Objectifs

Les objectifs de la mission sont les suivants :

-        Analyser l’existant, déterminer les besoins et proposer des solutions aux carences identifiées en termes de SERA dans le cadre du projet, pour répondre aux exigences de reporting internes (Expertise France) et externes (bailleur et bénéficiaire).

-        Finaliser, adapter et permettre la mise en œuvre du système de SERA afin d’assurer une collecte, une analyse et une utilisation systématique et efficace des informations de SERA du projet, en particulier dans le pilotage du projet.

Résultats attendus

-        Des indicateurs revus ;

-        Un Plan de SERA conforme aux standards qualité d’EF et du bailleur, adapté au projet ;

-        Un système de SERA qui assure la bonne application du PSE, prévoyant notamment :

o   La collecte de données avec des outils adaptés en fonction de la typologie des activités,

o   Les responsabilités / répartition des tâches et plan de travail pour l'équipe du projet,

o   Le respect des standards d’Expertise France et des exigences contractuelles ;

-        La formation et l’accompagnement des parties prenantes au SERA et outils développés afin de faciliter l’appropriation du système de SERA du projet ;

-        La mise en œuvre du Plan SERA ;

-        Des données de suivi et d’analyse du projet fiables et au bon moment, pour éclairer les décisions et la redevabilité ;

-        Des supports de reporting et de communication adaptés pour la capitalisation.

Principales activités

Dans le cadre de la mission, le(s) consultant(s) assureront notamment les activités suivantes :

1.      Evaluation des besoins

-        Evaluer les besoins et les ressources disponibles du projet en matière de système de SERA, de collecte de données, de reporting au sein d’EF et des partenaires de mise en œuvre.

2.      Développer le plan de SERA (voir trame EF en annexe)

-        Revoir et détailler la théorie du changement du projet avec l’ensemble des parties prenantes ;

-        Affiner les indicateurs de suivi-évaluation sur la base de la théorie du changement et de la qualité des données disponibles ;

-        Détailler les définitions, méthodes de calcul et désagrégations des indicateurs ;

-        Revoir les valeurs de référence (baseline) et les cibles pour chaque indicateur ;

-        Décrire les flux de données, mécanismes de collecte, traitement et analyse des données, espaces de stockage, logiciels et matériels utilisés, mécanismes de contrôle de la qualité des données et de reporting ;

-        Déterminer précisément les sources : moyens d’accès, fiabilité, limites ;

-        Planifier l’évaluation et la capitalisation dans le projet ;

-        Développer une visualisation des données de suivi des indicateurs ;

-        Définir un plan d’action détaillant les activités clés du dispositif de SERA, le calendrier, le budget, les rôles et responsabilités.

3.      Déployer le plan de SERA

-        Mettre en place les outils techniques et organisationnels du SERA : licences logicielles, moyens de communication, etc. ;

-        Développer le système de collecte, d’analyse et de visualisation des données, et les outils correspondant (questionnaires Kobo, ODK, tableaux de bord, formats de reporting, etc.) ;

-        Former l’équipe projet pour l’appropriation du dispositif SERA ;

-        Estimer la fiabilité des indicateurs objectivement vérifiables, au regard des échantillons et de la qualité des données disponibles ;

-        Documenter la conformité RGPD : accès aux droits, sécurité des données, transferts hors UE.

4.      Appuyer ou mettre en œuvre le plan de SERA

-        Former l’ensemble des parties prenantes au SERA et aux mécanismes/outils élaborés pour faciliter leur implication dans la mise en œuvre et l’utilisation du système de SERA ;

-        Collecter et traiter les données, documenter le traitement ;

-        Contrôler la qualité des données et la conformité RGPD du système ;

-        Interagir avec les parties prenantes pour la collecte de données et leur interprétation ;

-        Assurer le suivi des indicateurs selon la fréquence définie (au moins pour les revues de projet) ;

-        Produire des rapports de SERA et valoriser la visualisation des données de suivi des indicateurs ;

-        Contribuer aux exercices de revue semestrielle et présentations des comités de pilotage/suivi avec l’équipe projet ;

-        Élaborer, avec le chargé de projet siège et la cheffe de projet terrain, les termes de références pour identifier les prestataires externes pour le SERA du projet le cas échéant, et en appuyer la sélection et la supervision.

5.      Evaluation

-        Produire les termes de référence relatifs aux évaluations à mi-parcours et finale avec le chargé de projet siège et la cheffe de projet terrain ;

-        Participer au pilotage des missions d’évaluation.

6.      Capitalisation

-        Produire une fiche de capitalisation et l’alimenter tout au long du projet ;

-        Prévoir une capitalisation plus poussée sur un sujet si le besoin est identifié.

7.      Actualiser le dispositif de SERA et les outils de collecte et de suivi au gré de l’évolution du projet, si nécessaire.

Livrables attendus

Tous les rapports doivent être rendus en français.