Basé(e) au bureau de coordination d’Expertise France à Paris, le/la Chargé(e) des achats et des contrats est placé(e) sous la responsabilité directe du/de la Coordinateur(trice) des Services Support. Il/elle pilote l’ensemble du cycle des achats ainsi que la gestion quotidienne des contrats de mise en œuvre de la Facilité, en veillant au strict respect des règles d’Expertise France et des bailleurs.

Bien que ce poste n’inclue pas de responsabilités hiérarchiques directes, le/la titulaire travaille en étroite collaboration avec le/la Chargé(e) administratif(ve) et financier(ère) pour assurer la cohérence entre engagements contractuels, paiements et suivi budgétaire. Il/elle collabore également avec les équipes projet, les fournisseurs et les agences partenaires des États membres.

Responsabilité 1 – Planification des achats et gestion des procédures

• Identifier les besoins d’achats à venir et tenir à jour un plan de passation des marchés (« PPC ») en lien avec l’équipe programme, y compris les besoins anticipés en expertise.
• Apporter un appui en amont au sourcing des experts : définition des profils avec les équipes projet, identification de viviers prioritaires ou de short-lists, intégration de ces éléments dans les documents de consultation.
• Rédiger ou adapter les pièces administratives et techniques constituant les dossiers complets d’appel d’offres.
• Lancer et piloter les procédures de passation (accords-cadres, appels d’offres, attributions directes), dans le respect strict des règles d’Expertise France et des circuits de validation internes, en lien étroit avec les services compétents (DAJ, CCA, USP).
• Vérifier la forme et la conformité des devis, organiser les comités d’évaluation, rédiger les notifications d’attribution et les contrats à signer.
• Assurer une traçabilité complète et auditables de toutes les étapes – cahiers des charges, offres, évaluations, contrats – sous format papier et numérique.

Responsabilité 2 – Suivi de l’exécution contractuelle

• Tenir un registre à jour des contrats, en suivant les dates clés, les livrables attendus et les plafonds financiers.
• Vérifier la réception des biens et services, collecter les bons de réception, et signaler rapidement tout problème de performance.
• Suivre le calendrier de paiements (acomptes et soldes) en étroite collaboration avec le/la Chargé(e) administratif(ve) et financier(ère).
• Enregistrer, justifier et traiter les révisions tarifaires ou avenants contractuels validés.
• Maintenir une relation active avec les fournisseurs jusqu’à la livraison finale et la clôture du contrat.
• Classer et archiver toutes les factures et pièces justificatives, au format papier et numérique, conformément aux procédures d’Expertise France.

Responsabilité 3 – Conformité, contrôle et archivage

• Appliquer strictement les règles d’achat d’Expertise France et des bailleurs à chaque étape de la procédure, en corrigeant immédiatement toute non-conformité.
• Garantir la conformité du format et du contenu des devis et des factures.
• Réaliser des contrôles internes réguliers, contribuer aux audits internes et fournir les justificatifs nécessaires aux audits externes.
• Organiser et structurer l’ensemble des dossiers d’achat – cahiers des charges, consultations, PV d’évaluation, contrats, factures – pour en garantir la lisibilité et la traçabilité.
• Mettre à jour les procédures et modèles à mesure de l’évolution des règles d’Expertise France ou des procédures internes de la Facilité.
• Protéger les données confidentielles des fournisseurs et veiller à la conformité RGPD de leur traitement.

Responsabilité 4 – Coordination et renforcement des capacités

• Assurer le rôle de référent achats auprès des agences partenaires des États membres et des équipes projet, en promouvant des approches harmonisées tout en tenant compte des spécificités et contraintes propres à chaque agence.
• Former et conseiller les équipes d’Expertise France dans la rédaction des spécifications, la structuration des grilles d’évaluation et l’identification des risques de non-conformité.
• Capitaliser les retours d’expérience et bonnes pratiques pour les intégrer dans les futurs appels d’offres et modèles de contrat.
• Analyser en continu le processus de mobilisation des expertises : délais, goulets d’étranglement, contraintes partenaires – et proposer des ajustements aux procédures.
• Identifier et mettre en œuvre des mécanismes de sourcing accéléré (viviers prioritaires, pré-validation d’experts, conventions de coopération avec des institutions publiques) pour réduire les délais de mobilisation.
• Contribuer à la production d’outils de renforcement des capacités (check-lists, fiches pratiques, mini-formations) pour maintenir le niveau de maîtrise des procédures d’achat au sein des équipes.

L’exercice de ces responsabilités implique une coordination étroite avec les services support des agences des États membres en Europe, ainsi qu’avec les équipes d’Expertise France basées à Addis-Abeba (Éthiopie).