Réf.
2025/ADP/14267
Type d'offre
Poste Siège
Type de contrat
CDDU
Date limite de candidature
02/12/2025 23:59
Durée
12 mois
Assistant.e de projets (H/F)
Département Santé - DEPSAN > Pôle Initiative 5% et Pandémies
Mis en ligne le : 19/11/2025
EUROPE CONTINENTALE
FRANCE
PARIS
Description de la mission
- Gère les aspects administratifs des dossiers liés à la mise en œuvre opérationnelle des modalités de L’Initiative : enregistrement / archivage des documents, préparation des dossiers pour le pilotage du programme… ;
- Prépare les contrats de prestation de service et de subvention ;
- Appuie la préparation des appels d’offre et des marchés publics/subventions ;
- Saisit et met à jour les données sur les applications de suivi de l’agence ;
- Procède à l’indexation, au classement et à l’archivage de documents ;
- Gère les tâches administratives de secrétariat.
- Assure la tenue et la mise à jour des fiches de suivi financier des activités liées aux modalités de L’Initiative ;
- Vérifie la conformité des pièces justificatives des dépenses des prestataires, des factures et des remboursements liés aux missions d’expertise, suit les avances et leurs soldes ;
- Participe à la vérification des rapports financiers des partenaires et des demandes de préfinancements en collaboration avec les chargé.es de projet et les chargé.es de projets administratif et financier ;
- Participe aux prévisions budgétaires et aux clôtures annuelles ;
- Appuie à la préparation des audits des projets.
- Assure ou appuie l’organisation logistique d’événements spécifiques (comités de pilotages, séminaires, missions siège, …) : déplacements (réservation de billets d’avion, établissement de per diem), préparation des dossiers des participants, gestion des relations avec les prestataires (hôtel, restauration, services de traduction, …) ;
- Elaboration des ordres de mission pour les experts et salariés.
- Participe à l’organisation de la vie du pôle (organisation réunions de pôle, prise de comptes rendus, etc.) ;
- Appuie les activités de communication (mise à jour du site, préparation de documents de communication, …) et de suivi évaluation et capitalisation.
Description du projet ou contexte
Au sein d’une équipe thématique de la direction des opérations, sous la supervision d’un directeur technique, de responsables géographiques ou thématiques qui définissent, orientent et encadrent son rôle au sein des équipes, l’assistant.e de projets vient en appui à la gestion des tâches administratives, financières et logistiques.
Profil souhaité
Formation supérieure BAC + 2 / 3 (BTS, DUT, licence ou niveau équivalent – en comptabilité, gestion financière et administrative) ou une expérience professionnelle dans ce domaine de plusieurs années.
Compétences techniques :
- Bonne maîtrise des outils bureautiques (Pack Office) ;
- Des compétences de base en comptabilité et en gestion sont essentielles et des connaissances juridiques sont un atout.
Compétences transverses :
- Sens aigu de l’organisation et de la rigueur ;
- Capacités rédactionnelle (français et parfois en anglais) et de synthèse ;
- Sens de la diplomatie, du collectif, des relations humaines et capacités d’adaptation ;
- Réactivité, autonomie - travail en équipe ;
Informations complémentaires
Poste en CDDU, basé à Paris au 40 Bd de Port-Royal, 75005 Paris.
La rémunération pour ce poste est composée d'un package annuel comprenant les avantages suivants :
- Un 13ème mois mensualisé et effectif dès la prise de poste.
- Une part variable de 3% du salaire brut annuel.
- Plus de 45 jours de congés annuels, avec la possibilité de monétiser jusqu'à 10 jours de RTT par an.
- Une part d'intéressement, calculée en fonction des résultats de l'année.
- Une allocation de 10 euros par jour pour les repas (Carte Pluxee).
- Une prise en charge de 50% des frais de transports en commun.
- Une prime de mobilité de 500 euros par an si vous préférez vous déplacer en vélo.
- Une mutuelle santé entièrement gratuite, prise en charge par l'agence.
- La possibilité de télé-travailler 2 jours par semaine sous certaines conditions, avec une indemnisation de 25€ par mois, équivalant à 300€ nets de plus par an.
- Une prime de vacances annuelle de 450 euros.
