El/la encargado/a de contratos, administrativo y financiero trabajará bajo la supervisión del jefe de Proyecto, con sede en Bogotá, y estará en contacto con los departamentos financiero y administrativo de la sede de Expertise France en París. Con experiencia en gestión contable, administrativa y financiera en proyectos humanitarios o de desarrollo, será responsable de la aplicación y seguimiento de los procedimientos de contratación, gestión administrativa y financiera para el proyecto a nivel de la oficina local. Apoyará la dirección de las actividades financieras del proyecto en los países de intervención identificados en la región América Latina y Caribe (ALC). La misión está basada en Bogotá, Colombia, y durará 20 meses. 

Entre sus tareas, será responsable, en particular, de gestionar y supervisar la correcta ejecución administrativa y financiera de contratos complejos de licitación múltiple que implica la gestión de un presupuesto de aproximadamente 1 millón de euros. 

Las principales tareas del/ de la encargado/a de contratos, administrativo y financiero son las siguientes:

• Gestión contractual, administrativa y financiera de un complejo contrato de licitación múltiple 
  -    Preparar las licitaciones de acuerdo con los procedimientos de contratación de Expertise France, en colaboración con el jefe de proyecto y los servicios jurídicos de la sede; 
  -    Participar en la evaluación y selección de contratistas; 
  -    Preparar y garantizar la gestión diaria del contrato de licitación múltiple; 
  -    Preparar y supervisar los contratos subsiguientes celebrados en el marco del contrato de licitación múltiple; 
  -    Garantizar un seguimiento financiero y contable adecuado de todos los contratos posteriores celebrados en el marco del contrato de licitación múltiple; 
  -    Supervisar el cumplimiento de las normas y procedimientos administrativos y financieros aplicados en el marco del contrato de licitación múltiple. 
•   Gestión financiera y presupuestaria
  -    Garantizar la disponibilidad de la información contractual y financiera;
  -    Preparar y supervisar el seguimiento financiero según los formatos establecidos por Expertise France;
  -    Verificar el seguimiento financiero mensual (asignación de gastos, consumos, previsiones, etc.);
  -    Preparar informes internos mensuales para el director del proyecto;
  -    Preparar informes financieros externos (donantes);
  -    Preparar y acompañar cualquier auditoría o control;
  -    Preparar los presupuestos mensuales y anuales del proyecto (presupuesto inicial, presupuesto revisado y previsiones presupuestales);
  -    Proponer y aplicar los controles necesarios para garantizar la fiabilidad de los datos financieros del proyecto.
• Gestión contable
  -    Preparar los documentos de cierre mensual, semestral y anual del proyecto;
  -    Verificar los documentos contables antes de enviarlos a la sede;
  -    Verificar la contabilidad (redacción, códigos contables, códigos analíticos, rotulación, tipos de cambio, etc.) en las herramientas disponibles: ERP y ficheros Excel;
  -    Supervisar la comprobación de los comprobantes contables del proyecto;
  -    Realizar el cierre anual de las cuentas con el responsable del proyecto, en relación con la sede de Expertise France (gastos realizados e imputaciones analíticas y contables, donaciones en especie, inmovilización de material, etc.).
• Gestión de tesorería
  -    Supervisar y elaborar previsiones de tesorería del proyecto en colaboración con los otros proyectos;
  -    Gestionar el flujo de caja de la oficina y garantizar suministros adecuados, en estrecha colaboración con la responsable administrativa y financiera (RAF) de la UAT en Bogotá;
• Gestión administrativa y seguimiento 
  -    Supervisar y controlar la aplicación de las normas y procedimientos administrativos, financieros y de recursos humanos;
  -    Proponer y participar en la elaboración o mejora de procedimientos administrativos o financieros;
  -    Gestión de los aspectos contractuales: apoyo en la redacción y la elaboración de los documentos de consulta de las empresas, verificación de la elegibilidad administrativa y financiera de las candidaturas, apoyo al equipo durante el proceso de análisis de las ofertas y de notificación de los contratos, redacción de contratos, seguimiento de los procesos de validación y firma, seguimiento contractual…
  -    Supervisar y gestionar los contratos de prestación de servicios de las empresas contratadas y de los expertos individuales en colaboración con los equipos operativos y garantizar la correcta ejecución de los pagos correspondientes;
  -    Preparar declaraciones y garantizar el pago de impuestos en caso necesario en relación con el Responsable administrativo y financiero de la UAT en Bogotá (aplicación del procedimiento EF en relación con el IVA);
  -    Actualización y seguimiento de los tableros financieros de monitoreo/seguimiento administrativo/contractual y financiero existentes;
  -    Recoger y enviar a la sede los justificativos contables, administrativos y logísticos;
  -    Coordinar su indexación y archivo según el plan de clasificación definido al inicio del proyecto;
  -    Mantenerse al corriente de los cambios en las leyes y políticas nacionales;
  -    Establecer y mantener relaciones con las autoridades administrativas a nivel nacional de cada país de intervención.

Esta descripción del trabajo no es exhaustiva, en general, el/la encargado(a) de contratos, administrativo y financiero es el garante del logro de los objetivos contractuales del proyecto y deberá llevar a cabo cualquier actividad necesaria para la buena ejecución del proyecto.