Au sein de l’équipe de l’Unité Support Projets (USP) à Kigali, Rwanda,  sous la supervision du responsable achats contrats (RAC), et en lien managérial fonctionnel du département des affaires juridiques (DAJ) du Siège, le Chargé d'Achat est responsable de :

Suivi des Plans de Passation des Contrats de son portefeuille de projets

·       Accompagner, avec le Responsable Achat et Contrat de l’USP, les chefs de projet dans l’élaboration de leur Plan de Passation de Contrat et s’assurer de leur validation par le DAJ

·       Proposer les chronogrammes de passation pertinents en lien avec les jalons du projet et les contraintes locales

·       Suivre et mettre à jour en temps réel les Plans de Passation de Contrat au fur et à mesure de leur exécution

·       Identifier les marchés pertinents et les éventuels regroupement possibles de procédures

·       Identifier les besoins récurrents et proposer les accords-cadres pertinents, avec validation du Responsable Achat

Traitement des commandes et mise en œuvre du processus d’achat selon la règlementation applicable et le règlement des marchés publics et des subventions d’Expertise France

·       Réceptionner et traiter les demandes d’achat

·       Participer à l’élaboration des cahiers des charges administratif et technique en lien avec les demandeurs

·       Définir les critères de sélection en concertation avec les demandeurs (chefs de projet, Coordinateur des fonctions transversales)

·       Préparer et rédiger le dossier de consultation

·       Assurer l’obtention des ANO par le DAJ où c’est nécessaire

·       Mettre en ligne sur la plateforme de dématérialisation des achats

·       Organiser les comités d’évaluation des offres

·       Réaliser l'analyse des offres avec les prescripteurs

·       Négocier les offres dans le respect de la règlementation

·       Rédiger et envoyer les lettres de rejet aux fournisseurs non sélectionnés

·       Rédiger les contrats et insérer les clauses spécifiques en lien avec le Responsable Achat, le Chef de projet et le DAJ lorsque pertinent

·       Assure la complétude du dossier administratif et son archivage

·       Elaborer des tableaux de bord de suivi et d'analyse des achats

·       Assurer une veille sur les marchés nationaux et internationaux des fournisseurs (acteurs, produits, prix, …)

Suivi d’exécution des contrats

·       Assurer la mise à jour en temps réel du tableau de suivi des contrats de son portefeuille

·       S’assurer que le format et les informations reportées sur les devis et factures sont conformes

·       Gérer les opérations de vérification, de réception des fournitures ou livrables, remise de rapports narratifs et/ou financiers selon les besoins

·       Initier les créations de fiches/comptes de tiers qui seront soumis au pôle finances pour vérification et transmission au Siège pour validation

·       Assurer le suivi de l’échéancier des paiements : avance, acomptes et tranches de paiements

·       Etablir le suivi des révisions de prix

·       Faire appliquer des pénalités si nécessaires

·       Rédiger des avenants en fonction des besoins

·       Assurer le suivi des relations avec les fournisseurs jusqu’à la livraison

·       Assurer le suivi des contrats-cadre et de prestation de service

·       Assurer le respect des règles de l’Agence

Contribuer à l’approvisionnement du bureau

·       Assurer la capitalisation des listes de prix et de fournisseurs

·       Réaliser la consolidation des prévisionnels d’achat et garantir la bonne constitution des dossiers d’achats à l’échelle du bureau

·       Initier la sélection des fournisseurs, la négociation des prix, les délais et les modalités de livraison

Assurer le suivi des relations avec les fournisseurs

Activités transverses 

·       Identifier des besoins d'achat transversaux et récurrents en relation avec le responsable achats-contrats

·       S’assurer que les dossiers d’achats sont complets et archivés selon les procédures internes

·       Contribuer en lien avec le responsable achats-contrats au reporting mensuel du pôle

·       Participer autant que de besoin aux chantiers lancés par le DAJ