabinet d’assistance à maîtrise d’ouvrage spécialisé dans les opérations de travaux dans le domaine sanitaire (-> objectif spécifique 3) ;

-        Accompagner l’IPB à sa demande, dans l’expression de ses besoins d’accompagnement.  

Descriptif du poste

Le poste relèvera du bureau d’Expertise France à Bangui. Il sera placé sous la responsabilité hiérarchique du département santé à Paris, et travaillera en lien fonctionnel avec les fonctions de chargé de projets et d’assistant de projets. 

Il/elle aura sous sa supervision directe (management hiérarchique) l’ingénieur en charge des travaux basé à Bangui, ainsi que l’Assistance à Maîtrise d’Ouvrage internationale. L’équipe dédiée à ce projet sera basée au sein du bureau mutualisé d’Expertise France et/ou au sein des locaux de l’Institut Pasteur et sera appuyée par un chargé de suivi-évaluation, ainsi que par toutes les fonctions supports nécessaires mutualisés sur d’autres projets mis en œuvre par Expertise France en RCA, et en particulier le.la Responsable Administratif et Financier.

Il/elle assurera une coordination étroite avec les équipes du Pôle Pandémie (l’Initiative) au sein du département santé d’Expertise France, qui cofinance la partie du projet couvrant l’assistance technique, en particulier en ce qui concerne le management de la qualité.

Par ailleurs, il/elle assurera également la représentation et la prospection dans le secteur de la santé pour le compte d’Expertise France en RCA dans une limite de 5% du temps affecté à cette mission.

Il/elle travaillera en étroite collaboration avec le bénéficiaire, à savoir l’IPB, sur l’opération de travaux et dans une moindre mesure au niveau opérationnel et en fonction des différents appuis apportés par l’Initiative, avec les cadres et les points focaux techniques de l’IPB. Il/elle travaillera également en étroite coordination avec les équipes de la Fondation Pasteur de Paris.

Il/elle sera amené(e) à être en lien avec le Directeur et le Chargé de Projets de l’agence de l’AFD à Bangui et il/elle veillera à s’inscrire dans le dialogue de l’IPB avec les autorités et institutions centrafricaines du secteur (en coordination avec la DG de l’IPB) mais également avec ses autres partenaires stratégiques (OMS, Fonds Mondial, etc.).

Les responsabilités du/de la Chef.fe de Projet couvrent les principaux aspects suivants (liste non-exhaustive) :

Gestion opérationnelle du projet :

·       Il/elle définit et pilote les priorités opérationnelles en concertation avec les parties prenantes dans le respect du cadre contractuel ;

·       Il/elle coordonne la mise en œuvre des activités et assure leur articulation avec les programmes existants et en particulier avec les appuis financés par l’Initiative ;

·       Il/elle met en œuvre les outils et processus nécessaires pour garantir, d’une part, l’adéquation des livrables et missions des prestataires aux besoins de l’Institut Pasteur de Bangui (études de maîtrise d’œuvre, livrables sur la gouvernance de l’Institut Pasteur de Bangui, missions de conseil). D’autre part, il/elle met en place une organisation et un dialogue permettant de s’assurer de la bonne appropriation de ces livrables et de leur validation par l’Institut Pasteur de Bangui avec l’appui, si nécessaire de la Fondation Pasteur Paris ;

·       Il/elle supervise la qualité des livrables du projet en s’appuyant sur l’AMO et l’ingénieur travaux pour la partie infrastructures ;

·       Il/elle coordonne l’organisation, le cadrage et l’accueil des missions internes ou externes en lien avec le projet (missions siège, missions d’expertise court-terme, etc.) ;

·       En complément des appuis financés par l’Initiative, il/elle pourrait appuyer l’Institut Pasteur de Bangui dans la mise en place d’un management centré sur la qualité en lien avec le directeur du laboratoire de biologie médicale et tout autre collaborateur désigné à cet effet (à confirmer lors de la prise de poste).

