Placé sous la responsabilité hiérarchique du chef de projet ou de la cheffe de projet, le/la Responsable administratif et financier supervisera les aspects financiers, contractuels, comptables et administratifs du projet. Il/elle travaillera quotidiennement avec tous les acteurs impliqués dans le projet, que ce soit à Paris ou sur le terrain. Il/elle collaborera avec le département support d’Expertise France (en particulier le Département des Affaires Financières –DAF- et le Département des Affaires Juridiques –DAJ-), le Chef de Projet ou la Cheffe de projet, l’Experte Arts du spectacle ainsi que l’équipe Expertise France basée à Paris, afin d'harmoniser les pratiques et de coordonner la gestion administrative et financière du projet, Il/elle aura entre autres missions :

1 / Assurer la gestion financière du projet

·       Superviser la gestion administrative, comptable et financière (en majorité subvention) du projet en étroite collaboration et concertation avec le siège d'Expertise France à Paris (DAF et DAJ) ;

·       Assurer la contractualisation avec les bénéficiaires retenus via des appels à projets : mise en œuvre des engagements, suivi des projets du point de vue administratif et financier en lien avec le/la chef/fe de projet et  l’Experte spectacle vivant, versement des avances et versement des soldes ;

·       Assurer la conformité des engagements, des mandats et des paiements ;

·       Assurer l'élaboration du manuel de procédures et sa stricte application au sein du projet ;

·       Superviser la mise en place de tableaux de bord et d'outils financiers pour le projet (suivi du budget, suivi de la trésorerie, etc.) ;

·       Effectuer des contrôles de procédures et des contrôles de conformité aléatoires tout au long du projet ;

·       Préparer les rapports financiers mensuels pour le siège et les partenaires ;

·       Participer à la préparation du reporting ainsi qu'à la conduite des exercices financiers d'Expertise France (prévisions, clôtures, audit) en collaboration avec le chef de projet et le siège ;

·       Participer à la rédaction du manuel de procédures administratives et financières ;

·       Assurer le contrôle des activités du projet - collecte des justificatifs de dépenses, contrôle de la conformité des coûts avec les dépenses éligibles, présentation des pièces justificatives à l'auditeur ;

·       Assurer le reporting administratif et financier;

·       Contribuer au renforcement des capacités des bénéficiaires sur les aspects comptables, financiers et administratifs.

2 / Gestion administrative et logistique

·       Assurer le suivi des contrats ainsi que la gestion administrative du personnel ;

·       Travailler en étroite collaboration avec le département RH et l'équipe de gestion du projet ;

·       Planification des achats par les procédures Expertise France (choix des fournisseurs, négociation des contrats, etc ;)

·       Le/la Responsable administratif et financier doit également être en mesure d'appuyer le renforcement des capacités des bénéficiaires du projet dans la préparation, la mise en œuvre, la gestion et le suivi des subventions ;

·       Assurer le traitement des feuilles de temps ;

·       En coordination avec le chef de projet ou la cheffe de projet  et avec l’appui de l’assistant/e de projet, il/elle assure l'organisation logistique des missions liées au projet (ordres de mission, billets d'avion, per diem, visa) et des événements spécifiques (comités de pilotage, séminaires, missions du siège, etc.). Il/elle assure également la préparation des dossiers des participants, la gestion des relations avec les prestataires de services (hôtellerie, restauration, etc.).