Description du poste

Sous l’autorité de la Directrice du Département, le.la Coordinateur.trice SERA contribue à déployer la politique SERA de l’agence, visant à améliorer la qualité, l’impact et la redevabilité des programmes et projets sous la responsabilité opérationnelle du département géographique. En coordination étroite avec les directions pays, les coordinateurs SERA du réseau et la cellule SERA de la direction des opérations, il.elle coordonne et supervise   l’ensemble des activités de SERA des projets en développement ou en exécution, et garantit le respect des engagements de la politiques SERA de l’agence, en veillant aux aspects Genre.

Plus spécifiquement, son rôle vise à :

1. Informer, sensibiliser, former et mobiliser les équipes du département, au siège et dans le réseau, de façon à faire émerger une culture commune en SERA axé sur les résultats
2. Harmoniser et déployer des outils et processus de SERA dans le réseau (directions pays) pour améliorer le contrôle qualité et la redevabilité des projets du département vis-à-vis des parties prenantes
3. Apporter un soutien méthodologique aux équipes projet dans la conception et la mise en œuvre de systèmes SERA robustes et assurer un contrôle qualité de ces systèmes SERA mis en place
4.   Former et accompagner les équipes siège et terrain pour améliorer leurs capacités en matière de SERA et favoriser le développement de pratiques de gestion de projet agiles
5. Conseiller les managers du département pour améliorer le le cadre de pilotage et de redevabilité des activités opérationnelles et proposer une organisation du pilotage SERA efficiente et pérenne, à travers le développement et la mise en place de processus, indicateurs et tableaux de bord permettant d’agréger, de visualiser et de piloter plus facilement les projets pour les managers du réseau (chefs de projets et directeurs-trices pays) et du siège (Direction GEO)  
6. Identifier, capitaliser et partager les leçons apprises et les bonnes pratiques des projets de façon à favoriser l’apprentissage et à la construction d’une organisation apprenante
7. Piloter le déploiement de la politique SERA au sein du Département GEO avec une remontée régulière des indicateurs de performances liés à ce déploiement
8. Animer et piloter la participation du département GEO aux exercices de collecte d'indicateurs thématiques (THEMA) et du Contrat d'Objectifs et de Moyens (COM) en lien avec les départements techniques.
   

Description des principales responsabilités et tâches

1-Organisation de la fonction SERA dans le Département GEO (30%).

·       Proposer une organisation de la fonction SERA dans le réseau, conciliant les besoins opérationnels identifiés et les ressources budgétaires disponibles

·       Définir les modalités de collaboration du Département GEO avec les Départements techniques sur toutes les dimensions de la fonction SERA

2- Accompagnement et appui aux activités de SERA des projets (30%)

• Accompagner les équipes projet (siège/terrain) dans la mise en œuvre de leurs engagements SERA aux différentes étapes du cycle de projet :

o   en phase de développement de projet (en amont des comités de développement) et en étroite collaboration avec les départements techniques : analyse des besoins, élaboration de la théorie du changement, développement du cadre logique et des indicateurs, identification des ressources SERA à mobiliser, clarification des rôles et responsabilités, intégration des approches transverses

o   en phase de lancement : conception et mise en place d’un dispositif SERA, élaboration de plans de SERA, mise en place de baselines, évaluation des capacités des équipes et des partenaires en SERA, développement d’outils de planification et de suivi des indicateurs (tableau de bord), recrutement des ressources humaines SERA sur les projets

o   en phase de mise en œuvre et de clôture : collecte et analyse de données de suivi des indicateurs, revues de projet, exercices d’apprentissage (capitalisation) et d’évaluation (intermédiaire et finale)

• Réaliser un controle qualité de la mise en œuvre des engagements (qualité Théorie du changement, cadre logique, plan SERA, dispositifs de collectes de données, évaluations, etc.)
• Appuyer et superviser la mobilisation d'expertise externe en SERA

o   identifier et consolider régulièrement les besoins d’appui externe en matière de SERA existants

o   contribuer au développement des termes de référence des missions d’appui externe (conception de dispositif SERA, évaluations, capitalisation, etc.)

