Sous la supervision hiérarchique du Responsable du pôle, le/la chargé.e de projets assure la mise en œuvre opérationnelle de l’ensemble des phases du cycle de projet. Il/Elle travaille au quotidien avec l’ensemble des acteurs financiers, techniques et managériaux intervenant sur les projets, en s’appuyant sur les moyens et services mis à sa disposition. Le/la chargé.e de projets participe également au développement de nouveaux projets selon les besoins et opportunités identifiés par le pôle.
Le pôle Prévention Réduction et Adaptation aux Risques » (PRAR) constitue l’un des cinq pôles du Département Paix, Stabilité, Sécurité (P2S) d’Expertise France. Le/la Chargé.e de projets intégrera une équipe de chargé.e.s de projets / assistant.e.s de projets travaillant sur ;
La réduction des risques de catastrophe, le renforcement capacitaire des forces des protections civiles des pays partenaires, la coordination régionale, la construction de centre de secours et l’approvisionnement en matériel et équipement de protection Civile.

Les principales responsabilités confiées sont les suivantes :

Pilotage général du/des projet(s) du portefeuille du/de la chargé.e de projets, en lien avec les équipe déployées sur le terrain : Planification des activités - Mise en œuvre du projet – Reporting – Suivi – Evaluation 

• Planification des activités des projets, suivi global de la bonne mise en œuvre des activités du projet /reporting/suivi mensuel des activités et du réalisé.
• Identification, mobilisation et suivi de l’expertise publique et/ou privée nécessaire a la mise en œuvre des projets.
• Passation de marchés et exécution des contrats d’achats/subventions, en collaboration avec le Département des affaires juridiques (DAJ), la Coordinatrice
• Achats/Approvisionnement du Département P2S et éventuellement le/les experts achats du projet
• Pilotage et Suivi des processus d’achat dans le respect des règles des marchés publics et des procédures de l’agence depuis l’expression des besoins à l’achèvement du marché (préparation et relecture des termes de références des appels d’offres et des avis de consultation, publication des appels d’offre sur les supports adaptés, analyse des offres et préparation des grilles d’analyse, suivi des demandes de clarifications aux soumissionnaires, organisation des comités d’évaluation, suivi d’exécution contractuelle, etc.) ;
• Relation bailleurs : Représentation d’EF/Projets &– Respect des modalités contractuelles – Reporting contractuel & Contrôle/Remise des livrables ;
• Relations bénéficiaires et partenaires : Supervision de l’organisation des réunions officielles (comités de pilotage, comités techniques, etc.) – Echange sur les activités, expertise, élaboration des contrats de partenariats et gestion des subventions aux partenaires ;
• Gestion financière, en collaboration avec la Direction des affaires transversales et l’équipe projet : – Contrôle de la gestion du cycle budgétaire et financier de l’agence – consolidation financière des dépenses ;
• Suivi et évaluation (S&E), en lien avec le Référent S&E du projet et du département P2S et l’équipe : Contrôle de la pertinence des indicateurs choisis et du plan de suivi et d’évaluation – Vérification de la mise en place du suivi par l’équipe sur le terrain – Contrôle du respect des engagements contractuels en matière de S&E – Capitalisation
• Organisation logistique des activités, avec l’appui des Assistantes de projets du pôle : Mobilisation des participants – Mise en place des missions (billets avion, visas et assurances) – Per Diem et remboursement frais – Prestations locales (salle, traiteur, traduction, transport) – Préparation des documents de missions (agenda, invitation, liste des participants, etc.) ;
• Communication interne/externe du projet, en lien avec le pôle Communication : élaboration des éléments de communication sur le projet diffusé sur le site internet et les réseaux sociaux – Organisation de manifestations – Relations presse locale et autres médias.

Développement du portefeuille :

• Veille et identification des opportunités de projets dans le domaine de la réduction des risques de catastrophe et/ou protection civile.
• Suivi contexte et de l’actualité des pays d’intervention et prioritaire pour l’agence, connaissance des acteurs, identification des bonnes pratiques et des partenaires.
• Conception d’avant-projets et rédaction des offres
• Le poste implique des déplacements fréquents à l’étranger, selon les besoins des projets en portefeuille et du pôle