Expertise France recrute un.e responsable de la Passation des Marchés en contrat local basé.e à Cotonou pour une mission de douze (12) mois, dans le cadre du projet PAMSI à la Direction Générale des Impôts du Bénin. 

Le/la Responsable de la passation des marchés, sous la responsabilité du Coordonnateur de projet, au sein de l'Unité de Gestion de Projet (UGP) de la DGI, est chargé.e de planifier, coordonner, mettre en œuvre et contrôler l’ensemble des procédures de passation de marchés du projet, conformément aux exigences des bailleurs de fonds (l’Agence Française de Développement – AFD) et à la réglementation nationale. Il/elle assure également la conformité, la traçabilité et la transparence de toutes les opérations d’achat de biens, services et travaux. 

Le/la Responsable de la Passation des Marchés est mandataire de l’autorité contractante dans les procédures de passation et d’exécution des marchés pour tous les marchés du projet lancés à partir du 18 mars 2025, sous l’appréciation et le contrôle de la Direction Nationale de Contrôle des Marchés Publics (DNCMP).

1-     Planification et suivi

• Élaborer le Plan de Passation des Marchés (PPM) du projet, en lien avec les parties prenantes internes et externes, et veiller à son actualisation au besoin en cohérence avec le calendrier d'exécution du projet. S’assurer de la conformité de celui-ci avec les directives du bailleur, la convention de financement et les méthodes et seuils autorisés ;
• Participer à la mise en place et mise à jour du Programme de Travail Budgétisé Annuel (PTBA) du projet
• Tenir à jour une liste consolidée des marchés du projet, incluant les méthodes de passation, les étapes franchies, les seuils et les échéances.

2-     Pilotage des procédures de passation

• Préparer, lancer et mettre à jour les Avis Généraux et Avis Particuliers de Passation des Marchés ;
• Préparer les Avis de Manifestation d’Intérêt, Dossiers d’Appel d’Offres (DAO), les Demandes de Propositions (DP) et les Demandes de Cotation (DC), en lien avec les équipes techniques ;
• Coordonner, appuyer et finaliser les dossiers d’appel d’offres et les grilles d’évaluation selon les standards du bailleur ;
• Assurer la publication des avis d’appel à concurrence dans les journaux et plateformes appropriés ;
• Organiser les séances des Commissions d’ouverture et d’évaluation des offres, y participer activement en tant que membre et assurer le suivi complet des opérations ;
• Élaborer les procès-verbaux d’ouverture, les rapports d’analyse, les avis d’attribution, et les projets de contrats afférents ;
• Soumettre les dossiers aux avis de conformité du bailleur à chaque étape de la passation de marché ;
• Assurer le pilotage complet des procédures pour tous les marchés lancés à partir du 18 mars 2025, tout en assurant un suivi rapproché des dossiers gérés par la PRMP du MEF avant cette date.

3-       Contrôle, traçabilité et archivage

• Assurer le suivi administratif et technique des contrats de fournitures, travaux et prestations de services ;
• Veiller à la libération des cautions de soumission conformément aux DAO ;
• Contrôler les commandes en instance, l’état d’exécution des prestations, les encours de marchés, et le traitement des factures fournisseurs ;
• Assurer l’archivage physique et numérique structuré de tous les documents liés aux marchés (y compris pièces contractuelles, correspondances, documents de paiement) ;
• Garantir la disponibilité des dossiers complets pour les audits, contrôles ou revues à posteriori du bailleur ou des instances de contrôle ;
• Préparer des rapports périodiques sur l’état d’avancement de la passation des marchés pour les organes de gouvernance et les bailleurs ;
• Identifier les risques ou irrégularités potentielles dans les procédures de passation, alerter la hiérarchie et proposer des mesures correctives ;
• Veiller au respect rigoureux des dispositions relatives à la passation des marchés prévues dans les accords de financement et le manuel des procédures du projet.

4-       Tâches transversales

• Travailler en coordination étroite avec les membres de l’équipe projet, les équipes techniques de la DGI et du projet, l’AFD et les parties prenantes externes ;
• Exécuter toute tâche complémentaire en lien avec ses attributions à la demande du Coordonnateur du projet ;
• Participer aux réunions de suivi, comités de pilotage ou rencontres techniques portant sur les aspects de la passation de marché et réaliser les présentations concernant la passation de marché ;
• Faire preuve d’une rigueur absolue dans le respect des procédures, des délais et de la documentation.