MISSIONS

Sous l’autorité du chef de projet, et en collaboration avec les différentes équipes support de l’USP, le Chargé des Fonctions Supports sera responsable des missions suivantes.

Les éléments présentés ci-après sont généraux et présentés à titre indicatif. Les missions peuvent être amenées à évoluer selon des besoins prioritaires identifiés et les types d’appui à fournir.

Gestion logistique :

·        Assister le coordinateur de projet dans l’organisation d’événements (séminaires, ateliers, formations) liés aux activités du projet, en lien avec le pôle Logistique : assurer l’envoi des invitations et établir les listes de participant.e.s, préparer les fournitures et le matériel nécessaire au bon déroulement des activités ;

·        Anticiper les démarches nécessaires pour la programmation, l’organisation et le bon déroulement des missions : transports, hébergements, demandes de visas, ordres de mission, besoins sanitaires et sécuritaires ;

·        Faciliter la contractualisation de contrats d’expertise et d’achats, en lien avec le pôle Achat et Juridique ;

·        Assurer la collecte et le traitement des pièces justificatives (notes de frais, factures, listes de présence, attestations de formation…) ;

·        Aider à l’identification et la formulation des besoins du projet pour l’achat de produits de visibilité (brochures, papeterie, goodies...), en lien avec le chargé de communication .

Gestion administrative et financière :

·        Assurer l’enregistrement et le classement des livrables et documents projet, notamment au format numérique, selon les procédures d’Expertise France, en lien avec le siège ;

·        Assurer le suivi du paiement des factures ;

·        Réaliser des tâches administratives et de secrétariat en appui à l’organisation générale du projet : mise à jour des calendriers du projet, mise en forme des documents, tenue de fichiers de partenaires et contacts tiers, réservation de salle, organisation de réunion en ligne, rédaction de comptes rendus de réunion ou comité,  relances téléphoniques, gestion de courriers, et toute autre tâche selon les besoins (organisation de réunions, prise de rendez-vous) ;

·        Assurer le suivi de subventions versées dans le cadre des activités du projet (intégrant notamment la récupération et la classification de pièces comptables).

Communication

·        Participer à la communication sur l’ensembles activités du projet.

·        Rédaction de parution sur les réseaux sociaux.