Réf.
2024/AP/12263
Type d'offre
Poste Siège
Type de contrat
CDI
Date limite de candidature
15/01/2025 19:06
Assistant projet (H/F)
Département Gouvernance - GOUV > Pôle Transparence, Gestion et Redevabilité
Mis en ligne le : 22/11/2024
EUROPE CONTINENTALE
FRANCE
Description de la mission
SITUATION/POSITION : direction des opérations – département Gouvernance – pôle Transparence, Gestion et Redevabilité publiques (TGR - 16 personnes à Paris)
Au sein du pôle TGR, l’assistant.e de projets vient en appui sur gestion administrative, financière (budgétaire et comptable), et logistique des projets.
Description du projet ou contexte
DESCRIPTIF DE LA FONCTION :
En lien avec les chargé.e.s de projets :
Gestion administrative :
- Préparation et suivi de contrats (experts, prestataires, etc.)
- Mise en page de documents produits par les projets
- Rédaction de CR de réunions
- Collecte, classement et archivage (papier et électronique) de pièces administratives
Gestion financière :
- Collecte, vérification de la conformité et archivage des pièces justificatives et comptables
- Elaboration des bons à payer (BAP) et des bons à facturer (BAF)
- Suivi des dépenses (relation avec le service comptable)
- Suivi des factures fournisseurs (suivi, relance, enregistrement administratif)
- Elaboration des rapports financiers
- Préparation des clôtures annuelles et d’autres exercices budgétaires
- Préparation des audits annuels et finaux des projets
Gestion logistique :
En coordination avec les chargés de projets et assistants de projets administratifs et financiers [basés à Paris au sein du pôle TGR], ainsi que les équipes sur le terrain, l’assistant de projets est en charge de l’organisation logistique :
- des déplacements sur le terrain (experts long-terme et court-terme, collègues du pôle TGR) : billets d’avion, visas, procédures de sécurité, ordres de mission, réservations d’hôtels, per-diem et avances, etc. ;
- des évènements organisés à Paris (ou un tiers-lieu) liés aux projets rattachés au pôle TGR (comités de pilotage, séminaires, missions siège, etc.) : préparation des dossiers des participants, gestion des relations avec les prestataires (hôtel, repas, services de traduction, etc.).
Profil souhaité
PROFIL SOUHAITE :
Compétences techniques :
- Licence professionnelle, BTS Support à l’action managériale, Administration-finance, ou équivalent
- Excellente maîtrise des outils bureautiques, notamment Word et Excel
- Deux ans d’expérience en matière d’appuis administratifs et financiers, avec une dimension logistique
Compétences transverses :
- Capable de s’organiser dans un environnement complexe et de travailler sur un grand nombre de dossiers simultanément
- Rigueur
- Proactivité
- Capacités relationnelles (nombreux contacts en interne et en externe)
- Maîtrise de l’anglais (lu, écrit et parlé) préférable