Le projet vise principalement à planifier et mettre en œuvre des opérations de travaux. A ce titre, le/la Chef.fe de Projet supervisera l’ingénieur des travaux dans les phases suivantes :

·       De la phase de préparation et de conception : finalisation et validation de la préprogrammation architecturale, recrutement de la maîtrise d’œuvre, validation des APS, APD et du DCE, recrutement des entreprises de travaux, obtention des demandes de permis et des autorisations, etc.

·       De la phase de chantier : préparation du chantier, validation des études d’exécution.

Au cours de ces deux phases, une attention particulière devra être apportée au respect du calendrier et du budget, à la coordination avec l’ensemble des parties prenantes, à l’implication des utilisateurs finaux des bâtiments à toutes les étapes de planification des travaux, au maintien de l’activité de l’Institut Pasteur pendant les opérations de travaux et à la tenue d’un reporting régulier sur l’avancement des opérations de travaux, etc.

Gestion administrative et financière :

En étroite collaboration avec le/la Responsable administratif et financier (RAF) : 

·       Il/elle assure la cohérence entre planification budgétaire et opérationnelle ;

·       Il/elle supervise le suivi budgétaire, les engagements et les décaissements ;

·       Il/elle veille au respect des procédures du bailleur et d'Expertise France ;

·       Il/elle s’assure que les éléments nécessaires au bon suivi des projets sont mis à jour dans les temps (prévisionnel des dépenses, prévisionnel des achats, plan de passation de marché, calendrier du monitoring audit / reporting bailleur) ;

·       Il/elle s’assure que le/la RAF a les éléments nécessaires au reporting interne (suivi financier, prévisions et clôtures budgétaires) et au reporting financier externe à destination du bailleur.

Suivi-évaluation-capitalisation :

En lien avec le/la Chargé.e du suivi-évaluation à Bangui et avec l’appui des personnes dédiées au siège d’Expertise France :

·       Il/elle met en place et pilote le dispositif de suivi-évaluation conformément au cadre logique du Projet en impliquant au premier chef le personnel de l’Institut Pasteur de Bangui. En effet, le système de suivi-évaluation mis en place doit permettre de renforcer les capacités de la direction de l’Institut à collecter, analyser et rendre des comptes sur l’atteinte des résultats escomptés à son personnel et à ses partenaires extérieures ;

·       Il/elle coordonne l'élaboration des rapports d'activités et la mise en œuvre du plan de communication en lien avec l’Institut Pasteur de Bangui et en intégrant les volets d’assistance technique de l’Initiative ;

·       Il/elle supervise les évaluations et la capitalisation du Projet ;

·       Il/elle coordonne l’élaboration des rapports mensuels internes.

Management d’équipe et gestion RH :

·       Il/elle participe au recrutement du personnel du bureau d’Expertise France contribuant de manière significative aux activités du Projet, notamment le chef de projet adjoint « travaux » ;

·       Il/elle assure le management transversal du personnel du bureau d’Expertise France en appui au Projet (RAF, chargé de suivi-évaluation, etc.).

Sécurité :

En lien avec le Directeur du site et des opérations et le responsable du bureau mutualisé, le point focal Sécurité et avec l’appui de la direction Sûreté du siège d’Expertise France :

·       Il/elle veille à l'application des règles de sécurité ;

·       Il/elle identifie et remonte les besoins en matière de sécurité. 

Veille et développement :

·       Il/elle identifie les opportunités de développement et de financement des volets « équipement » en lien avec les priorités de l’Institut Pasteur de Bangui et des opérations de travaux. Dans ce but, le marché de maîtrise d’œuvre pourrait intégrer un volet d’études et d’appui à l’acquisition et à l’installation d’équipements.

·       A la marge (environ 5% du temps), il/elle contribue aux efforts de prospection en santé du bureau d'Expertise France en RCA.