Sous la supervision de la responsable du pôle PRAR au siège, le/la chef.fe de projet assure à temps plein le pilotage, la coordination globale et la mise en œuvre opérationnelle et financière des activités du projet. Il/Elle assure le contact permanent avec les partenaires du projet et veille à l’implication de ces derniers. Il/Elle assure le management de l’équipe projet à Manille et pilote de manière spécifique l’ensemble des actions prévues dans le cadre du projet.

Le/la chef.fe de projet aura pour responsabilités principales :

• La mise en œuvre du projet dans le respect des délais et des exigences techniques, budgétaires et légales prévues au contrat signé entre Expertise France et l’AFD ;
• Le pilotage stratégique et opérationnel ainsi que la gouvernance du projet et la supervision du suivi-évaluation du projet ;
• La supervision de la gestion administrative, budgétaire et financière du projet ;
• Assurer le management de l’équipe terrain ;
• La représentation et la gestion des relations institutionnelles et partenariales du projet. 

De manière plus spécifique, ses missions et responsabilités sont les suivantes :

Gestion stratégique et opérationnelle du projet :

• Assurer le respect du planning opérationnel ;
• Définir les orientations stratégiques et opérationnelles du projet, en concertation avec l’ensemble des parties dans le respect du cadre contractuel ;
• Impulser et animer le travail au sein de l’équipe projet basée à Manille afin d’assurer la bonne déclinaison opérationnelle par son équipe des orientations stratégiques du projet ;
• Superviser la planification des activités et des ressources, élaborer le budget annuel, le suivi, l'évaluation et la capitalisation des activités du projet ;
• En étroite collaboration avec les expert(e)s technique(s) mobilisé(e)s, superviser et coordonner la mise en œuvre des activités liées aux différents résultats attendus ;
• S’approprier les procédures du siège (missions, sécurité, outils de suivi opérationnel et financier, etc…) ;
• Veiller au respect du contrat bailleur, anticiper et gérer les risques et les évolutions relatifs au projet et alerter sa hiérarchie au besoin ;
• Assurer un contrôle qualité des livrables produits dans le cadre du projet ;
• En étroite collaboration avec le/la Chargé.e Suivi, Evaluation, Redevabilité et Apprentissage (SERA), garantir la mise en place du dispositif de suivi et évaluation. Tout au long du projet, il/elle utilise le dispositif comme un outil d’aide au pilotage du projet ainsi que la réalisation des évaluations externes intermédiaires et finales du projet et supervise la mission du prestataire.

Gestion administrative et financière :

En étroite collaboration avec l’assistante logistique, administrative et financière et le responsable administratif et financier de l’équipe projet, l’équipe siège et les fonctions transverses de l’agence, le/la chef.fe de projet veillera à :

• S’assurer que la planification budgétaire est cohérente avec la planification opérationnelle ;
• Contrôler la qualité du suivi administratif et financier global du projet ;
• Engagement des dépenses du projet jusqu’à 40 000€ ;
• Etablir un état des lieux régulier des engagements, décaissements et prévisions budgétaires ;
• S’assurer que les éléments nécessaires au bon suivi des projets sont mis à jour dans les temps (prévisionnel des dépenses, prévisionnel des achats, tableau de passation de marché, calendrier du monitoring audit / reporting bailleur) ;
• Contribuer au respect des procédures exigées par le bailleur et l’agence (règles d’éligibilité des dépenses, achats, marchés, subventions, rapports, etc.).
• Superviser le reporting financier interne de l’agence (revues mensuelles et trimestrielles, clôtures budgétaires) et le reporting financier externe à destination du bailleur.
• Superviser le suivi de l’audit du projet.

