El/la experto.a individual Encargado(a) de Subvenciones/Licitaciones trabajará en coordinación con el Jefe de Proyecto y la Responsable Administrativa y Financiera y entre sus funciones básicas se encuentran las siguientes:

1.       Tramitación y acompañamiento técnico

Al nivel del equipo del proyecto

·       Apoyar al jefe de proyecto en el proceso de identificación, organización, tramitación y aprobación de las subvenciones incluidas en el proyecto Transición Verde en Costa Rica : descripción de la acción, presupuesto previsional, verificación de las propuestas con la descripción del proyecto (DoA)

·       Verificar la adecuada ejecución de las actividades previstas, cumplimiento de cronogramas, hitos y entrega de productos desde el control de calidad y el cumplimiento de los requisitos para su ejecución y cierre de manera satisfactoria.

·       Apoyar al equipo del proyecto en la identificación de las oportunidades de subvención y aclarar las modalidades de adjudicación (por contrato, licitación, etc.);

·       En función de las modalidades de adjudicación (subvenciones y/o licitaciones), asegurar el seguimiento de los procedimientos internos de EF

Al nivel de las instituciones beneficiarias de las subvenciones

·       Acompañar técnicamente a las entidades socias del proyecto en los procesos de preparación y formulación de sus propuestas para optar a las subvenciones previstas, de tal manera que estas cumplan con: i) los parámetros de pertinencia y calidad exigidos por Expertise France; ii) las etapas y los procedimientos internos a EF;

·       Prestar apoyo a los beneficiarios en el proceso de auditoría de sus subvenciones: contratación de la empresa de auditoría, recopilación de documentos justificativos;

·       Proporcionar la asistencia técnica requerida por cada socio en la gestión de los expedientes y documentos de sus subvenciones, así como en la elaboración de sus informes periódicos, de conformidad con el sistema de informes de Expertise France.

·       Examinar y revisar los informes técnicos y financieros presentados por los asociados beneficiarios.

·       Mantener un contacto regular con los puntos focales identificados;

2.       Seguimiento financiero, administrativo

·       Asegurar la elaboración de todos los documentos, formularios internos para asegurar la buena asignación de las subvenciones;

·       Seguir el proceso de ejecución financiera de las subvenciones aprobadas; asegurando el cumplimiento de los marcos contractuales y financieros de EF y UE.

·       Aportar a la preparación de los archivos de cada subvención completando los formatos y documentos de respaldo correspondientes

·       Preparar reportes/informes de monitoreo programático y financiero de la ejecución de las subvenciones aprobadas haciendo énfasis en los avances logrados, así como los obstáculos y retrasos existentes, sus causas y posibles medidas de remediación.

3.       Control de calidad y cumplimiento

·       Apoyar en los procesos de auditoría de las subvenciones.

·       Señalar en los reportes: las visitas de campo a socios, puntos de alerta y asuntos urgentes que deban ser considerados de manera oportuna por la dirección del proyecto y el equipo de Expertise France en la sede, cuando se refiera a aspectos que pueden afectar la ejecución adecuada del plan de acción en cada subvención

4. Otras actividades

Contrataciones complementarias

·       Apoyar a la RAF en procesos de contratación de consultorías de corto plazo, con fines de asistencia técnica y transferencia de conocimientos en el marco de las subvenciones o licitaciones

Reporte y sistematización

·       Participar en la redacción de informes narrativos y financieros del proyecto relacionados con la ejecución de subvenciones.

·    Proponer mecanismos de mejora en la gestión y monitoreo de las subvenciones. Cuando sea necesario, participar a las reuniones de coordinaciones y seguimento del proyecto con el equipo, los socios u otras instituciones.  

·       Participar a las capacitaciones internas de EF (principalmente las temáticas “subvenciones”) 

·       Cualquier otra tarea relacionada con la concesión de subvenciones en el marco del proyecto «Transición Verde»