Objectifs et résultats attendus

Objectifs de la mission

L’objectif général de la mission est de concevoir, mettre en œuvre et opérationnaliser le dispositif SERA du projet E–SKILLS afin de mesurer les résultats qualitatifs et quantitatifs des actions de renforcement de compétences, et d’appuyer la prise de décision stratégique et opérationnelle tout au long du cycle du projet. La mission poursuivra les objectifs spécifiques suivants :

• Développer, mettre en place et opérationnaliser le plan SERA du projet, conformément à la politique de l’Agence ;
• Appuyer la mise en œuvre du plan SERA en accompagnant l’équipe projet et les parties prenantes dans la production et l’analyse des données, afin d’éclairer la prise de décision, de renforcer la redevabilité et de favoriser l’intégration des enseignements dans la gestion du projet ;
• Apporter un appui technique à la préparation et au suivi des évaluations intermédiaire et finale ;
• Accompagner les exercices d’apprentissage et la production de supports ou travaux de capitalisation issus de la mise en œuvre du plan SERA, afin de valoriser les enseignements tirés du projet.
• Le dispositif SERA doit permettre la collecte, le traitement et l’analyse systématique des données, tout en assurant un lien continu entre le suivi des performances, l’apprentissage collectif (interne et avec les partenaires) et la redevabilité envers les parties prenantes.

Résultats attendus

À l’issue de la mission, et tout au long du cycle du projet, les résultats suivants sont attendus :

• Un plan SERA, conforme aux standards qualité d’EF et du bailleur, est développé et opérationnel ;
• Les données sur les activités et résultats sont collectées, consolidées, analysées et partagées de manière fiable et en temps utile ;
• L’équipe projet EF et les parties prenantes sont accompagnées dans l’utilisation des outils, facilitant l’appropriation du dispositif SERA ;
• Les évaluations intermédiaire et finale sont préparées et conduites selon des méthodologies solides, produisant des résultats fiables et exploitables ;
• Les enseignements tirés de la mise en œuvre du projet sont documentés et valorisés à travers des activités de capitalisation et de diffusion des connaissances.

Ainsi, le dispositif SERA du projet permettra à l’équipe projet EF de :

• Réorienter les actions de manière réactive selon les risques, le contexte et les enseignements tirés ;
• Suivre et rendre compte des performances et des effets du projet

Descriptif de la prestation

Phase 1 – Lancement du projet

Appui à la structuration du cadre SERA et à la mise en place du dispositif de suivi-évaluation

Objectif : doter le projet d’un cadre SERA robuste, cohérent et opérationnel dès le lancement.

Prestations attendues :

• Réviser et affiner, de manière participative avec les parties prenantes, la théorie du changement et le cadre logique du projet, en intégrant les enseignements du contexte et les besoins des partenaires nationaux et bénéficiaires ;
• Identifier et valider les indicateurs clés (court, moyen et long terme), leurs sources de vérification, leurs valeurs de référence (baseline) et les cibles ;
• Élaborer le plan SERA du projet, conformément à la politique de SERA de l’Agence ;
• Concevoir et piloter la collecte de données de référence (baseline) pour tous les indicateurs du cadre logique ;
• Mettre en place le dispositif de collecte, gestion et visualisation des données, incluant les outils de suivi et, si pertinent, un tableau de bord (Power BI ou équivalent, Excel avancé, etc.) ;
• Former et accompagner les équipes du projet et les partenaires à l’utilisation des outils et procédures SERA.

Phase 2 – Mise en œuvre du projet et évaluation finale

Appui ponctuel au suivi, à la capitalisation et au reporting

Objectif : garantir un SERA continu, pertinent et utile à la prise de décision tout au long de la mise en œuvre.

Prestations attendues :

• Appuyer la mise en œuvre du plan SERA ;
• Suivre la mise à jour régulière des indicateurs, analyser les tendances et proposer des ajustements méthodologiques ou programmatiques ;
• Contribuer aux exercices de revue semestrielle et présentations des comités de pilotage/suivi avec l’équipe projet, en identifiant les progrès, les contraintes et les besoins d’ajustement ;
• Assurer la qualité et la conformité des données : estimer la fiabilité des indicateurs et, le cas échéant, documenter la conformité RGPD (accès aux droits, sécurité des données) ;
• Travailler en étroite coordination avec le/la Chef.fe de projet et son adjoint(e) pour garantir la bonne utilisation des outils de SERA dans les rapports internes et externes ;
• Partager les analyses et conclusions issues du suivi, formuler des recommandations et en suivre la mise en œuvre ;
• Actualiser le dispositif de suivi-évaluation et les outils de collecte et de suivi au gré de l’évolution du projet, si nécessaire ;
• Appuyer le cadrage et l’animation d’ateliers de capitalisation, dégager les bonnes pratiques et leçons apprises pour le rapport final, et favoriser la diffusion et la valorisation des connaissances auprès des publics cibles.

Appui à la préparation, à la conduite et à l’exploitation des évaluations intermédiaire et finale

Objectif : garantir la qualité méthodologique, la cohérence et l’utilité des évaluations du projet.

