Com base em Luanda, o cargo está sob a responsabilidade hierárquica direta da Coordenadora das Funções Transversais (CFT) da Unidade de Suporte a Projetos (USP) e em ligação com os serviços financeiros e administrativos da sede em Paris. A USP é composta pelos serviços de compras, logística, finanças e recursos humanos, necessários à implementação dos projetos.

Em colaboração com a CFT, o/a titular do cargo atuará no escritório de Luanda com o objetivo de descentralizar os serviços no terreno.

As suas principais responsabilidades são:

·       O/A Responsável Administrativo(a) e Financeiro(a) assegura a gestão do polo administrativo e financeiro da USP, estando em ligação funcional com a Direção das Assuntos Financeiros da sede.

·       O/A responsável é encarregado(a) de implementar um serviço administrativo e financeiro eficaz para os projetos.

·       É responsável pela aplicação e acompanhamento dos procedimentos de gestão administrativa e financeira a nível do país, bem como pela implementação eficaz dos instrumentos (Sage X3) e de novas ferramentas de gestão interna.

·       Deve dominar todas as regras e boas práticas financeiras, desde a gestão de tesouraria até à emissão de relatórios financeiros.

·       Supervisiona a equipa administrativa e financeira (tesoureiro, contabilista, responsável financeiro, RH, etc.).

·       É responsável pela gestão da tesouraria (transferências de dinheiro, pagamentos a doadores, etc.) no escritório.

·       É encarregado(a) de preparar relatórios financeiros internos e externos e os auditorias correspondentes.

·       É responsável pelo acompanhamento do orçamento da USP.

·       Supervisiona a gestão administrativa do escritório (procedimentos, arquivo, faturas, obrigações administrativas nacionais, etc.).

Missões detalhadas

Em ligação constante com as equipas de projeto, as principais missões do/a Responsável Administrativo(a) e Financeiro(a) são as seguintes:

1. Gestão financeira e orçamental:

• Assegurar a disponibilidade das informações contratuais e financeiras;
• Preparar e acompanhar o seguimento financeiro, segundo os formatos estabelecidos pela Expertise France;
• Controlar o seguimento financeiro mensal (afetação das despesas, consumos, previsões, etc.);
• Assegurar a preparação dos relatórios internos mensais para os chefes de projeto;
• Preparar os relatórios externos (para os doadores);
• Preparar e apoiar qualquer auditoria ou controlo;
• Participar nos exercícios orçamentais mensais e anuais dos projetos (orçamento inicial, revisto e previsões);
• Acompanhar as alocações analíticas dos centros de custo e do pessoal dos diferentes projetos;
• Propor e implementar controlos necessários para garantir a fiabilidade dos dados financeiros;
• Apoiar os projetos na preparação das suas previsões de despesas;
• Apoiar a CFT e o pessoal operacional na elaboração dos orçamentos de novos projetos ou alterações orçamentais, bem como nas análises internas de rentabilidade;
• Assegurar o acompanhamento financeiro e contabilístico das subvenções;
• Supervisionar a gestão dos salários.

2. Gestão da contabilidade:

• Garantir a implementação dos procedimentos de pagamento e boas práticas de registo contabilístico;
• Controlar os diários bancários e de caixa, incluindo a execução de controlos pontuais;
• Preparar e enviar o dossiê contabilístico mensal ao serviço de Tesouraria da sede da Expertise France;
• Controlar os documentos contabilísticos antes do envio à sede;
• Verificar a coerência dos dados contabilísticos (descrição, códigos contabilísticos e analíticos, taxas de câmbio, etc.: ERP e ficheiros Excel);
• Supervisionar o controlo das peças contabilísticas;
• Assegurar o respeito pela política de arquivo dos documentos contabilísticos;
• Preparar os documentos de fecho contabilístico mensal, trimestral e anual;
• Efetuar os fechos contabilísticos semestrais com a equipa administrativa e sob supervisão da CFT (despesas comprometidas, imputações analíticas e contabilísticas, doações em espécie, imobilização de equipamentos, etc.).

3. Gestão das contas bancárias:

• Supervisionar a elaboração das previsões de tesouraria para cada projeto;
• Após validação pela CFT, enviá-las à sede e acompanhar a receção dos fundos com o contabilista-tesoureiro.

4. Gestão administrativa:

• Supervisionar e controlar a implementação das regras e procedimentos administrativos, financeiros e de RH;
• Propor e participar na elaboração ou melhoria dos procedimentos administrativos;
• Supervisionar e controlar o cumprimento do calendário administrativo;
• Supervisionar o arquivo físico e digital;
• Assegurar o acompanhamento dos contratos do escritório (arrendamento, acordos-quadro, etc.) em colaboração com o serviço de compras e os serviços competentes da sede;
• Apoiar as equipas de logística e compras (procedimentos, avaliação, negociação, etc.);
• Acompanhar a evolução das leis e políticas contabilísticas e financeiras nacionais;
• Coordenar as declarações e o pagamento de impostos;
• Apoiar a CFT na preparação e desenvolvimento de projetos.

5. Gestão de equipa e liderança:

• Preparar e acompanhar os calendários das equipas administrativas e financeiras;
• Avaliar o desempenho do pessoal sob sua supervisão direta;
• Supervisionar a boa execução dos planos de trabalho da equipa;
• Formar as equipas de administração e finanças nos procedimentos;
• Organizar workshops de formação sobre temas identificados conforme as necessidades.