Pour appuyer la mise en œuvre de ce projet, Expertise France mettra en place une équipe projet, basée à Port-Louis. L’équipe projet sera pilotée par le/la chef.fe de projet et composée d’un.e responsable administratif et financier ainsi que deux expert.es techniques long-terme.

Sous la responsabilité du/de la chef.fe de projet basé.e à Maurice, le.la  responsable administratif et financier est responsable de la bonne application des procédures administratives et financières sur son périmètre. Il.elle assure une coordination fonctionnelle de l’activité et appuie les équipes dans la mise en œuvre du projet. Il/elle travaillera en étroite collaboration avec le/la chargé.e de projet basé.e au siège d’Expertise France à Paris qui servira de relais et de point d’entrée au siège. Il/elle s’appuiera également sur les services supports du siège d’Expertise France (notamment les directions financières, juridiques, et sécurité des opérations) dans la réalisation de ses missions.

A ce titre, le/la responsable administratif et financier exécute notamment les tâches suivantes :

Gestion financière, budgétaire et comptable

-       Participer à l’élaboration du budget annuel, proposer les prévisions d’exécution budgétaires du projet, consolider les exercices mensuels de prévisions budgétaire ;

-        Suivre la consommation budgétaire du projet, veiller à la bonne maîtrise des coûts du projet (activité permanente de cost control), alerter en cas de risque de dérapage et être en mesure de proposer des solutions d’optimisation des coûts ;

-        Assurer en autonomie la gestion du compte bancaire local et la caisse locale du projet (préparer les mandats de paiement, effectuer les demandes d’approvisionnement, tenir à jour le fichier de gestion de trésorerie, etc.)

-        Préparer les paiements : éditer et valider les Bons à Payer (BAP) Expertise France, saisir les dépenses dans le suivi financier, suivre les paiements et archiver les documents ; 

-        Contrôler et vérifier l’engagement des dépenses et veiller à ce que l’ensemble de celles-ci soient effectuées en conformité avec les règles d’éligibilité internes et externes ; 

-        Réaliser mensuellement les rapprochements bancaires et le contrôle de caisse, effectuer la clôture mensuelle et envoyer le pack comptable au siège ;

-        Assurer la mise en place et la mise à jour de l’outil suivi financier du projet et répondre aux exigences de reporting interne (clôture semestrielle et annuelle, prévisions budgétaires) et externes (rapports financiers annuels) ;

-        Réaliser mensuellement les rapprochements entre le logiciel comptable (Sage X3) et l’outil de suivi financier, analyser les variations, et engager si besoin, avec la direction des affaires financières, les rectifications nécessaires ;

-        Assurer les clôtures semestrielles et annuelles financières et comptables du projet ;

-        Piloter l’organisation des audits financiers annuels et finaux ;

Passation de marchés publics

-        Sous le pilotage de/la chef.fe de projet, il.elle élabore et suit le plan de passation de contrats (prestation de service, fourniture, expertise individuelle, etc.) et est garant de l’application des procédures de marchés publics en lien avec le département des affaires juridiques ;

-        Préparer la partie administrative des dossiers de consultation d’entreprises et des calendriers de passation et d’exécution des marchés ;

-        Assurer le suivi des publications des marchés en accord avec la procédure validée, suivre le processus de mise en concurrence ;

-        Participer au processus d’analyse des candidatures, d’évaluation des offres et de sélection des prestataires ;

-        Assurer le secrétariat des comités et rédiger les PV de notification des offres et d’attribution des contrats ;

-        Etablir les contrats entre le projet et les prestataires ;

-        Renseigner le logiciel interne avec les informations requises, suivre l’exécution contractuelle des contrats réalisés, préparer les avenants, clôturer les contrats.

Gestion administrative et logistique du projet et du bureau 

-        Participer à l’élaboration, à la mise à jour du manuel de procédure et des outils de pilotage et de gestion de projet et est garant de leur bonne application par l’ensemble des parties prenantes ;

-        Coordonner l’archivage (papier et numérique) du projet et la bonne tenue des documents administratifs et financiers ;

-        Superviser les sujets administratifs et financiers du bureau projet terrain en lien avec les autres services internes d’Expertise France ;

-        Participer aux exercices de revue de projet, et faciliter la collaboration avec les autres cellules de l’équipe projet, selon les modalités convenues avec la chefferie de projet ;

-        Assurer la gestion du personnel local sur le plan administratif et financier : élaboration des fiches de poste, organisation des recrutements, suivi du contrat de portage salarial, des congés, paiement des salaires et charges, etc. ;

-        Assurer la conformité des procédures, opérations du projet avec le dispositif EF à Maurice et le cadre d’exécution du projet (type enregistrement administratif du projet, gestion des exonérations et paiement des taxes, etc.) ;

-        Organiser la partie logistique des déplacements de l’équipe projet et les missions d’expertise (achats des billets, véhicule, demandes de visas long/ponctuels,), en lien avec la Direction de la sécurité des opérations / le pôle implantation lorsque nécessaire ;

-        Organiser la logistique des réunions, évènements, ateliers réalisés dans le cadre du projet ; 

-        Contribuer aux prises de rendez-vous, l’organisation de réunions de travail, la gestion d’agendas, la préparation de courrier ;

-        Organiser la vie du bureau projet : gestion des stocks et acquisition des équipements, logiciels, et fournitures du bureau projet, participation aux travaux d'inventaires des actifs du projet

Transversal

-        En cas de recrutement supplémentaire, il/elle forme et accompagne l’assistant.e de projet dans sa montée en compétences ;

-        Garantir le respect des procédures internes comptables, financières et juridiques sur son périmètre ;

-        Accompagner et former à l’appropriation des procédures et des outils par l’équipe projet ; force de proposition pour l’amélioration des procédures.

Cette liste de tâches n’est pas exhaustive ; de manière générale le/la responsable administratif et financier est le garant d’une bonne gestion administrative et financière du projet et devra réaliser toute activité nécessaire à la bonne exécution du projet.