Situação e posição

Baseado em Luanda (Angola), o cargo de Responsável de Compras e Contratos está sob a responsabilidade hierárquica direta da Coordenadora das Funções Transversais (CFT) da Unidade de Apoio aos Projetos (USP). A USP é composta pelos serviços de compras, logística, finanças e recursos humanos, essenciais para a implementação dos projetos.

Além disso, o cargo de Responsável de Compras e Contratos está funcionalmente vinculado à função jurídica da Expertise France, supervisionada e gerida funcionalmente pelo Departamento de Assuntos Jurídicos (DAJ), com sede em Paris, França.

Missões principais

O/A Responsável de Compras e Contratos lidera a equipe de Compras e Contratos e mantém um vínculo funcional com o DAJ (Departamento de Assuntos Jurídicos) da sede.

Sua missão principal é garantir a segurança jurídica dos compromissos e atos jurídicos realizados pela USP e prestar sua expertise jurídica e técnica a todos os serviços da USP, conforme necessário.

Implementa todos os procedimentos de contratação relacionados às necessidades da USP e de sua carteira de projetos, fornecendo assessoria de primeiro nível aos projetos em relação à formulação de necessidades, procedimentos de contratação, técnicas de compras e acompanhamento da execução contratual.

Em coordenação com o DAJ e o serviço de conformidade da Expertise France, o/a Responsável de Compras e Contratos deve garantir a conformidade jurídica dos contratos com a legislação francesa aplicável (especialmente o Código da Contratação Pública) e com todos os procedimentos e boas práticas definidas pela Agência. Também deve cumprir o sistema interno de conformidade e todas as medidas de prevenção de fraude, corrupção e outras formas de má conduta.

Organiza de forma eficiente o seu serviço para beneficiar os projetos, garantindo o respeito pelo cronograma de atividades e pela conformidade legal.

Substitui a CFT em questões jurídicas em caso de ausência e apoia na gestão das atividades jurídicas dos projetos e do escritório.

Supervisiona o abastecimento do escritório e dos projetos, elabora relatórios de compras e jurídicos, e gere os sistemas de informação de gestão contratual, contribuindo para o desenvolvimento de novas ferramentas.

Missões detalhadas

Supervisão do processamento de pedidos e implementação do processo de compras conforme a regulamentação aplicável

• Receber, verificar e processar os pedidos de compras;

• Supervisionar o acompanhamento dos pedidos e o progresso do tratamento das encomendas;

• Apoiar os compradores na realização das aquisições e na redação dos contratos;

• Validar os processos de compras/subvenções e os contratos relacionados;

• Redigir os concursos públicos e os contratos que requerem validação interna (coordenação e sede), segundo a regulamentação aplicável à Expertise France e, em particular, o regulamento de contratos públicos e subvenções;

• Supervisionar a implementação das compras garantindo o respeito às regras;

• Elaborar os planos de contratação para cada projeto com os responsáveis operacionais e supervisionar sua atualização;

• Centralizar as compras de equipamentos duráveis e submetê-las à validação da CFT antes do envio ao serviço responsável na sede;

• Garantir que os dossiês de compras estejam completos e arquivados segundo os procedimentos internos;

• Apoiar as equipes na elaboração dos processos de licitação e no acompanhamento da execução, especialmente em contratos de obras, garantindo o cumprimento das regras específicas (Código da Contratação Pública, CCAG, Direito da Construção...).

Contratação e supervisão de subvenções segundo as regras da Expertise France

• Supervisionar os concursos de propostas em coordenação com os responsáveis operacionais;

• Contribuir para a redação/revisão das diretrizes para concessão de subvenções, junto com os responsáveis do projeto, e garantir sua publicação conforme as regras;

• Garantir a recepção e abertura das propostas, organizar os comitês de avaliação, elaborar grelhas de análise, atas e garantir o envio de respostas aos proponentes nos prazos;

• Supervisionar a avaliação e seleção dos beneficiários conforme os procedimentos da Agência.

Acompanhamento da execução contratual

• Garantir o acompanhamento e respeito das condições contratuais: entregáveis (relatórios narrativos e financeiros intermediários e finais), prazos, em coordenação com a equipe operacional, e validar as parcelas de pagamento;

• Garantir o respeito às regras da Expertise France pelos beneficiários;

• Implementar ferramentas de gestão de subvenções em coordenação com o serviço financeiro e a CFT;

• Formar os beneficiários nas regras da Expertise France e dos financiadores, se necessário;

• Participar das auditorias jurídicas dos beneficiários.

Supervisão do abastecimento do escritório em coordenação com as equipes de compras

• Realizar a capitalização de listas de preços e fornecedores, bem como da documentação em uso (importação, exportação, isenção, impostos...);

• Analisar o ambiente de compras no país;

• Supervisionar a consolidação dos previsionais de compras e garantir a constituição correta dos dossiês de compras do escritório;

• Supervisionar a seleção dos fornecedores, negociação de preços, prazos e condições de entrega;

• Acompanhar o relacionamento com os fornecedores em coordenação com os compradores.

Gestão de equipe

• Preparar os planos de trabalho da equipe de compras sob sua responsabilidade;

• Avaliar o desempenho da equipe sob sua supervisão direta;

• Supervisionar a execução dos planos de trabalho;

• Formar a equipe de compras nos procedimentos;

• Organizar workshops de capacitação sobre temas específicos conforme as necessidades identificadas;

• Participar do acolhimento e integração de novos colaboradores.

Capitalização / Relatórios / Representação

• Desenvolver e implementar ferramentas internas que assegurem o cumprimento das condições contratuais, especialmente quanto a prazos e entregáveis;

• Realizar lembretes sobre etapas / prazos / entregáveis junto aos prestadores e à equipe do projeto;

• Elaborar os relatórios mensais de compras e contratos com a CFT;

• Contribuir para a redação dos relatórios de projetos e dos relatórios aos financiadores;

• Supervisionar o arquivamento de documentos jurídicos e de compras do escritório e dos projetos;

• Manter contato com escritórios de advocacia, quando necessário;

• Participar ativamente das iniciativas lançadas pelo DAJ.