Missions principales

a. Analyse du besoin et préparation de la procédure de consultation

• Identifier le marché pertinent au regard du cahier des charges transmis par les services supports et/ou les Projets, afin de qualifier (qualitativement et quantitativement) le besoin et déterminer le segment de marché correspondant ;
• Appuyer les services supports et/ou les Projets à l’estimation de la valeur du marché et contribuer au choix de la procédure de passation pertinente en collaboration avec le chargé d’achat et juridique référent ;
• Déterminer la stratégie de mise en concurrence et les leviers de négociation (lorsque permis par la procédure de passation à mettre en œuvre) ;
• En cas d’achats internationaux de matériels ou d’équipements (hardware), apporter un appui et conseiller sur le choix de l’Incoterm le plus favorable, en collaboration avec les acteurs de la supply chain (Pôle logistique et/ou équipes projet), afin de sécuriser les conditions de livraison, d’assurance et de transfert de risques ;
• Sélectionner et mobiliser les supports de sourcing adaptés (base interne, panel de fournisseurs référencés, centrales d’achats, plateformes spécialisées, portails en ligne) pour identifier et solliciter les prestataires potentiels.

b. Lancement et pilotage de la consultation des fournisseurs

• Planifier et mettre en œuvre les actions de sourcing en mobilisant les canaux adaptés (panel interne, plateformes spécialisées, réseaux professionnels, centrales d’achats, etc.) et solliciter des devis comparatifs afin de garantir la diversité et la compétitivité des offres.
• Évaluer les fournisseurs de manière approfondie, en analysant leur solidité financière, la pertinence et la fiabilité de leurs solutions techniques, ainsi que leur positionnement et leur compétitivité sur le marché, afin de garantir la sélection de partenaires sûrs et performants.

c. Négociation commerciale

• Appuyer l’analyse des offres, en apportant une expertise financière et commerciale, et conduire des entretiens avec les fournisseurs afin de clarifier leurs propositions et d’identifier les meilleures conditions de collaboration (lorsque la procédure le permet).
• Négocier, lorsque la procédure le permet, les conditions commerciales avec les fournisseurs — prix, qualité, délais et conditions de paiement — afin d’optimiser le rapport coût/valeur et sécuriser les engagements pris.
• Développer et maintenir des partenariats solides avec les fournisseurs en visant l’amélioration continue des services et la diminution des coûts.

d. Suivi de la performance achat

• Réaliser des revues annuelles approfondies des fournisseurs auprès des usagers de l’USP, incluant l’évaluation de leur performance (qualité, respect des délais, compétitivité des prix, respect des engagements RSE, service après-vente), et actualiser le panel en conséquence afin de maintenir une base de partenaires fiables et performants.
• Réaliser un benchmark régulier des pratiques achats d’organisations comparables : observer et comparer les approches mises en œuvre par d’autres structures (ONG, bailleurs, entreprises similaires) afin d’identifier des leviers d’optimisation, enrichir nos méthodes et intégrer des pratiques innovantes ou éprouvées.
• Intégrer de manière systématique les critères de Responsabilité Sociétale des Entreprises (RSE) dans les décisions d’achat, en évaluant les fournisseurs sur leurs pratiques environnementales, sociales et éthiques, afin de favoriser des partenariats responsables et durables.

e. Structuration de la chaîne d’approvisionnement

·        Contribuer activement à la définition et au déploiement de la stratégie achats de l’organisation, en participant à l’élaboration des orientations (priorités, objectifs, politiques, bonnes pratiques) et en veillant à leur appropriation effective par les équipes internes.

·        Représenter l’organisation lors des forums, salons et événements professionnels, assurer une veille active du marché fournisseurs et identifier les opportunités d’optimisation et d’innovation.

·        Concevoir, structurer ou optimiser les outils de pilotage, de suivi et d’évaluation de la chaîne d’approvisionnement (indicateurs de performance, tableaux de bord, procédures), en intégrant les recommandations issues des audits internes et externes.

·        Définir, déployer et piloter un plan d’action d’amélioration continue de la chaîne d’approvisionnement, en assurer le suivi, mesurer les résultats et proposer les ajustements nécessaires.