Les objectifs de la prestation seront d’une part de 1) Renforcer les mécanismes d'apprentissage et de suivi du laboratoire et des projets subventionnés par l'incubateur du laboratoire et 2) Développer et déployer un dispositif de suivi du projet permettant de fournir un cadre de visualisation et d’analyse des progrès et solutions techniques développées dans le cadre de l’appel à projet. 

Il s’agira : 

• Construire une théorie du changement que le laboratoire cherche à générer à travers les projets soutenus et un cadre logique d’indicateurs
• Développer et déployer un dispositif de suivi des indicateurs : méthodologie/outil de suivi des indicateurs, suivi des indicateurs des projets financés, développement d’un tableau de bord des projets financés, formation des bénéficiaires (projets financés) à la remontée des données et analyse des données
• Mettre en place un dispositif de capitalisation sur les activités du laboratoire afin d’identifier, d’analyser et de formaliser les apprentissages. Cette capitalisation d’expériences devra  se concentrer à la fois sur les initiatives soutenues (capitalisation thématique) et sur l’apprentissage relatif au dispositif du Laboratoire (y compris les apprentissages dans le cadre de la plateforme de coordination) (capitalisation sur le dispositif).   

Nota bene : une évaluation spécifique sur le laboratoire sera réalisée par le Secrétariat et le Comité d’Experts du laboratoire.

Résultats attendus

Suivi

» Développement et déploiement d’un dispositif de visualisation et suivi des indicateurs :

• Théorie du changement et cadre logique d’indicateurs
• Méthodologie/outils de suivi des indicateurs,
• suivi des indicateurs des projets financés,
• analyse des capacités en SERA des bénéficiaires de subventions

» Développement d’un tableau de bord de visualisation de données

» Analyse des données de suivi

» Formation  des porteurs de projets subventionnés sur la remontée des données + de l’équipe projet (MAE et EF) sur le fonctionnement du dispositif de suivi et de capitalisation.  

Capitalisation

» Méthodologie de la capitalisation 

» Conduite d’un exercice de capitalisation en fin de projet couvrant à la fois une capitalisation thématique sur les initiatives soutenues et une capitalisation sur le dispositif du Laboratoire.  

» Production d’une capsule vidéo de capitalisation sur les projets soutenus et le dispositif du laboratoire. La production de cette capsule sera réalisée en parallèle de l’exercice de capitalisation et constituera un support de communication plus ludique (qu’un rapport écrit), afin de diffuser les leçons apprises et apprentissages du dispositif.

» Des services audiovisuels seront fournis pour l'enregistrement et le montage de la vidéo. Le rôle de l’expert.e sera de planifier les contenus à diffuser. De la même manière, il sera possible de faire appel à un prestataire externe pour la mise en page de deux plaquettes sur le laboratoire, sur la base du contenu défini par l'expert.e.

» Participation au forum pluri-acteurs annuel pour valoriser les résultats de suivi et capitalisation (+ autre gouvernance du projet si besoin).

Dans le cadre de la mission, le/la consultant.e assurera notamment les activités suivantes :

Évaluation des besoins
>> Évaluer les besoins et les ressources disponibles du projet en matière de système de suivi  et apprentissage, de collecte de données, de reporting au sein d’EF, du bailleur, et des partenaires de mise en œuvre et des porteurs des projets.

Développer le plan de suivi et capitalisation
>> Définir un plan d’action détaillant les activités clés du dispositif de suivi et capitalisation, le calendrier, le budget, les rôles et responsabilités.

Suivi

>> Mettre en place la théorie du changement du projet avec l’ensemble des parties prenantes ;

>> Établir des indicateurs de suivi et capitalisation sur la base de la théorie du changement et de la qualité des données disponibles ;

>> Détailler les définitions, méthodes de calcul et désagrégations des indicateurs

>> Définir les valeurs de référence (baseline) et les cibles pour chaque indicateur ;

>> Mettre en place un cadre logique à présenter au bailleur;

>> Décrire les flux de données, mécanismes de collecte, traitement et analyse des données, espaces de stockage, logiciels et matériels utilisés,  mécanismes de contrôle de la qualité des données et de reporting ;

>> Déterminer précisément les sources : moyens d’accès, fiabilité, limites ;

Capitalisation

>> Définir avec l’équipe du projet et le bailleur les objectifs, thématiques et publics cibles de la capitalisation en fonction des enjeux et priorités du projet, en lien avec le plan SEA du projet ;

>>Identifier et proposer une typologie de livrables attendus qui soient adaptés aux destinataires de la capitalisation ;

>>Proposer une méthode de travail et de production des livrables en lien avec le phasage des activités du projet intégrant notamment :

• Une organisation claire et détaillée des rôles et responsabilités,
• Un procédé de remontée des informations clés,
• Un calendrier détaillé de mise en œuvre de la stratégie de capitalisation.

>>Développer une stratégie de diffusion, prenant en compte l’interne et l’externe à Expertise France,

Déployer le plan de suivi et capitalisation
>> Mettre en place les outils techniques et organisationnels du suivi et de la capitalisation  : licences logicielles, moyens de communication, etc.

>> Développer le système de collecte, d’analyse et de visualisation des données, et les outils correspondants (questionnaires Kobo, ODK, tableaux de bord, formats de reporting, etc.) ;

>> Former les projets subventionnés au plan de SEA et à la remontée des données

>> Estimer la fiabilité des indicateurs objectivement vérifiables, au regard des échantillons et de la qualité des données disponibles ;

>> Documenter la conformité RGPD : accès aux droits, sécurité des données, transferts hors UE

Appuyer ou mettre en œuvre le plan de suivi  et capitalisation
>> Former l’ensemble des parties prenantes au suivi et à la capitalisation, et aux mécanismes/outils élaborés pour faciliter leur implication dans la mise en œuvre et l’utilisation du système de suivi et capitalisation ;

Suivi

>> Collecter et traiter les données, documenter le traitement ;

>> Contrôler la qualité des données et la conformité RGPD du système ;

>> Interagir avec les parties prenantes pour la collecte de données et leur interprétation ;

>> Produire des indicateurs et rapports de suivi ;

>> Contribuer aux exercices de revue semestrielle et présentations des comités de pilotage/suivi avec l’équipe projet pour appuyer la prise de decisions grace aux données de suvi ;

Capitalisation 

>> Assurer la diffusion des livrables de capitalisation aux destinataires tels qu’identifiés dans la stratégie de capitalisation, et au-delà.

>> Structurer le contenu des exercices de capitalisation, dont la vidéo de capitalisation sur les projets subventionnés.

Actualiser le dispositif de suivi  et les outils de collecte et de suivi au gré de l’évolution du projet, si nécessaire.