Prestations attendues :

• Fournir un appui technique au/à la Chef.fe de projet et son adjoint(e) à la préparation des cahiers des charges pour identifier les prestataires externes en charge de réaliser les évaluations intermédiaire et finale, notamment sur la formulation des questions évaluatives adaptées aux objectifs du projet, la méthodologie et les outils de collecte proposés, les critères d’évaluation et le plan d’analyse, etc. ;
• Participer à l’analyse technique des offres reçues et, le cas échéant, à l’accompagnement des experts sélectionnés ;
• Appuyer le suivi des évaluations, l’analyse critique des résultats et la formulation de recommandations exploitables.

Le périmètre de l’étude et la méthodologie de mise en œuvre seront précisés conjointement avec l’expert(e) lors de la phase de cadrage.

Livrables attendus

Phase 1 – Lancement du projet

Appui à la structuration du cadre SERA et à la mise en place du dispositif de suivi-évaluation

• Théorie du changement détaillée, validée de manière participative avec les parties prenantes ;
• Plan de SERA, comprenant :
  • Le cadre logique révisé, avec valeurs de référence (baseline) et les cibles pour chaque indicateur ;
  • La liste des indicateurs avec définitions, méthode de calcul, désagrégations, sources de vérification (moyens d’accès, fiabilité, limites, fréquence, méthodologie et responsabilités ;
  • Le flux de données et le processus de gestion des données (collecte, consolidation, traitement et analyse, visualisation, stockage, diffusion, mécanismes de contrôle de la qualité des données, etc.) ;
  • Les procédures de contrôle qualité, d’archivage, de confidentialité et de protection des données (conformité RGPD) ;
  • Le dispositif d’apprentissage (ateliers de capitalisation, analyses de bonnes pratiques, etc.) ;
  • Le plan d’action détaillant les activités clés du dispositif SERA, le calendrier, le budget, les rôles et responsabilités ;
  • Un support de formation sur le dispositif SERA pour les parties-prenantes.
• Outils SERA opérationnels :
  • Outils de collecte, de consolidation et d’analyse de données (questionnaires, bases de données, canevas Excel, etc.) ;
  • Outils de visualisation et de reporting (Power BI/tableau de bord ou équivalent, etc.).

Phase 2 – Mise en œuvre du projet et évaluation finale

Appui ponctuel au suivi, à la capitalisation et au reporting

• Rapports trimestriels, contenant notamment :
  • État d’avancement des activités prévues vs réalisées ;
  • Actualisation et analyse des indicateurs clés ;
  • Synthèse des tendances et points clés ;
  • Identification des écarts et difficultés ;
  • Recommandations concrètes pour le trimestre suivant.

• Supports visuels pour reporting annuel, contenant notamment :
  • Synthèse des activités et résultats sur l’année ;
  • Leçons apprises et bonnes pratiques ;
  • Présentation visuelle adaptée pour partenaires et comités (tableaux, graphiques, slides PPT).
• Rapport final consolidé, contenant notamment :
  • Synthèse des résultats et effets du projet ;
  • Leçons apprises et bonnes pratiques issues de la mise en œuvre ;
  • Recommandations pour projets similaires ;
  • Supports visuels et synthèses pour diffusion interne/externe.

Appui à la préparation, à la conduite et à l’exploitation des évaluations intermédiaire et finale

• Cahiers des charges techniques pour les évaluations, contenant notamment :
  • Questions évaluatives adaptées aux objectifs du projet et critères d’évaluation associés ;
  • Méthodologie et outils/protocoles de collecte proposés.
• Grille d’analyse technique des offres reçues :
  • Évaluation méthodologique et pertinence des propositions ;
  • Points forts, points faibles et recommandations pour la sélection.
• Commentaires et retours sur les drafts de rapports d’évaluation, contenant notamment :
  • Vérification de la cohérence méthodologique et logique des analyses ;
  • Identification de points à clarifier ou compléter ;
  • Suggestions pour améliorer la lisibilité et l’utilité des résultats pour les parties prenantes.

Livrables transversaux/ad hoc :

Au plus tard deux semaines après la fin de chaque mission terrain, l’expert(e) remettra un rapport de mission. Ce document synthétique comprendra :

• Un résumé exécutif (maximum 2 pages)
• Une partie descriptive (le déroulement de la mission) ;
• Une partie analytique (analyse et recommandations) ;
• Une partie programmatique (activités à réaliser à l’issue de la mission par les différents acteurs impliqués, présentées sous forme de chronogramme) ;
• Une conclusion et recommandations (maximum 2 pages).

Le rapport comportera en annexe les outils (PPT, formulaires, outils, documentation…) produits lors de la mission.

Par ailleurs, tout au long de la mission, l’expert(e) produira également des documents et supports intermédiaires destinés à répondre aux besoins d’Expertise France. Ces livrables comprennent des notes techniques et documents de travail, des supports ponctuels et évolutifs (notamment des supports de formation), le plan de suivi-évaluation et les outils actualisés, ainsi que tout autre élément nécessaire pour appuyer le suivi, la capitalisation et la valorisation de la mission.

Des échanges auront lieu tout au long de la mission afin de préciser la structure, le contenu et le format des livrables.