Réf.
2024/RDRH/11844
Type d'offre
Poste terrain
Type de contrat
CDD
Domaines d'expertises
Administration ; RH
Date limite de candidature
16/09/2024 17:45
Contrat
Portage salarial / Cabinet d'expertise
Durée
12 mois
Département Géographique - GEO > DP Haïti
Mis en ligne le : 05/09/2024
Au sein de l’équipe de l’Unité Support Projets (USP) en Haïti, sous la supervision du coordinateur des fonctions transverses (CFT), et en lien avec la Direction des ressources humaines (DRH) au Siège, est responsable de :
Analyser le contexte socio-économique du/des pays d’intervention, assurer une veille juridique, identifier les autorités et partenaires administratifs, entretenir un réseau professionnel expert des questions RH
Gérer les ressources humaines nationales, assurer le déploiement de la politique RH de l’Agence, garantir l’actualisation et le respect des procédures RH, garantir la conformité aux normes sociales locales et est point focal du personnel expatrié en lien avec le Siège
Structurer et accompagner la mise en œuvre de la politique salariale et sociale d’Expertise France (recrutements, gestion de la performance, plan de formation et développement, mobilité, etc.)
Participer à la définition de la stratégie du bureau, à la rédaction des propositions de projets et des rapports, au dimensionnement RH des activités d’Expertise France
Assurer l’intérim du CFT sur les questions RH en cas d’absence
Conseil, accompagnement des opérationnels et des managers
Conseiller et accompagner les managers sur les différentes problématiques RH (droit du travail, formation, recrutement, contrats de travail, temps de travail, intégration des nouveaux recrutés, entretiens d’évaluation, gestion de carrière/mobilité, rémunération, gestion des représentants du personnel, procédures disciplinaires ou de licenciement…)
Définir et veiller à l’application par les collaborateurs opérationnels de l’ensemble des procédures RH
Coordonner l’activité des chargés/assistants RH dans la gestion de leur champ d’action et les accompagner dans leur montée en compétences, management d’équipe
Gestion quotidienne des ressources humaines
S’assurer du respect du droit du travail haïtien et proposer des adaptations si nécessaires
Rédiger les fiches de procédures locales concernant la gestion RH en complément des procédures venant du Siège de l’Agence
Superviser les recrutements (que ce soit par tiers employeur, en emploi direct ou en prestation de service) et les intégrations des nouveaux collaborateurs au sein de l’équipe
Coordonner l’ensemble des recrutements des personnels nationaux (définitions des besoins en collaboration avec les opérationnels, rédactions des définitions de fonctions, validation des conditions salariales en cohérence avec la grille des salaires nationale, diffusion des avis de recrutements, supervision de l’organisation des tests et entretiens des candidats, s’assurer que des réponses aux candidats sont bien réalisées) effectués au sein de l’équipe
Centraliser les informations et documents nécessaires liés à l’élaboration, au suivi et à la signature des contrats de travail et transmission à la société de tiers employeur
Construire au besoin une grille des salaires destinée au personnel national, conforme aux exigences légales nationales, en coordination avec la DRH Siège en appui méthodologique
Contribuer à la production d’études salariales et bench marks nécessaires pour s’assurer du bon positionnement de la grille salariale nationale et proposer les ajustements nécessaires
Proposer les dispositifs de protection sociale (complémentaire santé/prévoyance) et/ou valider les dispositifs proposés par le tiers employeur
Coordonner avec les autorités haïtiennes les contrats de travail
Agir en tant que point focal vis-à-vis de l’avocat conseil et/ou des autorités publiques compétentes
Supervision de l’élaboration et de la signature des contrats de travail nationaux
Organisation et supervision de l’accueil des nouveaux collaborateurs (intégration, briefing du fonctionnement de l’Agence, information aux pôles concernés pour les besoins en équipements et fournitures (badges, etc.) vie du bureau…)
Superviser la paie avec la société de portage et de paie
Soutenir techniquement les chefs de projets et coordinateurs dans la gestion de leurs équipes (suivi/accompagnement des fixations d’objectifs, des évaluations individuelles, appui sur les procédures disciplinaires…)
Superviser la capitalisation des besoins en formation et participer à la mise en place de formations pour les employés nationaux (performance et développement)
Superviser la mise à jour régulière de l’organigramme de l’équipe
Superviser le budget RH
Agir en tant que point focal sur les sujets relatifs au personnel expatrié en lien avec le Siège
Participer à la préparation des audits (rassemblement des pièces) avec la personne en charge des audit
Assurer un reporting RH régulier localement et avec le Siège
Coordonner les activités liées aux collaborateurs avec la société de tiers employeur
Assurer le suivi des contrats de travail du personnel national et leur conformité au droit social national (renouvellement, prolongation, arrêt...)
Superviser la bonne exécution des contrats de travail par la société de tiers employeur
Construire un outil de suivi complet des éléments variables pour les personnels nationaux (salaires, primes, impôts, frais de portage salarial, congés payés, variables de paie…) et en assurer la transmission à la société de tiers employeur pour la production des fiches de paye et paiements des salaires
Vérifier l’exactitude de la facturation de la société de tiers employeur en lien avec les prestations réalisées
S’assurer que les déclarations et paiements des taxes et cotisations sont effectués aux organismes concernés par la société de tiers employeur
Dans le cas d’une situation de passage à l’Emploi direct (fin de collaboration avec une société de tiers employeur) pour le personnel national
Définir les opérations d’administration du personnel à reprendre en gestion directe et proposer le planning de mise en œuvre
Contribuer à la définition du cahier des charges pour le marché relatif à la prestation de paie
Définir la répartition des missions entre l’Agence représentée localement et le prestataire de paie retenu puis animer cette relation
Contribuer à l’élaboration des modèles de contrats de travail en coordination avec les RH Siège et le conseil juridique local
Gérer le transfert des contrats de travail et dossier individuels de la société de tiers employeur à l’Agence en Haïti
Superviser la signature des contrats de travail et documents obligatoires
Assurer le lien et les démarches auprès des institutions administratives, l’Inspection du Travail, les organismes sociaux, etc.)
