MISSIONS :

Suivi et gestion des moyens généraux de la mission

·    Superviser l’état du groupe électrogène, en s’assurer de la maintenance régulière, mettre en place et superviser la procédure de suivi de sa consommation en carburant

·       Vérifier la consommation d’électricité et d’eau avant transfert de la facture au pôle finances

·       Superviser l’état des climatiseurs et s’assurer de leur maintenance régulière

·       Être responsable du suivi des équipements de l’Agence, de leur codage, de leur état et de leurs inventaires périodiques réguliers

·       Suivre les stocks de fournitures de bureau, anticiper les commandes et suivre leur affectation

Gestion des contrat-cadres logistique de la mission

·       Participer à la mise en place des contrat-cadres logistiques de l’Agence (transport de personnes, de marchandises, transitaire, fournitures de bureaux, etc.) en lien avec les besoins du bureau et des projets

·       Participer à la rédaction des cahiers des charges des appels d’offres logistique

·       Être responsable du suivi des contrat-cadres logistiques et du lien avec les fournisseurs concernés (montant maximum, dates de validité, etc.)

Transport de marchandises

·     Assurer le suivi de l’entrée des marchandises internationales sur le territoire et le respect par l’Agence des formalités douanières en lien avec l’entreprise en charge des formalités de dédouanement préalablement identifiée

·       Assurer le suivi du transport national des marchandises de l’Agence (identification du/des transporteur(s), chargement, inventaire, Waybill, etc.)

Transport de personnes

·       Identifier une société de location de véhicules et une société de taxis fiables en lien avec le Chargé de Sûreté

·       Mettre en place une procédure de réservation de billets d’avion nationaux et internationaux

·       Contrôle des itinéraires reçus et l’optimisation des coûts

·       Assurer les réservations des hébergements à Lomé pour les missionnaires et faciliter les relations avec les agents immobiliers ou courtiers pour les hébergements longue durée

Gestion du parc véhicule

·       Superviser la gestion administrative des documents liés aux véhicules (log book, contrats, assurances, enregistrements, etc.)

·       Mettre en place la méthode de gestion d’approvisionnement en carburant, pièces détachées et consommables du parc véhicules

·       S’assurer de l’exécution des opérations de maintenance et de réparation des véhicules

·       S’assurer de la présence du lot de bord adapté dans chaque véhicule (pharmacie, logbook, suivi carburant et des déplacements, etc.)

·       Consolider et analyser les consommations mensuelles relatives au parc de véhicules

·       Faire appliquer les règles liées aux déplacements des véhicules et des personnes

Gestion des équipements, du parc informatique et de la télécommunication

·       Attribuer les codes logistiques à chacun des équipements entrant dans le parc et mettre à jour le tableau de suivi des équipements de l’Agence

·       S’assurer de la qualité des installations, du bon dimensionnement et du bon fonctionnement des systèmes de communication

·       Mettre en place une procédure de gestion du crédit téléphonique

·       Être responsable du suivi de l’entièreté du parc informatique de l’Agence

·       Participer au dimensionnement du parc informatique des projets et du bureau

·       Mettre en place une stratégie de sauvegarde, de protection des données et de mise à jour de l’antivirus

·       S’assurer de l’entretien et de la bonne utilisation du parc informatique

·       Entrer en contact avec le prestataire de service pour support technique

·       S’assurer que les sauvegardes automatiques hebdomadaires soient réalisées

·       Tenir à jour l’état de parc informatique du bureau

·       Effectuer des inventaires réguliers physiques de tous les équipements de l’Agence dont celui du matériel informatique

Management

·       Préparer et suivre les plannings des équipes logistiques sous sa responsabilité

·       Évaluer les performances du personnel sous sa supervision directe

·       Former les équipes logistiques aux procédures de l’Agence

·       Organiser des ateliers de formations sur des thématiques selon les besoins identifiés

Activités transverses 

·       Élaborer en lien avec le CFT les reportings mensuels logistiques

·       Participer activement à la rédaction des développements de projets et des rapports bailleurs

·       Être responsable du correct archivage des documents logistiques du bureau et des projets

Cette définition de fonction peut être sujette à des modifications permanentes suivant l’évolution des activités de l’agence et la nécessité de pouvoir s’y adapter.

De plus le contenu des activités n’est pas exhaustif et d’autres tâches en lien avec votre domaine de compétences et dans le respect de votre charge de travail peuvent vous être demandées.