Dans le cadre de la mise en œuvre du projet ODEBAC au Cameroun financé par l'Union Européenne, Expertise France recherche un.e Responsable Achats et Contrats (RAC).

Sous la supervision du chef de projet, et en collaboration étroite avec le Responsable Admnistratif et Financier, le.la Responsable de la facilité Economie Bleue et l’ensemble des partenaires du projet, il.elle sera en charge de :

•    Réaliser les passations de marché sur le projet ;
•    Contribuer au déploiement d’un appel à projet (subventions) ;
•    Appuyer les porteurs de projets sur les aspects achats et contrats.

De manière détaillée, mais non exhaustive, les tâches du.de la Responsable Achats et Contrats seront :

A. Pilotage des achats et élaboration des dossiers de consultation

•    Actualiser et suivre le Plan de Passation des Contrats (PPC) du projet.
•    Identifier, avec les équipes techniques, les besoins annuels et prévisionnels (expertise, services, logistique, équipements).
•    Définir les procédures applicables en fonction des seuils EF.
•    Réceptionner et analyser les demandes d’achat des équipes.
•    Préparer les Dossiers de Consultation des Entreprises (DCE) : pièces administratives ; relecture des spécifications techniques ; grilles d’évaluation.
•    Suivre la publication des consultations selon les seuils.
•    Piloter l’analyse des offres avec les prescripteurs et assurer la traçabilité de toutes les étapes.
•    Conduire les négociations (prix, délais, garanties).
•    Préparer les rapports de sélection et s’assurer des validations juridiques nécessaires.

B. Contractualisation et gestion des contrats

•    Rédiger et/ou finaliser les contrats, commandes, notifications et avenants.
•    Mettre en place les contrats-cadres (logistique, impression, consultants, locations…) nécessaires au fonctionnement du projet.
•    Assurer la sécurisation juridique des contrats et la conformité avec les règles EF.
•    Gérer la matrice des risques contractuels et les mécanismes de pénalités.

C. Suivi d’exécution et performance contractuelle

•    Assurer le suivi de l’exécution des contrats : livrables, délais, conformité technique.
•    Gérer les bons de commande liés aux contrats-cadres.
•    Tenir à jour le registre des contrats et les échéanciers (livrables, échéances de paiement, renouvellements…).
•    Coordonner la vérification et la réception des livrables avec les opérationnels.
•    Appuyer le RAF pour le suivi des factures uniquement sur la partie conformité contractuelle.

D. Conformité juridique et contrôle interne

•    Être le point focal juridique achats/contrats pour le projet ODEBAC.
•    Assurer l’archivage physique et numérique de tous les dossiers d’achat.
•    Préparer et justifier les procédures en cas d’audit.
•    Mettre en place les outils internes : registres, tableaux de bord, indicateurs.
•    Contribuer au manuel des procédures du projet (partie achats/contrats).

E. Appui aux subventions et porteurs de projets

En lien avec le.a Responsable de la Facilité Economie Bleue :

•    Contribuer à la passation des appels à projets (publication, admissibilité, réception des dossiers).
•    Contribuer à la rédaction / révision des lignes directrices pour l’octroi de subventions et appuyer la publication de l’appel à projets selon les règles appropriées ;
•    Organiser les commissions d’évaluation.
•    Contribuer à la rédaction des contrats de subvention.
•    Contribuer au suivi et au respect des engagements des porteurs de projets (règles de passation de marché, bonnes pratiques).
•    Participer aux audits des bénéficiaires sur les aspects juridiques et contractuels.
•    Contribuer, le cas échéant, au renforcement des capacités des porteurs de projets.

Cette description de poste n’est pas exhaustive ; les tâches de cette fiche de poste pourront être amenées à évoluer et à être ajustées selon le déploiement du processus de mutualisation d’Expertise France ; la gestion des contrats d’expertise est par exemple une tâche qui pourra être amenée à évoluer dans le cadre de la mutualisation.