Management de l’équipe projet :

• Mener les recrutements pour les postes au sein de l'équipe restant à pourvoir ainsi que les expertises externes dans le respect des procédures de l'agence ;
• Intégrer les nouveaux collaborateurs, recueillir les besoins de formation et veiller à ce qu'ils soient formés (y compris aux procédures agence) ;                                        
• Animer et coordonner le travail au sein de l’équipe projet ;
• Veiller à la bonne exécution des activités par l’équipe projet en pilotant le plan de charge de l'équipe ;     
• Fixer les objectifs des collaborateurs et évaluer leur performance ;            
• Accompagner les équipes dans l'exécution de leur fonction ;                  
• Assurer des conditions adaptées au contexte et à l'environnement de travail (locaux, matériel, bien être, etc.) ;            
• Faciliter et accompagner la mise en place d’outils, de bonnes pratiques et de méthodes de travail ;
• S'assurer, avec le département Sûreté d'EF, que les conditions et les procédures de sécurité fixées par l'agence sont respectées ;            
• Veiller à ce que les collaborateurs respectent les règles et procédures de l'Agence, notamment en matière de sûreté et de bonne conduite, et en matière de passation de marchés.
• Mobiliser les expertises techniques (identification des besoins, planification, rédaction des TdR, organisation des missions, assurance-qualité des livrables transmis par tous les experts) ;
• Suivre les performances de l’ensemble des experts mobilisés.

Reporting :

• Assurer une remontée d’information hebdomadaire et entretenir des relations étroites auprès de l’équipe siège d’Expertise France. Etre en lien avec les services transverses d’Expertise France à Paris selon les besoins (affaires juridiques, affaires financières, communication) ;
• Organiser la collecte de données par les acteurs de mise en œuvre permettant d’assurer l’actualisation régulière des indicateurs du cadre logique et consolider les rapports annuels de suivi des indicateurs du programme ;
• Elaborer les rapports d’activités intermédiaires et finaux (narratifs et financiers), selon les échéances et les modalités contractuelles. Etre en charge d’une partie de la rédaction et de la consolidation globale des autres parties rédigées par l’équipe projet et les partenaires et assurer le contrôle qualité des rapports finalisés avant transmission au chargé de projets au siège pour validation.

Relations institutionnelles et partenariales, représentation :

• Représenter Expertise France auprès du bailleur, de l’Ambassade de France et de la DUE à Manille, auprès des partenaires du projet et auprès de tout acteur ou institution national.e ou régional.e ;
• Animer le travail avec les partenaires afin d’assurer la bonne déclinaison opérationnelle des orientations stratégiques du projet ;
• Assurer la responsabilité directe de la bonne conduite des relations institutionnelles avec les partenaires et acteurs nationaux en lien avec les objectifs du projet ;
• Être responsable du niveau de connaissance et d’appropriation des différentes parties prenantes. Pour cela, veiller à une bonne circulation de l’information et intégrer de manière pertinente et équilibrée chaque acteur, en fonction de leur rôle respectif ;
• Organiser et superviser les réunions du Comité de Pilotage (COPIL) et des comités techniques (COTECH), et s’assurer que ces instances de gouvernance soient les plus constructives et efficaces possibles pour l’atteinte des résultats du projet ;
• Assurer le lien opérationnel avec l’AFD à Manille ;  
• S’assurer de la complémentarité du projet avec les autres initiatives nationales et régionales sur la thématique et développer des synergies ;
• Veille et identification des opportunités de projets et de financement dans le domaine de la réduction des risques de catastrophe et/ou protection civile ;
• Suivi de l’actualité, connaissance des acteurs, identification des bonnes pratiques et des partenaires ;
• Contribuer au développement du portefeuille du pôle PRAR dans la région.

Communication et capitalisation:

• Contribuer aux activités de communication et de valorisation du programme ;
• Participer au partage d'expériences et à la diffusion des bonnes pratiques ;
• Contribuer à assurer les synergies entre les différents projets et acteurs ;
• Rédiger de notes techniques et/ou thématiques.

Cette fiche de poste n’est pas exhaustive. De manière générale le/la chef.fe de projet est garant.e de l’atteinte des objectifs contractuels du projet et devra réaliser toute activité nécessaire à la bonne exécution du projet.