Détail des principales tâches :

Le pilotage du projet

• Assurer le pilotage et la tenue des tableaux de bords (planification des activités) ;
• Planifier et coordonner la réalisation des travaux financiers en conformité avec le cycle budgétaire et de clôture de l'agence / du bailleur (RPP, revues semestrielles de projets) ;
• Planifier et coordonner les exercices de reporting technique et financier en lien avec les bailleurs ;
• Assurer le management transversal de l’équipe technique, via le suivi des feuilles de présence et des livrables.

        Suivi comptable et financier

·       Assurer la gestion et le suivi du compte projet conformément aux procédures internes en lien avec les unités de l’Unité Supports Projets de la direction pays Haïti;

·       S’assurer de la mise en place pour l’équipe projet des procédures de paiement ainsi que les bonnes pratiques d’enregistrement comptable ;

·       Superviser le contrôle des pièces comptables pour les dépenses de l’équipe projet en lien avec les services financiers de l’USP ;

·       Vérifier la comptabilité (libellé, codes comptables, codes analytiques, lettrage, taux de change…) dans les outils disponibles : ERP, SAGE et fichiers Excel en lien avec le comptable.

     Suivi administratif

• Superviser la passation des marchés (actualisation du plan de passation de marchés, élaboration des DAO, relecture des rapports d’évaluation, suivi des contrats, etc.) en lien avec l’Expert principale Achats ;
• Gérer la contractualisation de l’expertise, notamment locale (identification des profils d’experts, signature des contrats de prestation de service, suivi des livrables et des paiements, etc.) ;
• Appuyer et conseiller les équipes techniques ), incluant la formulation de recommandations pour mener à bien les activités dans le contexte haïtien ;
• Appuyer les équipes dans l'identification des prérequis administratifs nécessaires à la mise en œuvre opérationnelle du projet ;
• Gérer les appuis logistiques (voyages et missions, réservation hôtels, frais de missions, moyens divers, etc.)
• Responsable de l’organisation et de la bonne tenue des évènements (séminaires, formations, ateliers, réunions, comités de pilotages) notamment lors de la présence des équipes techniques sur place
• Collecter les devis, respecter la concurrence et faire le suivi des prestataires pour la réalisation d’évènements et d’activités ;

L’Administration générale des Douanes (AGD) sous la tutelle du Ministère de l’Economie de l’Économie et des Finances est responsable d’assurer une mission de protection en matière de sécurité publique (contrôle des importations illicite d’armement), une mission économique consistant à favoriser l’essor des activités liées au commerce international et une mission fiscale permettant de mobiliser des recettes pour le compte de l’Etat haïtien. Le contrôle des flux douaniers est ainsi au cœur du processus de stabilisation du pays, condition sine qua none de toute action de développement.

Expertise France intervient en appui à la réforme de l’Etat Haïtien depuis 2016 dans le cadre d’un programme financé par l’Union Européenne (State Building Contrat II). Ce programme a permis de financer une mission de diagnostic de l’Administration Générale des Douanes (AGD) en juin 2023 et de proposer un plan d’action orienté autour de trois axes :

·       L’amélioration de l'organisation de l’AGD : par le développement d’une culture de contrôle interne et de maîtrise des risques (y compris déontologiques) ;  la vérification de la conformité de l’application des processus métiers, ainsi que la mise en place de mécanismes de surveillance et de contrôle des risques destinés à lutter contre les pratiques déviantes ; l’utilisation des technologies de l’information dans un souci d’amélioration de l’efficacité, de la transparence et de l’exactitude des processus douaniers ; mais aussi le renforcement des capacités du personnel et la structuration des statuts

·       L’amélioration des procédures douanières : par la simplification des procédures douanières pour les opérateurs économiques afin de favoriser l’expansion des flux commerciaux licites tout en réduisant les lourdeurs bureaucratiques ou procédurales ;

·       L’amélioration des équipements et des infrastructures de l’AGD : par la dotation en équipements spécialisés pour améliorer les capacités de contrôle des flux commerciaux licites (et indirectement des flux illicites), ainsi que la sécurité des agents. L’AGD ambitionne également de doter le Cap haïtien d’un bureau des douanes approprié en vue d’améliorer ses performances.

Ce plan d’action est aligné sur la stratégie nationale de la douane haïtienne : « Plan d’Accroissement des recettes douanières et de la lutte contre la contrebande et les stupéfiants (PARLUCOS) » qui a été validée par l’AGD en novembre 2023 et présenté à plusieurs bailleurs.

Expertise France met en œuvre le projet STREAM AGD financé par un financement américain et l’Union européenne (UE).

La coordination des activités du programme

• Assurer l’identification, la mise en œuvre et le contrôle de la qualité des activités sous sa responsabilité ;
• Identifier et co-rédiger des termes de référence encadrant une expertise court-terme avec le soutien de l’équipe d’experts résidents ;
• Coordonner et piloter les activités de l’équipe d’experts perlés ;
• Assurer la rédaction de rapports réguliers et de qualité sur les activités du projet, ainsi que le reporting financier mensuel attendu au niveau de l’agence ;
• Rédiger, en collaboration avec d'autres expert.es, les rapports de mission, le rapport technique annuel d'avancement et le rapport final ainsi que le renseignement des indicateurs du cadre logique ;
• Travailler en réseau avec les parties prenantes concernées en Haïti et entretenir des relations de travail étroites avec les administrations haïtiennes, les organisations régionales et internationales concernées ;
• Représenter le projet dans des rencontres techniques nationales et internationales et avec tout acteur institutionnel ou non pertinent dans le cadre de la mise en œuvre du projet ;
• Collaborer avec les autres chefs de projet du bureau d’Expertise France en Haïti pour créer des synergies et des articulations entre les projets notamment le projet SBC II axé sur les finances publiques et le projet Poto Mitan dans le cadre de la décentralisation des services publics (douanes, impôts) ;
• Organiser la préparation des réunions et comités de gouvernance du projet (comité de pilotage, comité technique…) ;
• Assurer les relations avec le bailleur (Délégation de l’Union Européenne, Agence française de développement et le gouvernement américain), en coordination avec le Directeur d’Expertise France en Haïti ;
• Ajuster si nécessaire le cadre logique et la théorie du changement du projet en fonction des données récoltées sur le terrain et l’évaluation des besoins.

Un appui pour la mise en œuvre des actions en coordination avec l’Unité Support Projets (USP)

• Supervision des fonctions logistiques (voyages et missions, frais de missions, moyens divers, etc.) ;
• Contractualisation de l’expertise (identification des profils d’experts, contrats de prestation de service, suivi des livrables, paiements, etc.) ; 

Des actions en matière de communication et capitalisation du programme

• Contribuer aux activités de communication et de valorisation du programme ;
• Participer au partage d'expériences et à la diffusion des bonnes pratiques ;
• Contribuer à assurer les synergies entre les différents projets et acteurs ;
• Élaborer des revues d'actualités et des revues de presse ;
• Rédiger de notes techniques et/ou thématiques.

 Le chef de projet agit sous la supervision du Directeur pays. Il/Elle est hiérarchiquement rattaché au Directeur pays.

Le lieu d’affectation pourra être modifié en fonction des évolutions du contexte politique, institutionnel ou sécuritaire.

Enfin, le projet collabore avec l’Unité Support Projet (USP) en charge des aspects administratifs, financiers et logistiques ainsi que d’un.e chargé.e de projets basé.e au siège d’Expertise France en charge du Backstopping et du contrôle qualité.