Objectifs et attentes générales de la mission

L’objectif général de cette mission est de capitaliser sur les résultats réalisés par le projet et d’évaluer son impact afin de favoriser une programmation optimale de projets similaires au sein d’EF

Les objectifs spécifiques de la mission d’évaluation finale sont les suivants :

-          Évaluer la durabilité des résultats atteints, analyser les capacités institutionnelles des partenaires principaux, et formuler des recommandations pour renforcer la durabilité des effets positifs à long terme.

L'évaluation de la pérennité d'un projet lors de son évaluation finale implique d'analyser plusieurs aspects clés. Cela inclut l'évaluation des résultats atteints à la fin de sa durée et leur durabilité, l'analyse des capacités institutionnelles des partenaires principaux du projet permettant de garantir la continuité de l’impact obtenu au cours de la période de mise en place, l'identification des facteurs de succès et de risque et la planification de la transition et du suivi post-projet. En évaluant ces éléments, l’évaluation permettra de fournir une analyse complète de la pérennité du projet et de formuler des recommandations pour renforcer la durabilité de ses effets positifs à long terme.

-          Analyser la cohérence entre les objectifs initiaux et les résultats obtenus, examiner la coordination entre les parties prenantes engagées sur le projet, et évaluer la durabilité des résultats après le projet

L'évaluation de la cohérence de Progrès Migration II au cours de l’évaluation finale implique d'examiner si sa conception initiale était alignée sur les besoins identifiés des bénéficiaires et les objectifs stratégiques définis dans le programme « Favoriser la mise en œuvre de la stratégie nationale migratoire en Tunisie », ainsi que si sa mise en œuvre a suivi le plan établi, en tenant compte des ajustements nécessaires. Elle comprend également l'analyse de la coordination entre les parties prenantes, incluant aussi bien EF et l’OFII que des projets ou programmes opérant sur la même thématique telles que Frontex ou d’autres initiatives similaires mises en place par les différentes coopérations présentes en Tunisie, l'évaluation de l'impact et des résultats par rapport aux objectifs initiaux, ainsi que l'examen de la durabilité des résultats après la clôture du projet. L’évaluation devra également permettre d’évaluer la cohérence entre les différentes phases du projet Progrès Migration (Phase I, Phase II et Phase III déjà en cours).

Évaluer les processus de prise de décision, la gestion des ressources, la communication interne et externe, ainsi que la transparence et la redevabilité au sein du projet : La mission d'évaluation et de capitalisation devra évaluer la gouvernance du projet en analysant les processus de prise de décision, la gestion des ressources, la communication interne et externe, ainsi que la transparence et la redevabilité. Cela comprend l'examen de la répartition des responsabilités entre EF et l’OFII, de l'efficacité des processus décisionnels, de la gestion des ressources humaines et financières entre les acteurs de mise en place du projet, de la qualité des mécanismes de communication entre EF et l’OFII et de la transparence des processus de gouvernance entre EF, OFII, UE (en l’absence de retour des autorités tunisiennes).

Identifier, documenter et diffuser les leçons apprises et les bonnes pratiques afin de d’optimiser les stratégies et les approches, favoriser le partage de connaissances et de proposer des recommandations pratiques pour de futurs projets, notamment sur la thématique migratoire et réinsertion en Afrique du Nord et en Tunisie, en vue notamment d’orienter les réflexions concernant la reprogrammation de la phase III du projet ProGreS Migration, venant en complément à la présente phase: La mission d'évaluation et de capitalisation devra non seulement identifier ces bonnes pratiques et leçons apprises, mais aussi les documenter et les diffuser afin d'améliorer la programmation des interventions similaires mises en place par Expertise France (EF) et la conceptualisation de projets futurs. La capitalisation des succès et des échecs rencontrés au cours du projet Progrès Migration II est un objectif clé de cette mission. Cette démarche permet de conserver et de réutiliser les connaissances et expériences accumulées, contribuant ainsi à l'amélioration continue des pratiques organisationnelles au sein d’EF. En capitalisant sur ces éléments, l'équipe projet pourra offrir des recommandations pour optimiser les stratégies et approches, assurant une meilleure efficacité et efficience dans la conceptualisation et la mise en place de projets similaires. De plus, la capitalisation doit également favoriser le partage de connaissances au sein d’EF, de l’OFII et avec les partenaires externes, renforçant ainsi les capacités collectives de toutes les parties prenantes. Enfin, cet exercice viendra appuyer la réflexion de l’UE en matière de stratégie à adopter dans le cadre de l’appui à la réinsertion en Tunisie.

La mission d’évaluation et de capitalisation portera sur les éléments suivants :

Période : 01/12/2021 – 31/08/2024 ;

Composantes : Toutes les composantes du projet Progrès Migration (Phase II) ;

Pays : Tunisie ;

Cibles : EF, OFII, Délégation de l’UE en Tunisie, les EM en Tunisie, les programmes de coopération et les partenaires institutionnels tunisiens.

