Cet expert aura pour mission d’appuyer la gestion budgétaire, financière et comptable du programme PUDT en appuyant à la fois l’Unité de coordination de projet (UCP) du ministère de l’Aménagement du territoire et des Grands travaux (MATGT) et les Unités de gestion de projet (UGP) du ministère de l’Economie forestière (MEF), du ministère de l’Environnement, du Développement durable et du Bassin du Congo (MEDDBC), et du ministère de l’Agriculture, de l’Elevage et de la Pêche (MAEP) en particulier leurs Responsables administratif et financier (RAF). 

A noter qu’au regard de la complexité liée à la gestion financière du programme, l’équipe du PUDT s’appuie sur le logiciel comptable TOM²PRO pour éditer les états financiers conformément aux recommandations de l’OHADA. Il subsiste néanmoins des difficultés d’ordre opérationnel non négligeable lié notamment au reporting financier trimestriel exigé par le délégataire de fonds CAFI, au suivi des travaux d’audits et à l’élaboration des programmations techniques et budgétaires annuelles. La mise en place d’outils de suivi budgétaires et un processus de simplification du budget initial a été engagé avec l’appui de l’AFD afin d’assurer une meilleure lisibilité budgétaire. Il est attendu que l’assistant.e technique spécialiste en gestion financière puisse prolonger le processus engagé dans ce sens auprès de la maitrise d’ouvrage. 

Les tâches suivantes sont à remplir :

3.1.  Planification et gestion budgétaire, financière et comptable

-          Appuyer la planification annuelle des activités sur le plan budgétaire ;

-          Appuyer les RAF dans l’enregistrement comptable des dépenses et préparer selon la fréquence prévue du reporting les grands livres, balances et bilans ;

-          Appuyer la production des rapports de justification des dépenses et des rapports comptables et financiers (rapports trimestriels financier, rapports semestriel et annuel de suivi y compris les annexes) selon les règles et procédures en vigueur ;

-          Appuyer la réalisation des rapprochements bancaires et le suivi des comptes bancaires du programme ;

-          Informer en continu l’UCP sur l’état de l’exécution financière du programme dans une perspective d’anticipation des renouvellements d’avance et de programmation des décaissements au regard de l’exécution technique des activités par chaque ministère ;

-          Appuyer l’élaboration des plans de trésorerie et la vérification de leur crédibilité ;

-          Assurer la configuration du logiciel TOMPRO pour l’enregistrement de la comptabilité du programme, selon les besoins spécifiques de reporting ;

-          Assurer la maintenance des logiciels de gestion comptable et financière ;

-          Sauvegarder les données comptables et financières ;

-          Appuyer le suivi des contrats sur le volet financier et administratif (et en lien avec le suivi réalisé par l’AT programmation pour le volet technique du suivi contractuel).

3.2.  3.2 Appui à la préparation, au pilotage et au suivi des audits externes annuels et des missions de vérification trimestrielle des dépenses

-          Appuyer l’UCP dans la coordination des audits annuels externes, leur anticipation et leur préparation selon le calendrier établi ;

-          Appuyer la préparation et la réalisation des missions de vérification trimestrielle des dépenses ;

-          Appuyer l’UCP dans le suivi des recommandations des audits externes ;

-          Participer à l’organisation et à la réalisation des missions de renforcement des capacités sur son domaine d’intervention ;

-          Veiller à l’archivage des pièces justificatives des dépenses et des marchés du programme et appuyer l’organisation de l’archivage au sein des différents ministères.

3.3.  Assurance qualité et renforcement des capacités

-          Mettre en place un dispositif de veille sur le suivi des dépenses et la passation des marchés ;

-          Participer à la mise en œuvre des procédures budgétaires, financières et comptables tel que prévu dans le Manuel de procédures opérationnelles du programme ;

-          Proposer le cas échéant les outils et processus permettant de mieux suivre et fiabiliser l’exécution budgétaire et financière et participer à leur déploiement après accord de l’UCP ;

-          Proposer à la suite des annuels des mesures de remédiation et d’atténuation des risques ainsi que les actions à conduire pour cela ;

Participer à l’organisation et à la réalisation des missions de renforcement des capacités sur son domaine d’intervention.

3.4.  Passation de marché

-          Appuyer l’UCP et les UGP dans la planification et la préparation des marchés (y compris appui à l’élaboration des Plans de passation de marchés du programme par ministère) ;

-          Appuyer la préparation des documents d’appels d’offres (dossier de demande de cotation, document d’appel d’offre, demande proposition) ;

-          Veiller à la publication des marchés selon les modes convenus ;

Appuyer l’évaluation des offres (l’AT participera en tant qu’observateur à toutes les commissions d’évaluation des marchés) et la contractualisation.