Lancé en 2017, le projet d’Appui de l’Union européenne à la Force conjointe du G5 Sahel (FCG5) s’achèvera en janvier 2026, après sept ans et demi de mise en œuvre. Principal projet de coopération internationale conduit par l’UE au Sahel dans le domaine de la sécurité, il vise à renforcer les capacités des bataillons de la Force conjointe du G5 Sahel engagés dans la lutte contre le terrorisme dans la région. Suite au retrait du Mali, du Niger et du Burkina-Faso, l’action bénéficie actuellement aux bataillons mauritaniens et tchadiens.

Mis en œuvre par une équipe de 10 personnes, le projet FCG5 comprend l’achat d’équipements non létaux, la mise en place de formations associées et la réalisation de travaux d’infrastructures stratégiques.

Dans une démarche d’apprentissage de cette expérience, un exercice de capitalisation est prévu pour formaliser les leçons et savoirs acquis par l’équipe projet. 

Ainsi, la consultance demandée vise à réaliser deux livrables sous forme de rapports de capitalisations, couvrant les questions suivantes :

Sujet 1 – Comment l’équipe du projet FCG5 a-t-elle travaillé à optimiser la fonction achat dans un projet de coopération internationale et quels bilans et enseignements peut-on en tirer ?

·         Achat d’une quantité importante d’équipements spécifiques, sur des délais et un budget donné

·         Identification de fournisseurs et organismes de confiance

·         Prévention et gestion des risques de conflit d'intérêt

·         Définition d’une stratégie d'achat

·         Mise en place de stratégies de négociation

·         Conduite et renforcement de la relation avec les fournisseurs français, locaux et étrangers

Sujet 2 – Comment l’équipe du projet FCG5 s’est-elle structurée, et quels sont les spécificités, avantages et limites du format d’équipe projet choisi ?

·         Cartographie du modèle d’équipe projet FCG5 : rôles, responsabilités et compétences

·         Spécificité de l’intégration des fonctions support (achat, juridique, logistique) au sein de l’équipe

·         Organisation et communication au sein de l’équipe, et avec l’équipe terrain

·         Enjeux de préservation de la mémoire du projet malgré le turn-over des personnels

·         Potentiel de mutualisation des fonctions avec d’autres projets mis en œuvre par Expertise France

·         Potentiel et/ou opportunité de réplication du format sur d’autres projets mis en œuvre par Expertise France

Les objectifs de cette capitalisation sont :

Analyse et amélioration des processus

·         Identifier les bonnes pratiques : recueillir les actions et processus issus du projet, ayant démontré leur efficacité, de manière à améliorer les projets présents et futurs.

·         Identifier les axes d'amélioration : proposer des recommandations pertinentes pour améliorer les processus de conception et mise en œuvre des projets d'Expertise France.

·         Favoriser le transfert de connaissances : synthétiser et documenter les expériences de l'équipe projet pour faciliter le transfert de connaissances et les savoir-faire au profit des collaborateurs de l'Agence.

Développement stratégique

·         A partir des constats et analyses produites, formuler des recommandations sur des aspects structurels de l'organisation des projets.

·         Identifier les stratégies, concepts, méthodes, techniques et pratiques à poursuivre par Expertise France à l'avenir.

·         Identifier le potentiel de mise à l'échelle ou de réplication d'interventions efficaces.

·         Identifier des approches innovantes ou différentes pour inspirer de futurs projets ou optimiser le fonctionnement de l’Agence.

Valorisation et visibilité

·         Valoriser les résultats : documenter et mettre en valeur les résultats et bonnes pratiques issus de l'organisation du projet et de la mise en œuvre de ses activités.

·         Renforcer la visibilité et la crédibilité : contribuer à l'amélioration de la visibilité et de la crédibilité d'Expertise France en tant qu'organisme d'appui technique fiable, favorisant ainsi de nouvelles opportunités de projet.

·         Contribuer à la légitimité du projet : renforcer la légitimité du projet et des résultats générés pour convaincre les parties prenantes de l'impact positif et justifier les investissements futurs.

