Programmer et exécuter les tâches administratives et financières du programme:

Assurer la bonne gestion financière du programme, conformément aux procédures Expertise France: prévisions financières, clôture financière annuelle, suivi et vérification de la conformité des engagements, mandat et suivi des paiements, gestion des comptes bancaires et caisses projet, suivi comptable et financier, rapports/livrables financiers;

Elaboration et mise à jour des outils de gestion, dont le manuel de procédures administratives, fiscales et financières. 

Assurer l'élaboration et la mise en œuvre des processus de passation de marchés/en collaboration avec le.la coordonnateur.trice du programme, et les fonctions transverses du siège (DAF, DAJ, DO,…) : 

·       Élaborer le plan de passation des marchés (en collaboration et concertation avec l’équipe) pour les services, subventions et fournitures; en assurer la mise en œuvre, le suivi et le contrôle, conformément aux procédures d’Expertise France et de l’Union Européen, et au calendrier du programme ;

·   Élaborer des propositions contractuelles, des offres commerciales en collaboration avec le.la coordonnateur.trice du programme (et d’autres membres de l’équipe), et optimiser la participation de toutes les parties prenantes ;

·     Superviser la partie administrative des appels d’offres (interieur Expertise France), publication des offres sur les sites et comités d’évaluation, (en s’appuient sur le.la coordonnateur.trice du programme, l’assistant.e de projet, et d’autres membres de l’équipe interne et ou des experts avec qui le programme travaille depuis longtemps) ;

·       Cartographier les différents types de risques liés au projet ; garantir la cohérence et l’équilibre du contrat ;

·       Rédiger et négocier les contrats liés aux projets et les documents y attenant ;

·    Effectuer le suivi (en concertation et coordination avec l’équipe) de la gestion opérationnelle et administrative du/des contrats et veiller à la conformité du/des contrats aux engagements contractuels et à la réglementation en vigueur ; alerter le.la coordonnateur.trice du programme en cas de risque ou d’écart ;

·       Gérer les risques et les opportunités liés au(x) contrat(s) ;

·       Assurer la communication entre toutes les parties prenantes ;

·      Piloter les négociations entre le.la coordonnateur.trice du programme et les parties prenantes (depuis l’élaboration de la proposition commerciale à la clôture, voire sur le volet résolution de conflits) ;

·       Superviser la bonne information des bénéficiaires concernant système de gestion financière, le processus de demande de subvention et le respect des réglementations des bailleurs.

Assurer la qualité des données administratives, financières, logistiques du programme 

·    Contrôler et mettre à jour des données administratives, financières, logistiques du programme à destination de la direction du programme, du siège et du bailleur (reporting) ;

·       Assurer l'archivage des données administratives, financière et logistique du programme ;

·       Préparer et suivre des audits, mettre en œuvre les plans d’actions issus des audits. 

Faciliter la logistique et la gestion quotidienne du programme à l'appui des opérations 

·     Organiser (en s’appuient sur le.la coordonnateur.trice du programme, l’assistant.e de projet, l’assistant.e de la logistique, et d’autres membres de l’équipe interne) la logistique des missions et des experts, en collaboration avec les services du siège d'Expertise France ;

·     Organiser la bonne installation et gestion des bureaux et outils (notamment informatiques) du programme en lien avec les moyens généraux d’Expertise France ;

·   Assurer la gestion et le suivi RH et administratifs des experts et coordinateurs régionaux du projet (préparation des contrats, suivi des feuilles de temps, réception des livrables, paiements, etc.) ; 

Superviser le travail de l’assistant de programme en concert avec le.la coordonnateur.trice du programme et la direction du programme.