2.    Description de la mission 

2.1.    Objectif général 
L’expert.e aura pour mission principale d’appuyer l’UGP du MEF au sein du projet PARRC dans la mise en œuvre opérationnelle du projet, à travers l’accompagnement de plusieurs chantiers structurants. Son intervention visera à renforcer la gouvernance, le pilotage, l'efficacité organisationnelle et opérationnelle ainsi que la montée en compétences des équipes mobilisées.

Les principaux axes d’intervention incluent :

1. Renforcement du pilotage du projet : par un accompagnement personnalisé (coaching) des membres de l’UGP, adapté aux différents rôles et responsabilités.
2. Appui à la programmation annuelle (Plan de Travail Annuel Budgétisé) et pluriannuelle, en veillant à la cohérence entre les objectifs, les activités, les ressources mobilisables et le calendrier d’exécution. Une priorisation des chantiers et un recentrage des activités cohérent avec le budget disponible et le temps imparti de mise en œuvre pourra être proposé.
3. Appui à l’amélioration du suivi opérationnel des activités, avec l’élaboration d’outils de planification, de reporting et d’aide à la décision. 
4. Appui à l’introduction ou à l’amélioration des outils et méthodes de travail (administratifs, techniques et financiers), en lien étroit avec le manuel de procédures en vigueur.
5. Mobilisation et coordination des parties prenantes, internes et externes, pour assurer une dynamique collective autour des activités du projet.
6. Renforcement des capacités en pilotage stratégiques, coaching et organisationnelles des équipes, notamment sur les volets identifiés comme prioritaires ou critiques nécessitant une montée en compétences rapide.

Il/elle sera placé.e sous la supervision directe du Chef de mission et de son adjointe d’Expertise France.
L’expert.e interviendra en étroite collaboration avec l’UGP et l’équipe d’assistance technique d’Expertise France, déjà mobilisée sur le projet, afin de garantir la cohérence des actions et la complémentarité des expertises.

2.2.    Appui technique

Appui à la mise en œuvre globale du projet, à travers le renforcement des compétences en pilotage, incluant la planification, la coordination et le suivi opérationnel des activités :

• Appui à la programmation annuelle et pluriannuelle : accompagner la planification, la mise en œuvre et le suivi du Plan de Travail Annuel Budgétisé (PTAB) du projet, en veillant à la cohérence et à l’actualisation régulière du chronogramme des activités afin d’assurer leur bonne exécution tout au long du projet. En relation avec l’UGP, les points focaux, les services bénéficiaires et les experts principaux, cette planification doit passer par la structuration de stratégies d’intervention par composante/sous-composante et la conception de certaines activités clés en complémentarité de celles d’EF. Un recentrage et une priorisation des chantiers devront être étudiés.
• Appui à l’organisation transversale du travail : renforcer la coordination interne de l’UGP, ainsi que les interactions entre l’UGP, les points focaux désignés et les directions bénéficiaires, en facilitant une circulation fluide de l’information et une articulation cohérente des rôles et responsabilités.
• Appui à la structuration des termes de référence (TdR) : accompagner la correction et la structuration des TdR relatifs aux activités clés du projet, en s’assurant de leur clarté, de leur faisabilité et de leur alignement avec les objectifs stratégiques et les résultats du projet.
• Accompagnement à la production des outils de pilotage : soutenir le cadrage et l’organisation des exercices de production et de suivi du Plan de Travail Annuel Budgétisé (PTAB) et du Plan de Passation des Marchés (PPM), en y apportant un appui méthodologique, un conseil technique et une relecture critique (revue qualité).
• Participation à la gouvernance du projet : appuyer la préparation des comités techniques et des comités de pilotage (ordres du jour, supports, synthèses), et y contribuer activement afin de faciliter la prise de décision stratégique.

2.3.    Appui budgétaire et financier

• Appui à l’amélioration du budget de suivi consolidé intégrant les montants effectivement décaissés ainsi que les prévisions financières pour l’année en cours, en lien avec la programmation annuelle.
• Élaborer, en collaboration avec l’UGP, un tableau de bord financier du projet, basé à la fois sur les engagements et les paiements réalisés, en veillant à son appropriation par les équipes et à sa mise à jour régulière.
• S’assurer de la disponibilité et de l’utilisation d’outils de gestion adaptés afin de garantir une exécution budgétaire rigoureuse, une gestion financière transparente, et des processus de passation de marchés efficaces et conformes.
• Accompagner l’UGP dans l’application i) des recommandations émises par l’audit financier 2023/2024 et ii) des règles et procédures décrites dans le manuel de procédures du projet, et proposer, le cas échéant, des ajustements ou compléments pour en améliorer la lisibilité et l’opérationnalité.

2.4.    Appui à la passation des marchés 

• Accompagner la cellule de passation des marchés dans la planification, la préparation et le suivi du Plan de Passation des Marchés (PPM), en veillant à sa cohérence avec la programmation annuelle du projet et à sa mise à jour régulière.
• Appuyer la structuration méthodologique des processus de passation, notamment la rédaction des dossiers de consultation, la définition des critères d’évaluation et les modalités de contractualisation, dans le respect du manuel de procédures du projet et des exigences des règles de passation de marchés.
• Contribuer au renforcement des capacités de la cellule de passation des marchés, à travers un accompagnement technique et des appuis méthodologiques ciblés.
• Veiller à la traçabilité, à la conformité et à la transparence des procédures de passation, conformément aux principes de bonne gouvernance, de redevabilité et de gestion rigoureuse des fonds publics.