Assurer le paiement avec le pôle Finances des cotisations salariales et patronales
Accompagnement RH des personnels expatriés
Organiser l’intégration locale et le briefing administratif du personnel expatrié
Assurer la gestion administrative du personnel expatrié de l’Agence ainsi que les démarches éventuelles auprès des autorités en cas de besoin (dossiers, visas, billets d’avion, etc.)
Être en veille sur les modalités d’imposition du personnel expatrié dans le pays/ assurer le lien avec le pole mobilité international ou le pôle Implantation au siège sur les sujets de fiscalité individuelle
S’assurer du bon déploiement des process RH de l’Agence concernant les salariés expatriés (fixation d’objectifs annuels et évaluation annuelle notamment)
Identifier les situations personnelles à risques, litiges et en assurer le relai auprès des RH du Siège
Développement des compétences
En lien avec le pôle formation au siège :
Recueillir les besoins de formations collectives et individuelles
Contribuer à l'élaboration du plan de développement des compétences
Participer à l’élaboration du calendrier annuel des formations
Assurer le respect des obligations légales en matière de formation
Conseiller les salariés et les chefs de projets sur les problématiques de formation
Contribuer au choix des prestataires pour les formations déployées localement et prendre en charge leur organisation logistique et administrative
Assurer le lien avec le pole formation pour la gestion de la plateforme de formation AEGIS au sein de l’USP (gestion des droits d’accès et assignations des formations dispensées au personnel national)
· Réaliser le reporting mensuel formation auprès du pôle formation au siège
Structuration du pôle RH
Déployer l’emploi direct en Haïti et développer un manuel de gestion RH et un manuel à destination du personnel
Structurer le pôle RH du bureau, notamment au niveau des procédures en lien avec le Siège
Appuyer les collaborateurs, tous départements/pôles confondus, dans la compréhension des enjeux RH
S’assurer que la politique RH définie par Expertise France et l’ensemble des procédures liées aux RH sont connues et respectées par l’équipe nationale et expatriée, proposer des adaptations si nécessaires
Relations collectives
Définir le planning de mise en place d’instances représentatives du personnel
Organiser les élections des instances représentatives du personnel avec l’appui RH du Siège et le conseil juridique local
Elaborer la stratégie de dialogue social en coordination avec les RH du Siège
Gérer les ordres du jour et les procès-verbaux de réunions des instances représentatives du personnel
Assurer le suivi des heures de délégation, et veiller au respect des modalités d’exercice du droit syndical
Assurer un reporting régulier relatif au dialogue social auprès des RH du Siège
Produire les documents obligatoires soumis à consultation en relation avec le conseil juridique local
Activités transverses
Assurer, animer et faciliter la communication interne au sein de l’équipe dans un rôle d’interface entre la direction et les salariés (rédaction et diffusion des notes de services, intranet, lettres d’information RH, plaquettes d’informations, espaces collaboratifs…)
Garantir le respect des règles de vie au sein des équipes des bureaux de l’Agence
Maintenir un climat social positif et développer une culture d’entreprise en assurant une écoute active et confidentielle des salariés et en participant au développement de leur motivation
Proposer l’organisation d’événements
Manager l’équipe présente au bureau de Cap Haïtien et à distance avec l’équipe de Port au Prince
Identifier les situations individuelles à risque pour l’ensemble des personnels présents et assurer le reporting auprès du CFT et des RH du Siège
Gérer les litiges, procédures disciplinaires et contentieux éventuels en coordination avec les RH Siège et le conseil juridique local
Veiller à prévenir et gérer les conflits internes et communiquer sur les risques psycho-sociaux
Effectuer une veille économique, juridique et sociale
Assurer l’archivage de toute la documentation RH des personnels nationaux
Diplôme / niveau d’études : Formation supérieure en ressources humaines 4 à 5 ans d’expérience souhaitée dans le domaine de la coopération 6 à 7 ans d’expérience sur un poste équivalent |
Savoir :
-Maîtrise des processus RH dont les procédures de recrutement, de licenciement, de suivi de carrières, de formation, d’ouverture de bureau
-Compétences en analyse et présentation de données RH, capacité de synthèse
-Capacité en renforcement des compétences, y compris dans une relation fonctionnelle
Savoir-faire :
Bonnes capacités organisationnelles et rédactionnelles
Capacité de prise de hauteur et vision d’ensemble pour optimiser le dimensionnement RH de la mission
Compétence en rédaction
Compétence en négociation
Savoir être :
Aptitudes à travailler en équipe, Rigoureux ; Capacité à travailler de façon autonome ; Capacité à travailler dans un contexte difficile ; Capacité à gérer son stress ; Bon relationnel ; Goût du travail en équipe multiculturelle ; Capacité à communiquer clairement ; Observateur ; Disponibilité ; Transparence ; Anticipation ; créativité ; et réactivité
Document(s) joint(s) : DF Responsable Ressources Humaines.pdf