Le/la coordinateur/trice des fonctions transversales est responsable de la bonne marche opérationnelle du support délivré aux projets, au travers de la mise en place et de la coordination de l’Unité de Support Projet (USP), en lien avec les équipes projet/programme.

Il/elle coordonne la planification, le pilotage et la mise en œuvre des activités financières, logistiques, contractuelles, administratives, RH de l’ensemble des projets, dans le respect des obligations contractuelles et des règles d’Expertise France dans un objectif permanent d’efficacité opérationnelle des projets.

Il/Elle est responsable du reporting consolidé des projets sur les questions support.

Il/elle assure la coordination d’ensemble des équipes support. Il appuie le directeur pays dans le pilotage du portefeuille et notamment sur les questions budgétaires.

Il/elle travaille en lien étroit avec les partenaires de mise en œuvre des projets : dans ce cadre, il/elle assure le dialogue externe sur les questions support avec les autorités locales et les bailleurs de fonds, toujours en lien avec les personnes ressource de la Direction des Opérations et/ou de la Direction des fonctions transversales au siège.

Les principales missions confiées au/à la coordinateur/trice des fonctions transversales sont les suivantes : 

Management

·       Coordonne et assure le management direct des collaborateurs de l’USP 

·       En lien étroit avec le/la Directeur.rice Pays (DP), assure la gestion globale de l’organisation et du fonctionnement du bureau 

·       Assure le suivi des dossiers en cours et de leur résolution dans chaque     service

·        Pilote le budget de l’USP 

Gestion financière

·   En lien étroit avec le.a responsable administratif.ve et financier.e qui en a la responsabilité : planification, pilotage et suivi du budget des projets, dans le respect des obligations contractuelles et des règles d’Expertise France 

·       Consolide le suivi budgétaire et prévisionnel mensuel des projets, en lien avec les équipes programme 

·        Supervise la trésorerie et la comptabilité mensuelle 

·        Consolide les exercices de clôture comptable et des références budgétaires agence 

·      Responsable de la sécurité financière, il-elle supervise l’élaboration des rapports financiers, conformément aux règles bailleurs et assure la planification, la mise en œuvre et le suivi des audits des projets en lien avec les chefs de projet

·  S’assure de la mise à jour mensuelle de la répartition des coûts (Clé De Répartition), la valide et l’envoie trimestriellement au service concerné (après validation du DP)

·     S’assure que la situation de trésorerie de la mission est saine et que les prévisions de trésorerie sont effectuées en temps opportun

·       Gère la relation bancaire et les comptes bancaires d’EF aux Comores, s’assure qu’un solde minimum existe et signale au représentant les éventuelles anomalies

·       S’assure que les paiements aux fournisseurs, aux prestataires de services et aux intervenants sont effectués en temps opportun et dans le respect des règles 

·       Fournit des conseils et surveille les opérations de change afin d’atténuer les pertes de change potentielles

·        Supervise le processus de clôture de la comptabilité de fin de mois et s’assure que la documentation de la clôture est complète et dûment signée

·       Supervise les opérations comptables quotidiennes et leur conformité aux politiques et pratiques comptables d’EF.

Passation de marchés et subventions

·        En lien étroit avec le département des affaires juridiques et le/la responsable Contrats qui en a la responsabilité, assure la planification, le pilotage et le suivi de la mise en œuvre du plan de passation de marché des projets, en lien avec les chefs de projet

·        Revoit, avec les responsables Contrats, le processus achat de l’USP (demandes d’achat, règles de passation et d’octroi de subventions, numérotation des contrats) et le communique aux différents services internes 

·        Examine les demandes d’achat faites par les chefs de projet et les membres de l’équipe de projets en termes de disponibilité des lignes budgétaires, de disponibilité de trésorerie et de niveaux d’approbation nécessaires 

Logistique et Evènementiel

·    En lien étroit avec le/la responsable Logistique et Evènementiel, supervise les activités logistiques du bureau : moyens généraux, hygiène et sécurité, gestion des locaux   et informatique

• •                     Valide le suivi logistique mensuel des projets et supervise la gestion des actifs projets et bureau

·       Assure la mise en place d’un système de gestion des véhicules en respect des règles de sécurité des collaborateurs

·       Dépannage de tout problème d’installation ou de configuration logicielle, en consultation avec l’agent de logistique

·        Conseils sur les solutions et améliorations potentielles en ce qui concerne les normes et pratiques informatiques

·     Assistance technique aux équipes projet sur le déploiement de nouvelles applications, de nouvelles règles et réglementations informatiques de Paris, etc. 

Administration/RH

·        Assure l’application de la grille salariale d’EF Comores et propose les évolutions après étude

·     En lien étroit avec le/la chargé RH, le cabinet de portage salarial, le département des ressources humaines : supervise la gestion administrative des ressources humaines, incluant la mise en place des processus RH sur le terrain (recrutement, évaluation, formation, revue des salaires)

·        Consolide le suivi administratif et RH mensuel des projets,

·        En lien étroit avec le/la responsable RH, s’assure du bon déroulé de l’organisation des recrutements

·      S’assure, en lien avec la société de portage, que les charges sociales et patronales sont calculée et payées correctement  

·       Met en place et assure le suivi d’un plan de formation, conformément aux orientations du Directeur pays

Contrôle interne

·        Responsable de la mise en application du contrôle interne au sein du bureau (transmission des procédures, suivi de leur appropriation)

·        Contribue à l’élaboration de nouvelles procédures pour le terrain en lien avec la Direction

·       S’assure que l’information financière et comptable est conforme aux exigences d’Expertise France et des bailleurs de fonds

·    S’assure que les dépenses des projets sont conformes au budget de chaque projet et à chaque accord de subvention de projet et informe le(s) gestionnaire(s) de projet concerné(s) si nécessaire

·       Veille à ce que les vérifications internes et externes soient effectuées sans heurts et à ce que les recommandations soient prises en compte et mises en œuvre en temps opportun

·    Développe un environnement rigoureux de contrôle interne du service de soutien et diffuser la culture parmi les membres du personnel de l’USP

·     Recommande l’amélioration des mesures, politiques, procédures ou lignes directrices de contrôle interne existantes, si nécessaire ou sur demande. 

Affaires juridiques

• • • Maintenir une relation positive et continue avec l’avocat d’EF et agir en tant que point focal pour tout problème potentiel qui pourrait survenir