o   appuyer l’identification et le recrutement d’expert.e.s SERA

o   Animer le vivier d'expert.e.s et de bureaux d’études spécialisés dans le SERA

• Effectuer des missions de suivi sur les projets concernés, notamment pour :

o   Contrôler et analyser les systèmes SERA (diagnostics) et planifier la mise en œuvre d’actions de renforcement sur la base des constats 

o   mener des évaluations internes (intermédiaire ou finale) et appuyer le processus de suivi des recommandations

o   animer des temps d’apprentissage et d’échange d’expériences au sein et entre les équipes projet

• Conseiller les chefs de projet, chargés projets et les directeurs pays pour que les données collectées soient utilisées pour prendre des décisions opérationnelles appropriées et pour répondre aux engagements contractuels vis à vis des bailleurs de fonds et aux exigences de redevabilité interne

3- Coordination de la politique SERA au sein du département Géo (30%)

·        Coordination :

o   Développer et piloter la feuille de route annuelle SERA pour déployer la politique SERA au niveau du département en collaboration étroite avec la direction du département et les responsables de pôle

o   Affiner et tenir à jour régulièrement le diagnostic des pratiques de SERA au sein du département avec une remontée régulière des données portant sur le déploiement de la politique SERA

o   Participer aux réunions de coordination et de pilotage du département (réunion de management) et de l'agence (Comité Technique SERA)

·        Formation des équipes :

o   Organiser des sessions d’information et de briefing sur la politique SERA de l’agence à destination des personnels siège et terrain

o   Identifier, développer et mettre à disposition des équipes les documents de référence et outils en lien avec la politique

o   Appuyer l’identification des besoins de formation prioritaire en matière de SERA au sein des équipes siège et terrain

o   Encourager la participation des personnels GOUV aux formations SERA proposées par l'agence et en externe

o   Animer des séances de formations courtes sur des points précis au vue des besoins des équipes

• • Organiser des actions d'apprentissage et RETEX thématiques (partage de résultats d’évaluations, ateliers, webinaires Forum du SERA, etc.) pour permettre aux équipes d’échanger des pratiques et des leçons apprises de leurs projets

·        Apprentissage :

o   Piloter le développement d’une culture de la capitalisation sur les projets, afin notamment d’assurer que tous les projets qui se terminent produisent une fiche de capitalisation ;

o   Mener ou piloter des méta-analyses sur plusieurs livrables d’évaluation et de capitalisation afin d’identifier des apprentissages thématiques transversaux, permettant de dégager des tendances et bonnes pratiques au niveau du département.

o   Animer la gestion des connaissances du département au sein de la communauté de pratiques sur le Learning Hub (la Ruche) : alimentation du contenu, etc.

·        Pilotage et suivi :

o   Appuyer le déploiement des exercices de planification annuelle et les revues semestrielles de projet sur l’ensemble des projets du département

o   Elaborer une banque d’indicateurs projets sur les thématiques du département

·        Redevabilité : collecter, consolider et analyser annuellement les données renseignant les indicateurs de pilotage et opérationnels/thématiques du département (indicateurs COM, THEMA, etc.)

4- Contribution aux chantiers transverses du département et de l’agence (10%)

• Contribuer au chantier de déploiement de la politique de SERA et veiller à la diffusion des processus et méthodes définis au niveau de l’agence.
• Appuyer le développement et l’actualisation d’outils et de guides méthodologiques d’aide à la mise en œuvre des engagements de la Politique SERA
• Mutualiser les outils et bonnes pratiques SERA développés au sein du département avec les autres départements et participer à leur bonne diffusion
•  Participer à la révision du format de la feuille de route SERA et à la planification annuelle des activités SERA

Des déplacements sont à prévoir dans les directions pays, pour organiser, animer et assurer le suivi de la fonction SERA dans le réseau.