Description de la mission

Lancé en 2017, le projet d’Appui de l’Union européenne à la Force conjointe du G5 Sahel (FCG5) s’achèvera en janvier 2026, après sept ans et demi de mise en œuvre. Principal projet de coopération internationale conduit par l’UE au Sahel dans le domaine de la sécurité, il vise à renforcer les capacités des bataillons de la Force conjointe du G5 Sahel engagés dans la lutte contre le terrorisme dans la région. Suite au retrait du Mali, du Niger et du Burkina-Faso, l’action bénéficie actuellement aux bataillons mauritaniens et tchadiens.

Mis en œuvre par une équipe de 10 personnes, le projet FCG5 comprend l’achat d’équipements non létaux, la mise en place de formations associées et la réalisation de travaux d’infrastructures stratégiques.

Dans une démarche d’apprentissage de cette expérience, un exercice de capitalisation est prévu pour formaliser les leçons et savoirs acquis par l’équipe projet. 

Ainsi, la consultance demandée vise à réaliser un livrable sous forme de rapport de capitalisation, couvrant la question suivante :

Comment le projet FCG5 a-t-il fait face aux défis liés à la dimension régionale du projet ?

Ce questionnement impliquera notamment l’analyse des dimensions suivantes :

• Les avantages, inconvénients, risques et opportunités de projets à dimension régionale ;
• La prise en compte des exigences d’interopérabilité entre bénéficiaires ;
• L’égalité de traitement dans les achats et des équipements similaires pour éviter les tensions entre les différents bénéficiaires ;
• L’adaptation des achats aux spécificités opérationnelles propres à chaque bénéficiaire (parc matériel existant, capacités de maintenance, RH, etc.) ;
• La gestion d’une cessation d'activité avec des bénéficiaires en cours de projet (gestion contractuelle/juridique du pays, question du sens du projet, enjeu de décisions entre les différentes autorités tutélaires, etc.).

Les objectifs de cette capitalisation sont :

Analyse et amélioration des processus

• Identifier les bonnes pratiques : recueillir les actions et processus issus du projet, ayant démontré leur efficacité, de manière à améliorer les projets présents et futurs.
• Identifier les axes d'amélioration : proposer des recommandations pertinentes pour améliorer les processus de conception et mise en œuvre des projets d'Expertise France.
• Favoriser le transfert de connaissances : synthétiser et documenter les expériences de l'équipe projet pour faciliter le transfert de connaissances et les savoir-faire au profit des collaborateurs de l'Agence.

Développement stratégique

• A partir des constats et analyses produites, formuler des recommandations sur des aspects structurels de l'organisation des projets.
• Identifier les stratégies, concepts, méthodes, techniques et pratiques à poursuivre par Expertise France à l'avenir.
• Identifier le potentiel de mise à l'échelle ou de réplication d'interventions efficaces.
• Identifier des approches innovantes ou différentes pour inspirer de futurs projets ou optimiser le fonctionnement de l’Agence.

Valorisation et visibilité

• Valoriser les résultats : documenter et mettre en valeur les résultats et bonnes pratiques issus de l'organisation du projet et de la mise en œuvre de ses activités.
• Renforcer la visibilité et la crédibilité : contribuer à l'amélioration de la visibilité et de la crédibilité d'Expertise France en tant qu'organisme d'appui technique fiable, favorisant ainsi de nouvelles opportunités de projet.
• Contribuer à la légitimité du projet : renforcer la légitimité du projet et des résultats générés pour convaincre les parties prenantes de l'impact positif et justifier les investissements futurs.

La méthodologie proposée pour les deux sujets de capitalisation est la suivante :

Phase A : Cadrage

Lors du cadrage du processus de capitalisation, il s’agira d’affiner, de façon participative, les objectifs, les objets et questions de capitalisation, les acteurs et les destinataires, le(s) support(s) de capitalisation et la méthodologie.

Il appartiendra à l’expert.e de proposer une note de cadrage incluant les éléments suivants:

• Rappel du contexte et des enjeux
• Description du projet ou de l’action capitalisée
• Reformulation des objets et questions de capitalisation
• Méthodologie détaillée proposée et outils de collecte proposés
• Description de l’animation et du suivi du processus de capitalisation (format, rôle des animateurs, des contributeurs, documentation du processus de capitalisation, etc.)
• Proposition de formats pour les principaux livrables attendus
• Plan de diffusion des différents formats proposés 
• Programme et calendrier de travail
• Une première version des protocoles de collecte (guides d’entretien, grille d’observation, guide d’animation des ateliers, etc.)

Ce cadrage fera l'objet d'un échange entre Expertise France et l'expert.e pour valider la structure proposée du processus de capitalisation et vérifier sa faisabilité. Cette phase préparatoire est clé car la note de cadrage formalise le déroulé de la mission et servira de base pour la validation des livrables finaux.

Phase B : Collecte d'informations et analyse des données pour préparer l'atelier de capitalisation

La collecte de données mobilisera diverses méthodes qualitatives et quantitatives permettant de trianguler l'information et diversifier sa présentation lors de la documentation, notamment :

• Une revue documentaire (documents de projet, données de suivi, rapports annuels, conclusions d'évaluations, études des experts) ;
• Des ateliers participatifs de leçons apprises (dont au moins 1 en présentiel) ;
• Des focus groupes ;
• Des entretiens individuels semi-dirigés.

L'expert.e sera chargé.e d'animer ce processus combinant recueil de connaissances auprès de l'équipe projet (données primaires) et valorisation de documents existants (données secondaires). Une revue documentaire préalable permettra d'identifier les besoins en informations complémentaires.

Phase C : Production et restitution des livrables

Pour chacun des deux sujets de capitalisation, le processus de restitution et finalisation comprendra :

• Une restitution à chaud des résultats préliminaires auprès de l’équipe projet
• La production d'une version provisoire des livrables pour commentaires par Expertise France
• L'élaboration des livrables définitifs comprenant :
  • Un rapport principal de capitalisation sous forme de présentation PPT
  • Des fiches bonnes pratiques et leçons apprises
  • Une fiche synthétique de capitalisation de 2-3 pages (résumé exécutif)
• La participation à une réunion finale du comité de pilotage pour validation officielle
• Une restitution orale des résultats de la capitalisation auprès de la direction d’Expertise France
• Les livrables devront être pédagogiques, visuellement attractifs avec des éléments graphiques accrocheurs et un design soigné.

Calendrier d’exécution

L’expert.e réalisera le travail de capitalisation selon les échéances suivantes :

• Lancement de la consultation et réunion de cadrage (Phase A) : début juin 
• Note de cadrage finalisée (Phase A) : fin juin 2025 
• Collecte des données (Phase B) : juillet et août 2025 
• Premier rendu (Phase C) : fin août 2025 
• Rendu définitif (Phase C) : mi-septembre 2025 
• Restitution (Phase C) : fin septembre ou début octobre 2025 (selon disponibilités de la Direction)