Basé(e) à Antananarivo, le/la Chargé(e) contrats et achats est placé(e) sous la responsabilité hiérarchique directe du/de la Responsable contrats et achats, en liaison avec la Coordinatrice des Fonctions Transverses (CFT) de l’Unité Support Projets (USP), et la Direction des affaires Juridiques (DAJ) du siège. Au sein de la Direction pays nouvellement constituée, il/elle interviendra, dans le but d’appuyer le Responsable contrats et achats dans la mise œuvre des activités de sécurisation des engagements et actes juridiques passés par l’USP, ainsi que le suivi et l’exécution des contrats et achats.

Missions

•          Traiter les commandes et mettre en œuvre le processus d’achat selon la règlementation applicable et le règlement des marchés publics et des subventions d’Expertise France
•        Suivre l'exécution des contrats
•        Contribuer à l'approvisionnement du bureau
•        Appuyer le/la Responsable des contrats et achats sur toutes les activités du service autant que nécessaire

Activités principales

Traitement des commandes et mise en œuvre du processus d’achat selon la règlementation applicable et le règlement des marchés publics et des subventions d’Expertise France

•          Réceptionner et traiter les demandes d’achat
•        Participer à l’élaboration des cahiers des charges administratif et technique en lien avec les demandeurs
•       Définir les critères de sélection en concertation avec les demandeurs (chefs de projet, Coordinatrice des fonctions transversales)
•        Préparer les dossiers de consultation
•        Mettre en ligne sur la plateforme de dématérialisation des achats
•       Mettre en œuvre les achats dans le respect des règles et procédures de validation établies par Expertise France et le bailleur de fonds
•       Participer à la mise en place de marchés–cadre pour les services et fournitures du bureau ainsi que des services pour les projets
•        Réaliser l'analyse des offres avec les prescripteurs
•        Négocier les offres dans le respect de la réglementation
•        Apporter sa contribution autant que possible dans l’élaboration des plans de passation de marchés des projets en lien avec les opérationnels
•        Élaborer des tableaux de bord de suivi et d'analyse des achats
•        Assurer une veille sur les marchés nationaux et internationaux des fournisseurs (acteurs, produits, prix, ...)

Suivi d’exécution des contrats

•          S’assurer que le format et les informations reportées sur les devis et factures sont conformes
•      Gérer les opérations de vérification, de réception des fournitures ou livrables, remise de rapports narratifs et/ou financiers selon les besoins
•       Initier les créations de fiches/comptes de tiers qui seront soumis au pôle finances pour vérification et transmission au Siège pour validation
•        Assurer le suivi de l’échéancier des paiements : avance, acomptes et tranches de paiements
•          Établir le suivi des révisions de prix
•       Faire appliquer des pénalités si nécessaires
•       Rédiger des avenants en fonction des besoins 
•       Assurer le suivi des relations avec les fournisseurs jusqu'à la livraison
•       Assurer le suivi des contrats-cadre et de prestations de services 
•       Assurer le respect des règles de l'Agence 

Contribuer à l’approvisionnement du bureau

•         Assurer la capitalisation des listes de prix et de fournisseurs
•      Réaliser la consolidation des prévisionnels d’achat et garantir la bonne constitution des dossiers d’achats à l’échelle du bureau
•       Initier la sélection des fournisseurs, la négociation des prix, les délais et les modalités de livraison
•         Assurer le suivi des relations avec les fournisseurs

Activités transversales

•         Identifier des besoins d'achat transversaux et récurrents en relation avec le responsable des contrats et achats
•       S’assurer que les dossiers d’achats sont complets et archivés selon les procédures internes
•       En lien avec le Responsable contrats et a chats, contribuer  reporting mensuel du service
•       Participer autant que nécessaire aux chantiers lancés par la DAJ