Basé.e à la direction d’Expertise France en Haïti, l’assistant.e de projet appuie la coordination globale

• du projet d’accompagnement à l’ouverture de l’Hôpital de l’Université d’État d’Haïti (HUEH)
• du projet Phenix dont l’objectif est le renforcement des capacités opérationnelles et de réponses des services d’incendie, de secours et de la Protection civile au profit de la population haïtienne dans le cadre du schéma national de gestion des risques et de catastrophes.

L’assistant.e de projet a la charge d’appuyer le suivi et de la bonne mise en œuvre opérationnelle des activités des deux projets sous la supervision respective des Chefs de projet. Dans le détail, il/elle devra assurer les missions suivantes

Gestion administrative :
•    En lien avec les chef(fe)s de projets, gère les aspects administratifs des dossiers liés à la mise en œuvre opérationnelle des projets ;
•    Aide à la recherche documentaire, indexation, classement et archivage de documents ;
•    Pré remplit les contrats d’expertise et les contrats de prestation de services, enregistre les contrats dans l’outil de l’agence (Atlas) ;
•    Collecte, classement et archivage de pièces administratives (contrat principal du projet, marchés, contrats de mise en œuvre,) en version papier (originale) et en version électronique ;
•    Aide à la création de dossiers spécifiques (recherche documentaire, compilation de documents,...) ;
•    Mise en page des documents produits par les projets (termes de référence (TdR), rapports, publications diverses…) ;
•    Rédaction de comptes rendus (CR) de réunions ;
•    Mise à jour des tableaux de bord existants (suivie des contrats, des experts…).

Gestion budgétaire, financière et comptable :
•    Collecte, vérification de la conformité et archivage des pièces justificatives et comptables ;
•    Élaboration des bons à payer (BAP) et des bons à facturer (BAF) ;
•    Mise à jour des tableaux de bord de suivi budgétaire du projet ; vérifie la comptabilité et la bonne tenue du suivi financier ;
•    Suivi des dépenses (relation avec le service comptable) et des factures fournisseurs (suivis, relance, enregistrement administratif) ;
•    En coordination avec le chargé de projet, contribue à l’élaboration des rapports financiers ;
•    Prépare les clôtures annuelles et d’autres exercices budgétaires (rapprochement bancaire) ;
•    Prépare les audits annuels et finaux des projets (préparation des pièces justificatives, réunion de lancement, vérification du rapport financier…)

Gestion logistique :
•    Assure ou appuie l’organisation logistique d’événement spécifique (missions siège, mission projets, voyages d’études, etc…) ;
•    Prépare les dossiers des participants, gestion des relations prestataires (hôtel, repas, service de traduction, etc…)
•    Prépare les déplacements : ordre de mission, billets d’avions, perdiem, visa ;
•    Gères les procédures d’obtention de passeports de services et visa

Suivi opérationnel

·       Appuie les chef(fe)s de projet dans la mise à jour des tableaux de bord du projet

·       Participe aux réunions de projet et prépare les comptes rendus

·       Participe aux activités de capitalisation menées sur le projet

·       Contribue à la relecture des livrables produits sur les projets

Coordination et autres activités transverses

·       Participation aux réunion de coordination de la direction pays & de l’unité support programme

·       Participation à toute activité de coordination

·       Contribue à la préparation de support de communication, en français et/ou en créole, sur les projets et/ou sur les activités menées par Expertise France en Haïti