Le/la Chargé(e) de Projet (CP) Administratif et Financier (CPAF) sera en charge d’appuyer les équipes projets dans la gestion financière, budgétaire, comptable, administrative et contractuelle de certains projets du pôle (les projets sont répartis avec un second CPAF).

Planification budgétaire et reporting interne :

En étroite collaboration avec les équipes projets au siège et sur le terrain :

• Appui à la planification budgétaire annuelle
• Appui au suivi et à la mise à jour de la planification budgétaire des projets sur le terrain à travers les trois exercices internes de l’agence (Budget Initial / Budget révisé / Prévisions d’atterrissage) : appui méthodologique, contrôle de cohérence, analyse financière, recommandations
• Appui au suivi mensuel de l’exécution budgétaire et des prévisions opérationnelles à partir des outils de reporting interne (RPP)
• Analyse de l’exécution budgétaire des projets, et proposition d’ajustements
• Clôture annuelle comptable
• Suivi de la refacturation de la masse salariale

Gestion administrative et financière des projets

• Contrôle du respect des procédures internes d’Expertise France et des procédures bailleurs
• Appui au suivi de l'exécution budgétaire : fiabilisation de l’information financière, supervision des rapprochements entre le logiciel comptable et les journaux de dépense, mise à jour des suivis budgétaires, mise à jour des prévisions, analyse des variations
• Participation aux arbitrages budgétaires liés aux réorientations programmatiques
• Gestion des problématiques administratives et financières liées à la mise en œuvre des activités du projet (TVA étrangère, mise en place des moyens de paiement, compte bancaire, gestion des avances…)
• Gestion des audits financiers (préparation, vérification des pièces, lien avec les auditeurs, capitalisation)
• Suivi du reporting financier des partenaires et des bureaux terrain
• Appui technique de l’assistante de projet administratif et financier
  • Supervision de la tenue des journaux de dépenses, avances
  • Vérification de la conformité des pièces justificatives
  • Rapprochement Journal de dépenses / Logiciel comptable
• Lien avec la Direction des Affaires Financières (DAF), le contrôle financier, le contrôle interne pour toutes les questions relatives aux projets
• Supervision fonctionnelle, appui méthodologique et contrôle qualité du dispositif de gestion administrative et financière des projets et des opérations sur le terrain :
  • S’assure de la bonne mise en place et de la bonne mise en œuvre des outils de gestion et de pilotage financiers sur le terrain
  • Facilite une mutualisation des savoirs et un partage des connaissances et des bonnes pratiques entre les unités de gestion administrative et financière sur le terrain

Achat

• Appui aux chargés de projet dans le suivi des procédures de passation des marchés publics et le processus de mise en concurrence
• Révision des modalités financières lors de l’établissement des contrats

Processus de capitalisation

·       Participe à la valorisation des retours d’expérience et à la diffusion de bonnes pratiques

·       Contribue aux phases de développement ou de mise en œuvre de nouveaux projets auprès d’autres collaborateurs du département

·       En fonction des besoins du département, le/la CPAF peut être amené(e) à intervenir sur d’autres dossiers en cours ou en développement.

Appui la Chargée de projet opérationnelle

• Suivi évaluation
• Participation à des réunions avec les partenaires et les bailleurs des projets
• Appui en concertation avec la Chargée de projet opérationnelle à tout besoin pour assurer la bonne mise en œuvre des projets en portefeuille

Des déplacements ponctuels dans le pays d’intervention de l’unité sont à considérer.