2.5.    Appui suivi-évaluation 

• Accompagner la cellule Suivi-Évaluation dans l’appropriation des outils développés par l’expert S&E et dans la mise en œuvre effective du dispositif de suivi-évaluation du projet, incluant la structuration de systèmes de collecte d’informations claires et de mécanismes de remontée d’informations fiables.
• Appuyer l’UGP dans la rédaction des rapports d’activités du projet, en fournissant un accompagnement technique, une revue critique (revue qualité) et des conseils méthodologiques, afin d’en améliorer la lisibilité, la rigueur et la pertinence.

2.6.    Appui à la communication du projet

• Mettre à jour et ajuster le plan de communication et sa stratégie, en étroite collaboration avec la cellule communication du MEF, en intégrant les exigences spécifiques du bailleur, afin de valoriser les activités, les résultats et les bonnes pratiques du projet.
• Contribuer à l’élaboration des messages clés, à la sélection des canaux de diffusion pertinents et à la conception des supports de communication (newsletters, infographies, rapports, réseaux sociaux, etc.), en tenant compte des différents publics cibles, internes comme externes.
• Veiller à la cohérence et à la qualité des contenus diffusés, en alignement avec les objectifs du projet, les attentes des partenaires techniques et financiers, et l’image institutionnelle du MEF.

2.7.    Méthodologie
Le périmètre géographique de la mission est Antananarivo, Madagascar.

L’expert.e proposera une méthodologie adaptée à la nature de la mission et aux résultats attendus. 

Cette méthodologie devra être explicitée dans l’offre technique et inclure :

• Les différentes phases de mise en œuvre de la mission ;
• Un chronogramme détaillé des travaux.

Dans une approche participative, la mission comprendra :

1.    Une réunion de cadrage initiale permettant de présenter et discuter la méthodologie proposée et les modalités de mise en œuvre des activités ;
2.    Des séances de travail avec les acteurs concernés et les parties prenantes identifiées par l’expert.e comme pertinentes, en vue de :

• Valider la méthodologie d’intervention proposée ;
• Garantir l’alignement des livrables avec les résultats attendus de la mission.

L’expert.e est ainsi appelé.e à travailler en étroite concertation avec l’ensemble des parties prenantes du projet.

De manière générale, la démarche devra permettre :

i.    La co-construction de l’approche, des outils et des contenus avec les bénéficiaires ;
ii.    Une appropriation autonome des livrables par les équipes bénéficiaires ;
iii.    Un accompagnement au changement en vue d’en garantir la pérennisation au-delà de la mission.

2.8.    Livrables attendus

• Diagnostic de la structuration organisationnelle et des capacités opérationnelles actuelles de l’UGP ;
• Note méthodologique initiale, précisant l’approche retenue, les phases de travail, le calendrier prévisionnel et les modalités de collaboration avec les parties prenantes ;
• Rapport d’étape détaillant l’état d’avancement, les premiers résultats, les difficultés éventuelles et les ajustements proposés ;
• Livrables techniques : outils, guides, canevas, notes d’analyse, rapports, plans d’action, etc., validés en lien avec l’UGP, Expertise France et l’AFD ;
• Plan d’actions visant à renforcer les capacités de l’UGP en matière de gestion de projet ;
• Plan Pluriannuel Budgétisé jusqu’à la fin du projet et se déclinant en Plan de Travail Annuel budgétisé ;
• Rapport final de mission, incluant une synthèse des actions menées, des résultats obtenus, des recommandations pour la suite du projet, et une analyse critique du processus ;
• Présentation des résultats, à l’occasion d’une réunion de restitution avec les parties prenantes 

Tous les livrables devront être remis en version électronique, rédigés en français, et validés.

2.9.    Modalités de coordination
L’expert.e travaillera sous la supervision du chef de la mission d’assistance technique et de son adjointe pour l’ensemble de la mission.
L’expert.e devra assurer une étroite collaboration et coordination avec l’UGP.
Chaque mission donnera lieu à une séance de restitution en présence du DGT/UGP, d’EF et de l’AFD.

2.10.    Lieu et durée de la mission

1. La mission se déroulera principalement à Antananarivo, Madagascar, avec une partie du travail effectuée à distance depuis le pays de résidence de l’expert.e.
2. Date de démarrage prévisionnelle : 01/09/2025
3. Durée maximale de la mission : 6 mois, comprenant :

• 2 mois à temps plein sur le terrain à Antananarivo, 45 jours ouvrés.
• 2 missions de suivi de 5 jours maximum chacune (10 jours ouvrés), à programmer à intervalle régulier.
• 5 jours à distance pour la préparation des différentes missions.
• Volume total d’intervention : jusqu’à 60 jours/homme maximum, dont 55 jours/homme en présentiel à Antananarivo sont souhaités.
• Langue de travail : le français

2.11.    Documents à disposition de l’expert.e :

• L’offre technique du projet ;
• Le Plan Pluriannuel des Activités Budgétisés (PPAB) ;
• Les rapports techniques et financiers du projet (MEF et EF) ;
• Les différents narratifs et PTAB (MEF).

Les livrables seront et demeureront la propriété exclusive de l’UGP. L’expert.e ne pourra prétendre à aucun droit autre que le coût de la prestation. Toutes les données auxquelles l’expert.e pourrait avoir accès sont strictement couvertes par le secret professionnel. L’expert.e sera tenu de prendre toute les précautions utiles afin de préserver la sécurité des informations et notamment d’empêcher qu’elle soit déformée, endommagée ou communiquée à des personnes non autorisées.

Les livrables matériels seront rédigés en français et remis à Expertise France pour validation. Le DGT, l’UGP du MEF et l’AFD pour appréciation préalable.