Missions : les principales missions confiées au chargé(e) subvention :

Coordonner, gérer et piloter le suivi des subventions de tous les

ü Assurer un contrôle qualité des livrables des bénéficiaires des subventions dans le cadre de la composante 2

ü Réaliser le reporting des activités menées sur le terrain dans le cadre de la composante 2

Être le point focal du projet, faire office de liaison avec les partenaires techniques du projet sur la composante 2.

En lien avec l’équipe projet (chefs de projet et assistants projets il/elle assurera notamment les tâches suivantes :

 Appui à la passation de marchés et à l’octroi des subventions : 

En lien avec le pôle Achats-Juridique de l'USP:

-          Appui à la préparation des appels à projets ;

-          Appui à la diffusion des appels à projet ;

-          Organisation des réunions d’information et des formations des bénéficiaires à la réponse aux appels à projets ;

-          Participation au processus d’évaluation et de sélection des porteurs de projets : secrétariat du comité d’évaluation, organisation d’ateliers pour les bénéficiaires présélectionnés, gestion administrative, etc. ;

-          Contrôle de conformité et vérification administrative selon les procédures en vigueur ;

-          Appui à l’instruction des projets sélectionnés et à l’appropriation des procédures de gestion par les bénéficiaires ;

-          Préparation des contrats et formalisation des documents internes.

Suivi de l’exécution financière, administrative et contrôle qualité des projets par les partenaires :

-          Elabore et paramètre, en lien avec le RAF de l’USP, les outils financiers de suivi de subventions (fichier de reporting financier, suivi des dépenses etc…) ;

-          Contrôle des demandes de versement et des rapports financiers des bénéficiaires pour l’ensemble des projets ;

-          Suivi d’un portefeuille projet de l’USP RCI ;

-          Contrôle le respect des procédures administratives d’EF par le (les) partenaire(s) (achats et passations de marchés, justificatifs etc.) ;

-          Vérifie et contrôle la cohérence (exactitude des montants, exhaustivité, taux de change etc…) entre les dépenses inscrites dans les journaux de dépenses des partenaires avec les pièces justificatives transmises ;

Appui aux renforcements de capacités des structures :

- Assure la formation et l’appropriation des aspects administratifs et financiers des subventions EF auprès des bénéficiaires ;

Appui et formation des structures bénéficiaires de subventions sur les procédures Expertise France ;

-          Formation et accompagnement des chargés de subvention junior dans la gestion de leurs portefeuilles de projets ;

-          Animation de la cellule (organisation des réunions de suivi, gestion des emplois du temps et des réunions bénéficiaires etc.) ;

-          Assure un suivi et un contrôle de la bonne exécution des procédures ;

-          Analyse les risques et réalise des actions pour les minimiser (en particulier les risques d’inéligibilité des dépenses).

Reporting et suivi-évaluation :

Elabore et renseigne de façon régulière le tableau de bord de suivi global des subventions

-          - Compile et fournit régulièrement des analyses quantitatives et qualitatives sur les données financières concernant les subventions          appuyées par Expertise France ;

-          - En lien avec le RAF de l’USP, et les assistants projet, appuie à la validation des rapports financiers des partenaires (contrôles, cadrage) ;

-          - Appui à la mise en œuvre du suivi-évaluation ;

-          - Capitalisation et compilation des résultats.

Audit externe :

-          Appui à la préparation des audits annuels des subventions en lien avec les assistants projets et les points focaux des partenaires ;

-          Coordonne les audits mandatés auprès des bénéficiaires de subventions ;

Archivage :

Chargée d’archivage de toute la documentation comptable et financière des subventions.