Description de la mission

Le/la CFT est responsable de la bonne marche opérationnelle du support délivré aux activités. Il/elle coordonnera la planification, le pilotage et la mise en œuvre des activités financières, logistiques, contractuelles et administratives du programme, dans le respect des obligations contractuelles et des règles d’Expertise France et dans un objectif permanent d’efficacité opérationnelle. Il/elle assurera la coordination de la cellule Support, y compris le management des postes de Responsables (Marchés, Admin/Fin, Logistique), des Chargé.es d’appui Admin/Fi et Logistique, et des Assistant.e.s Antennes.

Il/Elle est responsable du reporting consolidé des projets sur les questions support.

Il/elle travaille en lien étroit avec les départements Support du siège d’EF pour la finance, les moyens généraux, le juridique, l’informatique et la sécurité (DAF, MG, DAJ, DSI, DSO), ainsi qu’avec le Chargé de projet au sein du département Développement durable.

Il/elle travaille en lien étroit avec les partenaires de mise en œuvre des projets : dans ce cadre, il/elle assure le dialogue externe sur les questions support avec les partenaires institutionnels.

Les principales missions confiées au/à la CFT sont les suivantes :

1.      Fonctionnement et management de la cellule Support du programme EB

·       Assure le management direct du Responsable des passations de marché (RPM), de la Responsable Administratif et Financier (RAF), du/de la Chargé.e d’appui Admin-Fin, et du/de la Responsable Logistique, ces deux derniers recrutements étant en cours ; ainsi que des assistantes des bureaux régionaux ;

·       Le cas échéant, assure la mise à jour de l’organigramme, le recrutement et l’accompagnement des collaborateurs de la cellule Support, en lien avec les départements du Siège d’EF concernés et avec la cellule Opérations du programme EB ;

·       Avec le Chef de projet et en lien avec le Siège, contribue à définir les champs de responsabilités, rôles et responsabilités des postes de la cellule Support, dans l’objectif de fluidifier l’appui aux opérations ;

·       Assure la gestion globale de l’organisation et du fonctionnement du bureau à Alger et sur les antennes (Boumerdès, Tlemcen, Annaba) ;

·       Assure le suivi des dossiers en cours et de leur résolution au sein de la cellule Support.

2.     Gestion financière

En lien étroit avec la RAF, qui en a la responsabilité :

·       Contribue à planifier, piloter et suivre le budget du programme, dans le respect des obligations contractuelles et des règles d’Expertise France et en coordination avec la Chargée de projet Siège ;

·       Consolide le suivi budgétaire et prévisionnel mensuel des activités, en lien avec la cellule Opérations ;

·       Supervise la trésorerie et la comptabilité mensuelle ;

·       Responsable des exercices de clôture comptable et des références budgétaires agence ;

·       Responsable de la sécurité financière ; 

·       Responsable de la planification, de la mise en œuvre et du suivi des audits des projets en lien avec le siège ;

·       S’assure que la situation de trésorerie est saine et que les prévisions de trésorerie sont effectuées en temps opportun ;

·       Gère la relation bancaire et les comptes bancaires du projet en Algérie, s’assure qu’un solde minimum existe et signale au Siège les éventuelles anomalies;

·       S’assure que les paiements aux fournisseurs, aux prestataires de services et aux intervenants sont effectués en temps opportun, dans le respect des règles contractuelles ;

·       Fournit des conseils et surveille les opérations de change afin d’atténuer les pertes de change potentielles ;

·       Supervise le processus de clôture de la comptabilité de fin de mois et s’assure que la documentation de la clôture est complète et dûment signée ;

·       Supervise les opérations comptables quotidiennes et leur conformité aux politiques et pratiques comptables d’EF.

3.    Passation de marchés et subventions

En lien étroit avec le Responsable des Passations de marchés (RPM), qui en a la responsabilité, et en lien avec département des affaires juridiques (DAJ) du siège :

·       Assure la planification, le pilotage et le suivi de la mise en œuvre du plan de passation de marché du projet, en lien avec la cellule Opérations ;

·       Appuie la cellule Opérations dans le suivi des bons de commande des contrats d’expertise individuelle, afin d’anticiper les éventuels avenants ;

·       S’assure du suivi des fournisseurs et prestataires et vérifie que les factures parviennent à la comptabilité ;

·       Anticipe les éventuels avenants ou nouvelles passations de marché ;

·       Examine les demandes d’achat faites par la cellule Opérations en termes de disponibilité des lignes budgétaires, de disponibilité de trésorerie, de niveaux d’approbation nécessaires, et de procédures de passation de marché ;

En appui à une expertise perlée dédiée :

·       Coordonne la gestion administrative et financière des subventions, en coordination étroite avec la cellule Opérations (procédure d’attribution, reporting financier, audit, etc.)

4.    Logistique et Evènementiel

En lien étroit avec le/la Responsable Logistique et Moyens Généraux :

·       Supervise les activités logistiques du bureau : moyens généraux, hygiène et sécurité, gestion des locaux   et informatique ;

·       Valide le suivi logistique mensuel des projets et supervise la gestion des actifs projets et bureau ;

·       Assure la mise en place d’un système de gestion des véhicules en respect des règles de sécurité des collaborateurs ;

·       Conseille sur les solutions et améliorations potentielles en ce qui concerne les normes et pratiques informatiques ;

·       Assistance technique aux équipes sur le déploiement de nouvelles applications, de nouvelles règles et réglementations informatiques du Siège, etc.

5.      Administration/RH

En lien étroit avec le Chef de projet, et avec le Siège qui gère le contrat avec la société de portage salarial :

·       Assure l’application de la grille salariale d’EF et propose les évolutions après étude ;

·       En lien étroit avec le cabinet de portage salarial, la Direction des ressources humaines et le département des affaires juridiques au siège : supervise la gestion administrative des ressources humaines, incluant la mise en place des processus RH sur le terrain (recrutement, évaluation, formation, revue des salaires) ;

·       Consolide le suivi administratif et RH mensuel des projets ;

·       S’assure du bon déroulé de l’organisation des recrutements ;

6.      Contrôle interne

·       Responsable de la mise en application du contrôle interne au sein du bureau et des antennes (transmission des procédures, suivi de leur appropriation) ;

·       Met à jour les procédures (SOP) du programme, et revoit/met en place les outils et procédures nécessaires à l’appropriation et maîtrise des procédures par l’équipe ;

·       Coordonne l’élaboration d’un manuel de procédures (SOP) entre le programme et le MADRP – partenaire institutionnel, en lien avec le Chef de projet ;

·       S’assure que l’information financière et comptable est conforme aux exigences d’Expertise France et des bailleurs de fonds ;

·       S’assure que les dépenses du projet sont conformes au budget ;

·       Veille à ce que les vérifications internes et externes soient effectuées sans heurts et à ce que les recommandations soient prises en compte et mises en œuvre en temps opportun ;

·       Développe un environnement rigoureux de contrôle interne du service de soutien et diffuse la culture parmi tous les membres de l’équipe ;

·       Recommande l’amélioration des mesures, politiques, procédures ou lignes directrices de contrôle interne existantes, si nécessaire ou sur demande.