La méthodologie proposée pour les deux sujets de capitalisation est la suivante :

Phase A : Cadrage

Lors du cadrage du processus de capitalisation, il s’agira d’affiner, de façon participative, les objectifs, les objets et questions de capitalisation, les acteurs et les destinataires, le(s) support(s) de capitalisation et la méthodologie.

Il appartiendra à l’expert.e de proposer une note de cadrage incluant les éléments suivants:

·               Rappel du contexte et des enjeux

·               Description du projet ou de l’action capitalisée

·               Reformulation des objets et questions de capitalisation

·               Méthodologie détaillée proposée et outils de collecte proposés

·               Description de l’animation des ateliers pour les deux sujets de capitalisation : format, rôle des animateurs, des contributeurs, etc.

·               Documentation du processus de capitalisation

·               Proposition de formats pour les principaux livrables attendus

·               Programme et calendrier de travail

·               Une première version des protocoles de collecte (guides d’entretien, grille d’observation, guide d’animation des ateliers, etc.)

Ce cadrage fera l'objet d'un échange entre Expertise France et l'expert.e pour valider la structure proposée du processus de capitalisation et vérifier sa faisabilité. Cette phase préparatoire est clé car la note de cadrage formalise le déroulé de la mission et servira de base pour la validation des livrables finaux.

Phase B : Collecte d'informations et analyse des données pour préparer l'atelier de capitalisation : 

La collecte de données mobilisera diverses méthodes qualitatives et quantitatives permettant de trianguler l'information et diversifier sa présentation lors de la documentation, notamment :

·         Une revue documentaire (documents de projet, données de suivi, rapports mensuels et annuels, conclusions d'évaluations, études des experts, etc.) ;

·         Des ateliers participatifs de leçons apprises (dont au moins 1 en présentiel)

·         Des focus groupes ;

·         Des entretiens individuels semi-dirigés.

L'expert.e sera chargé.e d'animer ce processus combinant recueil de connaissances auprès de l'équipe projet (données primaires) et valorisation de documents existants (données secondaires). Une revue documentaire préalable permettra d'identifier les besoins en informations complémentaires.

Pour mener à bien cette mission, l'expert.e sera présent.e dans les locaux de l'équipe projet à Paris, au moins deux jours par semaine pour une durée estimée de 8 semaines (le consultant veille à inclure dans l’offre financière les frais liés à cette présence dans les bureaux parisiens).

Phase de production de livrables

Pour chacun des deux sujets de capitalisation, le processus de restitution et finalisation comprendra :

·         Une restitution à chaud des résultats préliminaires auprès de l’équipe projet (présentation PPT)

·         La production d'une version provisoire des livrables pour commentaires par Expertise France

·         L'élaboration d’un lot de livrables définitifs par sujet de capitalisation (2 au total) comprenant :

o   Un rapport principal de capitalisation sous forme de présentation PPT

o   Des fiches bonnes pratiques et leçons apprises

o   Une fiche synthétique de capitalisation de 2-3 pages (résumé exécutif)

·         La participation à une réunion finale du comité de pilotage pour validation officielle

·         Une restitution orale des résultats de la capitalisation auprès de la direction d’Expertise France

Les livrables devront être pédagogiques, visuellement attractifs avec des éléments graphiques accrocheurs et un design soigné.

Calendrier prévisionnel d’exécution

L’expert.e réalisera les 2 travaux de capitalisation de façon concomitante, selon les échéances suivantes :

·         Lancement de la consultation et réunion de cadrage (Phase A) : début juin 

·         Note de cadrage finalisée (Phase A) : fin juin 2025 

·         Collecte des données (Phase B) : juillet et août 2025 

·         Premier rendu (Phase C) : fin août 2025 

·         Rendu définitif (Phase C) : mi-septembre 2025 

·         Restitution (Phase C) : fin septembre ou début octobre 2025 (selon disponibilités de la Direction)