Missions principales

En appui au chef de projet et en lien étroit avec l’USP, vos principales missions seront :

- La gestion logistique et événementielle des projets;

-La gestion administrative des projets;

-La gestion des subventions liées au projet;

- La gestion de la communication autour des projets.

Activités et tâches

Gestion logistique :

• Assurer ou appuie l’organisation logistique d’événements (séminaires, formations, ateliers, réunions, comités de pilotages ; commande auprès des prestataires ; accueil et coordination des prestataires lors des événements, etc), en lien avec l’USP et / ou avec les administrations bénéficiaires ;
• Programmer, organiser, optimiser les coûts et assurer le bon déroulement des missions terrain : déplacements, hébergement, per diem, obtention des visas, prises de rendez-vous, préparation des ordres de mission, documentation projets, etc ;
• Assurer l’envoi des invitations et établit les listes de participant(e)s ;
• Assurer la préparation des formulaires de participation et des attestations de formation ;
• Préparer les fournitures et le matériel nécessaires au bon déroulement des activités (commandes aux prestataires, suivi de commandes…) ;
• Vérifier la disponibilité et la fonctionnalité du matériel de projection ou matériel audio ;
• Assurer la gestion des feuilles d’émargement.

Gestion administrative :

• Gérer les aspects administratifs des dossiers liés à la mise en œuvre opérationnelle des projets ;
• Rédiger et mettre en forme les documents administratifs : comptes rendus de réunions et d’ateliers, courriers, notes, etc ;
• Apporter un appui à l’organisation générale du projet : organisation de réunions, envoi de mails, relances téléphoniques, réception et distribution de courriers, etc ;
• Assurer l’archivage des documents projets et des pièces justificatives aux formats papiers et numériques.

Communication :

• Appuyer, en tant que de besoin, les activités de communication propres aux projets ;
• Mettre à jour et suivi de la base de photos et de vidéos en lien avec l’équipe projet ;
• Mettre à jour de l’agenda sur les sites internet des projets.