Contributeurs principaux : EF, OFII, Délégation de l’UE en Tunisie

Contributeurs secondaires éventuels : EM en Tunisie, partenaires institutionnels (selon leur réponse à nos sollicitations)

Critères et questions évaluatives

L’évaluation se basera sur les critères définis par le Comité d’aide au développement (CAD) de l’Organisation de coopération et de développement économiques (OCDE) : pertinence, cohérence et viabilité/durabilité.

Les questionnaires de l’évaluation devront impérativement intégrer les critères d’évaluation suivantes :

Cette liste préliminaire de questions devrait être révisée/affinée par les évaluateurs sélectionnés en consultation avec l'équipe de mise en œuvre du projet Progrès Migration pendant la phase initiale de la mission d’évaluation et capitalisation.

Description de la mission

Méthodologie retenue

La mission d'évaluation et capitalisation sera mis en œuvre en suivant les étapes suivantes :

Déroulement

Phase de démarrage

Au cours de cette phase préparatoire, le.s consultant.e.s doivent :

-          Rassembler et consulter toutes les informations et tous les documents relatifs au projet à évaluer (instruction, exécution, suivi) et à la compréhension de son contexte de mise en place. Les documents à consulter seront fournis par EF et l’OFII ;

-          Identifier toutes les parties prenantes du projet ;

-          Reconstruire la hiérarchie de changements attendus et (ii) aider à juger la cohérence interne de l’intervention et III) identifier les hypothèses de départ (ou postulats, souvent implicites) qui ont guidé à priori le montage du projet, et d’en évaluer a posteriori le bien-fondé ;

-          Approfondir le cadre de l’évaluation sur la base des termes de référence, des documents collectés et de la logique d’intervention reconstruite. Plus particulièrement, il s’agira : (i) de préciser les principales questions qui serviront à focaliser le travail d’évaluation et de capitalisation sur un nombre restreint de points clés ; (ii) d’établir les étapes du raisonnement qui permettront de répondre aux questions (critères de jugement/évaluation) ; (iii) de préciser les indicateurs à utiliser pour répondre aux questions et les sources d’informations correspondantes (documentation, questionnaires, entretiens, focus group, enquêtes, …).

À partir de ce travail méthodologique le.s consultant.e.s proposera/proposeront une note de cadrage (ainsi qu’une presentation) incluant :

·          Une description détaillée des objectifs et enjeux de l’évaluation et de la capitalisation

·          Une description détaillée du périmètre de l’évaluation : temporel, géographique, actions constitutives du projet évalué

·          Une analyse des parties prenantes

·          Une reformulation du questionnement évaluatif proposé dans ce document (Voir « Critères et questions évaluatives ») associée à des critères de réussite, des indices et indicateurs et aux outils de collecte que l’équipe d’évaluation prévoit de déployer pour apporter des éléments de réponse sous la forme d’une matrice d’évaluation

·          Une description détaillée de l’approche méthodologique retenue et des outils de collecte à son service pour la phase d’évaluation

·          La formulation des questions de capitalisation sur la base des informations collectées lors de l’exercice de ligne de temps (identification des moments d’inflexion, de moments clefs)

·          La stratégie de diffusion de la capitalisation

·          Un calendrier de réalisation de la mission d’évaluation actualisé.

Cette note de cadrage fera l’objet d’un échange entre EF, l’OFII, la DUE et le.s consultant.e.s et permettra de discuter avec le.s consultant.e.s de la manière dont il.s entend.ent structurer la mission d’évaluation et de capitalisation et d’en vérifier la faisabilité.

Cette phase préparatoire est une phase clé de la mission d’évaluation/capitalisation et permettra de valider la méthodologie proposée par le prestataire.

Phase de collecte

La collecte de données inclura l’utilisation de méthodes de collecte qualitatives et quantitatives telles que :

·         Une revue documentaire incluant les données de suivi / études menées dans le cadre du projet /RETEX, évaluations intermédiaires, etc.

·         Des visites terrain sur les différents sites de mise en œuvre incluant par exemple des observations de pratiques

·         Des enquêtes par questionnaires

·         Des focus groupes

·         Des entretiens individuels

·         Des études de cas

·         Un ou plusieurs ateliers rassemblant les parties prenantes du projet pour identifier les leçons apprises et les bonnes pratiques ;

·         Etc…

Une réunion de restitution à chaud par le prestataire, des résultats préliminaires suite à la phase de collecte devra être réalisée auprès des partenaires du projet/contributeurset en particulier des partenaires institutionnels de Progrès Migration II.

Phase de co-construction des recommandations

Des ateliers de co-construction des recommandations sur la base des résultats préliminaires établis le.s consultant.e.s et l’analyse des données collectées au cours de la mission.

Un atelier « ligne de temps » visant à retracer les étapes phares du projet et identifier les moments d’inflexion sur lesquels il faudrait approfondir l’évaluation et la capitalisation pour l’identification des leçons apprises et la formulation de bonnes pratiques/savoir-faire, entre la phase de réunion de cadrage et la collecte de données.

Phase de reporting

1)      Un rapport intermédiaire (première version du rapport) et présentation au comité

A l’issue de la phase de collecte, le ou les consultant.e.s produiront une première version du rapport qui restituera les éléments collectés pour chacun des outils de collecte déployé par l’équipe d’évaluation.  

