Basé à Kyiv, le poste est placé sous la supervision directe du Responsable de Programme Santé et en étroite collaboration avec l'équipe du programme, qui couvre divers projets et fonctions thématiques.

Il/elle travaille en lien avec un Chargé de Projet au siège d'Expertise France à Paris (Département Géographie). Il/elle sera également en liaison avec l'Unité de Support des Projets d'Expertise France Ukraine (USP) selon les besoins (affaires juridiques, affaires financières, communication, suivi-évaluation, etc.).

Les principales missions confiées au Responsable Adjoint du Programme Santé seront :

1. Gestion opérationnelle et de projet

En étroite collaboration et avec délégation sur certains projets de la part du Responsable du Programme Santé et de l’équipe du programme :

• Assurer la mise en œuvre du projet REHAB et garantir la réalisation effective des orientations stratégiques du projet ;
• Coordonner la planification, la gestion et la mise en œuvre des activités du programme Santé, y compris avec l’équipe APPUI pour le support transversal aux activités du projet REHAB ;
• Organiser et faciliter divers exercices de gestion de projet interne (revues semestrielles, annuelles, etc.) ;
• Superviser et coordonner la mise en œuvre des activités en collaboration étroite avec les parties prenantes sur demande du Responsable du Programme Santé ;
• Assurer la coordination avec l’équipe du programme Santé et l’Unité des Fonctions Support pour l’organisation, l’accueil et la mobilisation des prestataires de services ainsi que des partenaires de mise en œuvre du projet (experts, consultants, subventions à des organisations nationales et internationales, entreprises privées, etc.) sur le terrain ;
• Gérer la rédaction des termes de référence et le recrutement d’experts (court terme, intermittent) mobilisés pour répondre aux besoins du projet ;
• Assurer le briefing et le contact régulier avec les experts mobilisés pour optimiser leurs missions ;
• En liaison avec les autorités compétentes, suivre la mise en œuvre des services des experts dans chaque domaine d’expertise spécifique et en particulier l’utilisation et l’application des outils et procédures développés par les experts ;
• Signaler tout problème rencontré, risque identifié et/ou facteur contextuel (secteur, sécurité, politique, etc.) pouvant avoir un impact sur la réussite des activités et contribuer à l'identification de mesures d'atténuation ;
• Collaborer étroitement avec le Conseiller Sécurité Régional et le Responsable du Programme Santé pour la mise en œuvre des activités et les déplacements dans la région ;
• Participer au recrutement des membres de l’équipe programme, en coordination avec le Responsable du Programme Santé et le Directeur Pays ;
• En lien avec le Responsable du Programme Santé, assurer le suivi et la mise à jour de la stratégie de gestion des risques ;
• Assumer le rôle de Responsable du Programme Santé en son absence, y compris sur les questions de gestion de la sécurité, en coordination avec le Responsable Sécurité Régional et la Directrice Pays Ukraine.

2. Coordination et engagement externe

• Organiser, à la demande du Responsable du Programme Santé, des réunions de coordination, d’échange et de concertation avec toutes les parties prenantes (atelier de programmation, comité technique, comité de pilotage, etc.) ;
• Participer, sur demande, à l’organisation de comités de suivi et de pilotage, en étroite coordination avec les parties prenantes nationales (autorités ukrainiennes) ;
• Veiller à la complémentarité du projet REHAB avec d’autres initiatives locales et régionales dans le secteur de la santé et rendre compte des discussions et opportunités de collaboration en cours ;
• Fournir un support transversal pour la coordination de la Coopération Hospitalière ;
• Représenter le Programme Santé et Expertise France lors d’événements nationaux et internationaux à la demande du Responsable du Programme Santé.

3. Gestion administrative et financière du projet

En collaboration étroite avec le Responsable du Programme Santé, l'équipe du programme santé, l'équipe USP Ukraine et le Chargé de Projet basé à Paris :

• Assurer une coordination étroite pour l’organisation administrative, financière et logistique des missions des opérateurs techniques sur le terrain ;
• Assurer la collecte des justificatifs de mission des opérateurs techniques mettant en œuvre le projet (en lien avec l'USP) ;
• Veiller à ce que la planification budgétaire soit cohérente avec la planification opérationnelle, identifier les écarts et proposer des ajustements si nécessaire ;
• Soutenir l’équipe des achats de l'USP dans la chaîne d’approvisionnement pour l’achat d’urgence et la fourniture de matériel médical spécialisé, en particulier en matière de réglementation des importations et des questions logistiques en Ukraine ;
• Consolider le suivi budgétaire du projet et participer à des réunions régulières avec l’équipe financière de l'USP pour le suivi des dépenses ;
• Assurer que l'USP dispose des informations requises pour les rapports internes d’Expertise France (suivi financier, prévisions budgétaires et clôtures) ainsi que pour les rapports financiers externes au bailleur ;
• Garantir le respect des procédures imposées par les bailleurs (CDCS, AFD) et Expertise France (éligibilité des dépenses, passation de marchés, subventions, reporting).

4. Suivi-évaluation-capitalisation du projet

• Travailler en coordination avec l'équipe du programme santé pour mettre en place le cadre méthodologique et les outils d’analyse pour le suivi et la mesure des résultats tout au long de la durée des projets ;
• Assurer le suivi des indicateurs du projet (quantitatifs et qualitatifs), conformément au cadre logique ;
• Mettre en œuvre les actions nécessaires pour faciliter le travail de collecte de données par les partenaires de mise en œuvre du projet et contribuer, le cas échéant, à leur analyse ;
• Assurer le contrôle qualité des prestations/livrables produits par les experts dans le cadre du projet (rapports de mission, livrables contractuels, etc.) ;
• Contribuer à l'élaboration et à la consolidation des documents et livrables clés liés aux activités du projet (résumés d'ateliers, réunions, formations, missions, etc.) ;
• Coordonner la préparation des rapports d’activité intermédiaires et finaux (narratifs et financiers) pour le bailleur, selon les délais et modalités contractuels, avant validation par le siège.

5. Communication

En étroite collaboration avec le Responsable du Programme Santé :

• Superviser la promotion des activités du projet REHAB, et à la demande du Responsable du Programme Santé, du projet APPUI, en étroite collaboration avec le Responsable Communication de l'USP, les départements dédiés au siège et le Responsable Communication de l’Ambassade de France ;
• Soutenir la visibilité et la communication du Programme Santé ;
• Assurer l’élaboration d’éléments de langage relatifs aux activités du projet sur lesquelles une visibilité est attendue ;
• Assurer la création et la mise en œuvre du plan de communication du projet.