Sous la responsabilité hiérarchique du directeur du département Développement Durable, et sous la supervision de la cheffe de projet, le/la Chargé.e de mission Administratif.ve et Financier.ère (CAF) est chargé.e de la gestion administrative, financière et logistique du Programme EUROCLIMA dans les Caraïbes.
Le/la CAF veille à la bonne application des procédures administratives et financières d’Expertise France et au respect des règles du bailleur.

A ce titre, en collaboration avec les autres membres de l’équipe-projet sur le terrain et au siège, il/elle exécute notamment les tâches (liste non exhaustive) suivantes :

1.    Gestion des contrats : 
•    Élabore et met à jour le Plan de Passation de Contrats (PPC) du projet ;
•    S’assure du respect des règles de passations de marchés selon les règles en vigueur chez Expertise France ; 
•    Appuie l’élaboration et au suivi des consultations des marchés publics et appels à projets ;
•    S’assure de l’exhaustivité des pièces constitutives des DCE, de leurs conformités, des PV de notation des offres, ainsi que du dossier d’attribution du marché en vue de sa validation et signature ;
•    Élabore des contrats (experts, partenaires, prestataires, etc.) : préparation des contrats, mise à jour et suivi des contrats dans le logiciel de gestion d’Expertise France, suivi de l’exécution, clôture etc.
•    Assure le classement et archivage (formats papier et électronique) des différents documents administratifs ;
•    Appuie la clôture des contrats, y compris les audits des subventions octroyées et les transferts de propriété des actifs ;
•    Gère les éventuels litiges avec les titulaires des marchés.

2.    Gestion financière :
•    S’assure de la collecte et la conformité des pièces justificatives et comptables ;  
•    Prépare les factures et bons à payer (BAP) dans le logiciel de gestion d'Expertise France et localement ;
•    Assure le suivi des paiements des experts et prestataires ; 
•    Gère des relations avec les prestataires locaux ;
•    Met à jour les outils de suivi financier des projets en gestion ;
•    Prépare les avenants aux contrats bailleurs avec impacts budgétaires et les demandes de préfinancements ;
•    Assure la gestion du compte bancaire local ;
•    Effectue les demandes d’exonération de TVA pour les dépenses des projets, le cas échéant ;
•    Assure la liaison avec les interlocuteurs financiers du siège ;
•    Participe à la conduite des exercices financiers d’Expertise France (budget initial, budget révisé et prévisions budgétaires, clôtures comptables, reporting financier auprès du bailleur, audit).

3.    Gestion administrative :
•    Prépare les demandes d’achats ;
•    Assure le suivi des engagements (conventions de subventions, contrats d’achats, contrats d’expertise et accords).
•    Assure la gestion administrative des documents de projet ;
•    Assure l’indexation, le classement et l’archivage des pièces administratives, comptables et justificatifs financiers et les transmettre au siège d'Expertise France.

4.    Gestion logistique et évènementielle :
•    Appuie l’organisation des différents déplacements de l’équipe ou dans le cadre du projet (achats des billets, demandes de visas, organisations d’évènements spécifiques), en lien avec le département sûreté lorsque nécessaire ;
•    Assure l’organisation logistique d’événements spécifiques (séminaires, ateliers, etc.) ;
•    Suit l’approvisionnement du bureau et le suivi des stocks de fournitures.

5.    Mise en place d’outils et renforcement des capacités :
•    Assure une veille process et procédures ;
•    Sensibilise et forme les équipes aux procédures et règles applicables.