Basé au sein du bureau de coordination d'Expertise France à Paris, l'Assistant de Projet jouera un rôle essentiel en offrant un appui transversal dans les domaines financiers, administratifs et des ressources humaines, ainsi qu'en soutien aux aspects liés à la logistique et aux achats pour le projet. Ses responsabilités couvrent un large éventail de fonctions pour assurer le bon fonctionnement et l'efficacité des processus administratifs et financiers du projet. De plus, l'Assistant de Projet appuiera la mise à jour des outils de gestion opérationnelle, maintiendra les listes de contacts, compilera la documentation liée aux activités du projet, préparera des rapports administratifs, supervisera les traductions de documents, assurera les procédures d'archivage et aidera à organiser certaines activités du projet (webinaires, ateliers, formations, etc.). Il collaborera également étroitement avec les Assistants de Projet d'EF basés directement dans les régions de la CEDEAO et de l’AEC pour assurer un soutien adéquat aux tâches financières, administratives et de ressources humaines, et travaillera en lien avec les Chargés d’appui Finance et Logistique des autres partenaires de mise en œuvre (ADEA et EDUFI).

Sous la supervision hiérarchique du Responsable Administratif et Financier (RAF) du projet, l'Assistant de Projet sera responsable des tâches suivantes :

Responsabilité 1 : Finance et Comptabilité

• Traiter les paiements à partir de la caisse, en respectant les seuils applicables et les procédures de suivi, y compris l'enregistrement des pièces de caisse.
• Tenir un journal de caisse quotidien en saisissant les dépenses.
• Effectuer des auto-contrôles quotidiens du journal de caisse et du fonds de caisse, superviser les avances et traiter les demandes de réapprovisionnement conformément aux procédures d'EF.
• Réaliser les inventaires de caisse hebdomadaires et mensuels.
• Aider à préparer les rapprochements bancaires mensuels.
• Soumettre le journal de caisse au RAF pour contrôle mensuel et consolidation, dans le cadre du pack comptable mensuel.
• Respecter les règles de sécurité financière selon les procédures d'EF.
• Surveiller la trésorerie, anticiper les dépenses et soumettre les demandes de réapprovisionnement.
• Appuyer le suivi de l'exécution financière des contrats de subvention des partenaires, en accord avec leurs dispositions, notamment en ce qui concerne les paiements, les rapports et les modifications éventuelles (avenants).
• Contribuer à la préparation des contrôles internes et participer aux rapports pour les audits administratifs internes.

Responsabilité 2 : Administration et RH

• Suivre les congés et les déplacements du personnel, y compris ceux des expatriés.
• Assister à la préparation des contrats de service impliquant des entrepreneurs externes, des fournisseurs et des consultants.
• Superviser la traduction de la documentation administrative et programmatique selon les besoins.
• Se tenir informé et suivre les règles et réglementations administratives pertinentes pour les activités d'EF, en tenant régulièrement à jour les autres membres de l’équipe projet.
• Appuyer les processus d’obtention des visas de long séjour et des permis de travail pour les experts déployés par le projet.
• Assurer l'application des procédures d'archivage, y compris la gestion des documents justificatifs et le classement des documents électroniques et papier.

Responsabilité 3 : Logistique et Achats

• Appuyer l'organisation logistique d'événements nécessaires au déploiement des activités (webinaires, ateliers, formation, etc.).
• Aider à la diffusion des TdR dans les réseaux pertinents (site web d'EF, LinkedIn, listes de diffusion, etc.) pour identifier l'expertise requise en Europe et en Afrique.
• Assister à la coordination des aspects logistiques des déplacements de l’équipe PEERS et des experts externes, y compris des tâches telles que la réservation des transports et des hébergements, la gestion des demandes de visa et la gestion des avances de perdiem.
• Appuyer la préparation des appels d'offres publics, en supervisant la dématérialisation des procédures, y compris la création de consultations, la réception des offres et la communication électronique avec les candidats.
• Compiler les contrats de service et vérifier la conformité des soumissionnaires.
• Appuyer le suivi de l'exécution des contrats en accord avec leurs dispositions, notamment en ce qui concerne les modifications (avenants et autres actes d'exécution) et les paiements.
• Archiver tous les documents d'achats et contractuels conformément aux procédures internes.
• Fournir les documents requis et les explications des procédures mises en œuvre en cas d'audit.

Responsabilité 4 : Appui opérationnel et Reporting

• Appuyer la mise à jour des outils de gestion opérationnelle clés (prévision budgétaire, outil de planification et de suivi des activités, base de données d'experts, etc.).
• Mettre à jour les listes de contacts des personnes et parties prenantes impliquées dans les interventions de PEERS.
• Archiver et maintenir les informations pertinentes sur les activités soutenues par le projet.
• Appuyer la collecte et le suivi des documents justificatifs (cartes d'embarquement, factures, etc.) et des livrables soumis par les experts mobilisés, et effectuer un contrôle qualité préliminaire.
• Aider à la préparation de tout rapport administratif obligatoire (interne, bailleur, administration publique, etc.).
• Assurer l'application des procédures d'archivage, y compris la gestion des documents justificatifs et le classement des documents électroniques et papier.

Ces tâches impliquent la nécessité d'interagir avec une multiplicité de collaborateurs et d'institutions en Europe, dans les régions de la CEDEAO et de l’AEC, et nécessitent une disponibilité et une capacité à voyager à l'étranger si nécessaire.