Ce document, qui pourra prendre la forme plus légère d’un diaporama, doit permettre de partager les premiers éléments de collecte et d’assurer la traçabilité des constats et conclusions de l’évaluation depuis les données collectées.  

Il sert de support à une réunion intermédiaire qui réunit l’équipe d’évaluation sélectionnée et EF, l’OFII et la DUE. Celle-ci permettra principalement :

»         De partager un niveau de connaissances commun des éléments collectés ;

»         D’esquisser collectivement les grandes lignes de l’analyse croisée ;

»         Et d’identifier d’éventuelles lacunes de la collecte qui nécessite un complément de collecte.

2)      Un rapport final provisoire

Un rapport final provisoire qui ne devra pas dépasser les 60 pages hors annexes sera produit à l’issue des travaux complémentaires d’analyse et de contrôle qualité du ou des consultant.e.s ainsi qu’un support de présentation sous format Power Point.

Ce rapport final provisoire sert de support à une réunion  entre l’équipe d’évaluation sélectionnée et EF, l’OFII et la DUE. Celle-ci permettra principalement :

»         De partager et discuter les conclusions provisoires relatives aux questions d’évaluation mais aussi aux leçons apprises et bonnes pratiques relatives à la capitalisation ;

»         De s’assurer que ces conclusions soient suffisamment étayées et d’identifier d’éventuelles lacunes d’analyse qui nécessiteraient un complément d’analyse ;

»         De co-construire les recommandations issues de l’évaluation et de la capitalisation.

»         D’ajuster leur formulation pour aboutir à une production collective de recommandations définitives.

3)      Rapport final définitif et synthèse

Un rapport définitif, intégrant les observations d’EF, de l’OFII et de la DUE et les recommandations identifiées ainsi qu’une synthèse de 2 pages, sera par la suite produit par le.s consultant.e.s. Une réunion finale entre l’équipe projet Progrès Migration II et le.s consultant.e.s permettra de valider officiellement la dernière version du rapport d’évaluation et capitalisation.

Si les observations faites expriment des différences d’appréciation non partagées par les consultants, celles-ci peuvent être annexées au rapport définitif et commentées par les consultants.

Phase de restitution et de diffusion

Une fois le rapport validé, le.s consultant.e.s animeront un atelier de restitution pour présenter les résultats principaux de leur mission et diffuser les leçons apprises et bonnes pratiques identifiées et documentées lors de l’évaluation/capitalisation. Cet atelier sera principalement destiné à EF, l’OFII, la DUE et certains partenaires du projet à identifier en temps voulu. Il sera organisé à Tunis.

Livrables attendus

Les livrables devront être soumis par email sous format Word aux destinataires qui seront indiqués à l’évaluateur ou à l’équipe d’évaluation lors de la phase de démarrage. Ils devront être rédigés en français.

En outre, un support de présentation type diaporama devra être produit pour chaque réunion de pilotage.

Organisation des travaux

Pilotage de l’évaluation et gouvernance du projet

L’évaluation est gérée par EF, l’OFII, avec l’implication de l’UE[1].

Les fonctions principales des membres du groupe de pilotage de l’évaluation sont de :

·         Conseiller et orienter les choix relatifs à la mission d’évaluation et de capitalisation ;

·         Proposer des décisions sur les ajustements à opérer dans la conduite de la mission ;

·         Valider les livrables remis par les évaluateurs.

Des réunions du comité sont prévues au cours de cette mission :

1.       En phase de démarrage, pour valider la méthodologie générale de mise en œuvre, le plan de collecte des données et la présentation espérée des livrables attendus, et valider la note de cadrage ;

2.       Lors d’un ou des point/s intermédiaire/s pour réagir aux premières analyses et constats, une fois la phase de collecte de données terminée (validation du rapport intermédiaire) ;

3.       En phase de finalisation, pour participer à la formulation des conclusions et à la co-construction des recommandations ;

4.       Pour valider le rapport final en fonction de l’étendue des points restant à arbitrer.

Modalités de coordination

Il est demandé au.x consultant.e.s  d’associer étroitement EF et l’OFII à la construction de son raisonnement, par des liens réguliers tout au long de la mission, de la note de cadrage jusqu’à la réunion de présentation du rapport intermédiaire. En particulier, un partage des constats et des premiers éléments d’analyse doit se faire dès la fin de la mission, avant la rédaction du rapport finale de la mission.

Le lieu d’exécution de la mission d’évaluation et de capitalisation sont définis à Tunis. Tout outil permettant de faciliter les échanges entre l’équipe du projet et l’équipe d’évaluation sera accepté à titre complémentaire et non principal.

Calendrier

La durée totale de la mission est estimée à 40 jours, entre le 22/08/2024 et le 15/11/2024 (maximum) telle que détaillée ci-dessous à titre indicatif : 

L’équipe d’évaluation sélectionnée devra proposer dans son offre un plan de travail détaillé incluant les jours travaillés par activité et par membre de l’équipe d’évaluation, ainsi que les dates et lieux indicatifs. Ce plan de travail sera discuté et validé lors de la réunion de démarrage.