Pour soutenir la mise en œuvre de ce projet, Expertise France mettra en place une équipe projet basée à Saint-Domingue, au sein de l’INTRANT. L’équipe sera dirigée par le/la Chef.fe de projet et soutenue par un chargé de mission mobilité et le chargé administratif et financier. Des experts perlés seront également mobilisés au cours du projet et contribueront à la réalisation des activités.

Sous la supervision du/de la Chef.fe de projet basé.e à Saint-Domingue, le/la Chargé.e administratif et financier est responsable de la bonne application des procédures administratives et financières sur son périmètre. Il/Elle assurera la coordination fonctionnelle des activités et apportera son soutien à l’équipe projet pour la mise en œuvre des actions prévues. Il/Elle travaillera en étroite collaboration avec les chargés de projets du siège d’Expertise France à Paris, et s’appuiera sur les services supports du siège (en particulier les directions financières, juridiques et sécurité des opérations) dans la réalisation de ses missions. 

Le chargé.e administratif et financier exécutera notamment les tâches suivantes :

1.     Gestion financière, budgétaire et comptable

• Participer à l’élaboration du budget annuel, proposer les prévisions d’exécution budgétaires du projet, consolider les exercices mensuels de prévisions budgétaires ;
• Suivre la consommation budgétaire du projet, veiller à la bonne maîtrise des coûts du projet (activité permanente de cost control), alerter en cas de risque de dérapage et être en mesure de proposer des solutions d’optimisation des coûts ;
• Assurer la gestion de la trésorerie locale (selon la procédure et les outils mis en place : carte bancaire projet, compte bancaire local, ou caisse locale) : préparer les mandats de paiement, effectuer les demandes d’approvisionnement, tenir à jour le fichier de gestion de trésorerie, etc.
• Préparer les paiements : éditer et valider les Bons à Payer (BAP) Expertise France, saisir les dépenses dans le suivi financier, suivre les paiements et archiver les documents ;
• Contrôler et vérifier l’engagement des dépenses et veiller à ce que l’ensemble de celles-ci soient effectuées en conformité avec les règles d’éligibilité internes et externes ;
• Réaliser mensuellement les rapprochements bancaires et le contrôle de caisse, effectuer la clôture mensuelle et envoyer le pack comptable au siège ;
• Assurer la mise en place et la mise à jour de l’outil suivi financier du projet et répondre aux exigences de reporting interne (clôture semestrielle et annuelle, prévisions budgétaires) et externes (rapports financiers annuels) ;
• Réaliser mensuellement les rapprochements entre le logiciel comptable (Sage X3) et l’outil de suivi financier, analyser les variations, et engager si besoin, avec la direction des affaires financières, les rectifications nécessaires ;
• Assurer les clôtures semestrielles et annuelles financières et comptables du projet ;
• Piloter l’organisation des audits financiers annuels et finaux ;

2.     Passation de marchés publics 

• Sous le pilotage de/la chef.fe de projet, élaborer et suivre le plan de passation de contrats (prestation de service, fourniture, expertise individuelle, travaux, etc.) et est garant de l’application des procédures de marchés publics en lien avec le département des affaires juridiques;
• Préparer les dossiers de consultation d’entreprises et des calendriers de passation et d’exécution des marchés ;
• Assurer le suivi des publications des marchés en accord avec la procédure validée, suivre le processus de mise en concurrence ;
• Participer au processus d’analyse des candidatures, d’évaluation des offres et de sélection des prestataires ;
• Assurer le secrétariat des comités, rédiger les contrats et les PV d’attribution des contrats ;
• Renseigner le logiciel interne avec les informations requises, suivre l’exécution contractuelle des contrats réalisés, préparer les avenants, clôturer les contrats.

3.     Gestion administrative et logistique du projet et du bureau

• Participer à l’élaboration, à la mise à jour du manuel de procédure et des outils de pilotage et de gestion de projet et est garant de leur bonne application par l’ensemble des parties prenantes ;
• Coordonner l’archivage (papier et numérique) du projet et la bonne tenue des documents administratifs et financiers ;
• Superviser les sujets administratifs et financiers du bureau projet terrain en lien avec les autres services internes d’Expertise France ;
• Participer aux exercices de revue de projet
• Assurer la gestion du personnel local sur le plan administratif et financier : élaboration des fiches de poste, organisation des recrutements, suivi du contrat de portage salarial, des congés, paiement des salaires et charges, etc. ;
• Veiller au respect du cadre juridique et opérationnel du projet (enregistrement administratif, gestion de l’exonération des taxes, etc.) ;
• Organiser la partie logistique des déplacements de l’équipe projet et les missions d’expertise (achats des billets, véhicule, demandes de visas long ou court séjour) en lien avec le département de la sécurité des opérations / le pôle implantation lorsque nécessaire ;
• Organiser la logistique des réunions, évènements, ateliers réalisés dans le cadre du projet ;
• Contribuer aux prises de rendez-vous, l’organisation de réunions de travail, la gestion d’agendas, la préparation de courriers ;
• Organiser la vie du bureau projet : gestion des stocks et acquisition des équipements, logiciels, et fournitures du bureau projet, participation aux travaux d'inventaires des actifs du projet

4.     Responsabilités transversales

• Garantir le respect des procédures internes comptables, financières et juridiques sur son périmètre ;
• Accompagner et former à l’appropriation des procédures et des outils par l’équipe projet ; être force de proposition pour l’amélioration des procédures.

Cette liste de tâches n’est pas exhaustive. Le/la chargé.e administratif et financier est responsable de la bonne gestion administrative et financière du projet et pourra être amené à effectuer toute autre tâche nécessaire à la bonne exécution du projet.