Basé à Kigali, le poste de Responsable-Adjoint contrat et achat est positionné sous la responsabilité hiérarchique directe du Responsable Achat et Contrat (RAC) de l’Unité Support Projets (USP). Il relève plus largement de la fonction juridique d’Expertise France supervisé et managé fonctionnellement par le Département des affaires juridiques (DAJ) basé à Paris en France.

L’USP est constituée des services achats, logistiques, finances et ressources humaines nécessaires à la mise en œuvre des projets et est supervisé par la/le Coordinateur des fonctions transverses (CFT). L’unité est en cours de constitution et est attendue être fonctionnelle au 1^er trimestre 2025.

La/le Responsable-adjoint contrat et achat a pour mission principale de seconder le Responsable dans l’élaboration de la stratégie d’Achat Projet et pays, la mise en œuvre des procédures d’achat et la sécurisation des engagements/actes juridiques passé par l’USP.

En lien avec le DAJ, avec l’aide de son équipe et dans le cadre des règles et procédure adoptées par l’Agence, la/le responsable-adjoint contrat et achat assure les missions suivantes :

Elaboration et suivi de la stratégie d’achat Projet et Pays

-          Fournit un appui-conseil auprès des projets et les chargés d’achat du portefeuille pour optimiser et consolider la programmation des procédures de passation à travers l’élaboration et la mise à jour de leur Plan de Passation de Contrat (PPC)

-          Fournit un conseil de 1^er niveau auprès des projets en matière d’expression de besoin, de passation de contrat, de technique achat et de suivi d’exécution

-          Appuie le Responsable dans l’élaboration du PPC Pays

-          Organise « l’optimisation achat » des besoins programmés dont il a la charge par toute forme de démarche utiles (parangonnage, sourcing, établissement de base fournisseurs, cartographie achat, recours à tout dispositif de mutualisation, etc.)

-          Identifie les potentialités de marchés communs et d’établissement d’accord-cadres

-          Appuie à la définition des cahiers des charges et lots en vue de l’établissement d’accord-cadres communs

-          Appuie le Responsable dans la coordination des achats du portefeuille

Coordination de la mise en œuvre des procédures d’achat par le service

-          Assure la mise en place d’une organisation efficiente du service au bénéfice des projets, alliant respect du chronogramme d’activités et conformité juridique

-          Appuie le Responsable Achat dans la coordination des procédures d’achat par les chargés d’Achat et Contrat de portefeuille

-          Appuie les équipes dans l’établissement des dossiers d’appels d’offres et le suivi de bonne exécution, en particulier des marchés de travaux en veillant aux règles spécifiques à ce type de marchés (code de la commande publique, droit de la construction…)

-          Assure le suivi des procédures de passation de contrat et l’avancement du traitement des commandes

-          Apporte un appui aux acheteurs pour la réalisation des achats, notamment dans  :

o   l’élaboration des dossiers de consultation en lien avec les prescripteurs techniques,

o   la publication des avis,

o   le dépouillement des plis,

o   l’organisation et supervision de l’évaluation des candidatures, offres et propositions de projets reçues en lien avec les experts des services prescripteurs,

o   la mise au point, la rédaction des contrats et leur notification,

o   l’enregistrement des contrats dans les systèmes d’information

-          Appui le pilotage des activités liées au système d’information de gestion des contrats et est force de proposition pour la création et le déploiement de nouveaux outils

Suivi d’exécution des contrats d’achat

-          Assurer le suivi et le respect des conditions contractuelles : livrables (rapport narratifs et financiers intermédiaires et finaux), délais en lien avec l’équipe opérationnelle

Passation et supervision d’exécution de subventions selon les règles d’Expertise France

-          Superviser les appels à projets en lien avec les opérationnels ;

-          Contribuer à la rédaction/révision des lignes directrices pour l’octroi d’une subvention conjointement avec les référents au sein de l’équipe-projet, et en assurer la publication selon les règles appropriées ;

-          Assurer la réception et l’ouverture des offres, organiser la tenue des comités d’évaluation et être la personne référente pour la rédaction des grilles d’analyse, et conclusions, superviser les échanges et répondre aux soumissionnaires dans les délais requis ;

-          Superviser l’évaluation et la sélection des bénéficiaires conformément aux procédures de l’Agence;

-          Assurer le suivi et le respect des conditions contractuelles : livrables (rapport narratifs et financiers intermédiaires et finaux)/délais en lien avec l’équipe opérationnelle, et vérifier et valider les tranches de paiement ;

-          S’assurer du respect des règles EF auprès des bénéficiaires ;

-          Mettre en place des outils de gestion de subvention en lien avec le service financier et le chargé de subvention du projet

-          Former les bénéficiaires aux règles EF et des bailleurs, si nécessaire ;

-          Participer aux audits des bénéficiaires sur les aspects juridiques.

Sécurisation des engagements/actes juridiques passé par l’USP

-          Garantit, en lien avec le DAJ, la sécurité juridique des contrats avec la réglementation française applicable (notamment le code de la commande publique) et avec l’ensemble des procédures et bonnes pratiques définies par Expertise France,

-          Assure l’application du dispositif interne de conformité et l’ensemble des mesures de prévention de la fraude, de la corruption et de toutes autres formes de prévarication.

Pour ce faire la/le Responsable contrat et achat-adjoint :

-          S’approprie l’ensemble des règles applicables à la passation de contrats par l’Agence et se tient informé de leur mise à jour ;

-          Assure un lien permanent entre l’USP et le DAJ et autant que de besoin avec l’ensemble des autres services de relevant de la fonction juridique de l’Agence ;

-          Participe activement à l’ensemble des instances et autres comités relevant de la fonction juridique de l’Agence (Réseau DAJ+, Comité documentaire, Formations internes, groupes de travail, etc.) ;

-          Transmet au contrôle préalable du DAJ , conformément aux processus de l’Agence, les dossiers de consultation et autres rapports d’évaluation et d’attribution et toutes autres pièces produites au cours de la passation de contrat soumise à un contrôle ;

-          Contribue et facilite de manière générale tout contrôle ou audit sur son service et sur les activités auxquelles il a contribué.

Reporting / Management / Capitalisation

-          Assurer le reporting achat-juridique du bureau (PPC pays mis à jour, Base de données fournisseur, prix, suivi des contrats, etc.)

-          Assurer l’intérim du Responsable Achat en cas d’absence

-          Appuyer le Responsable dans l’élaboration et le suivi des plannings des équipes achats sous sa responsabilité ;

-          Appuyer le Responsable Achat dans l’évaluation des performances du personnel de l’équipe

-          Organiser des ateliers de formations sur des thématiques selon les besoins identifiés ;

-          Participer au briefing des nouveaux arrivants, en particulier chef de projet

-          Faire le lien avec le cabinet d’avocat le cas échéant ;

-          Participer autant que de besoin aux chantiers lancés par le DAJ.