Missions :

1.       Gestion financière et comptable:

• Vérification des dossiers comptables des fournisseurs, partenaires ou membres du bureau conformément aux budgets alloués et aux procédures (conformité des justificatifs, procédures d’achat, ordres de mission, etc.) ;
• Assister le Responsable administratif et financier dans la préparation et mise à jour des prévisionnels de dépenses ;
• Saisie des pièces quotidiennement dans le fichier de trésorerie selon la nature des dépenses tout en respectant les affectations des charges
• Préparer et soumettre à la validation des responsables les BAP (Bon à payer) ;
• Archivage informatique et physique des pièces comptables ;
• Gestion de la caisse : suivi des avances et sorties de caisse, inventaires physiques périodiques, etc. ;
• Gestion des comptes bancaires : gestion quotidienne des Journaux de Banque et des soldes de trésorerie ;
• Gestion de la régularisation comptable des avance-tiers ;
• Clôture mensuelle des comptes pour transmission au RAF ;
• Contribution au rendu de justificatifs au bailleur et Maitre d’Ouvrage Projets ;
• Participation à l’élaboration des Rapports Financiers ;
• Préparation des audits financiers (siège et bailleurs) ;
• Participation aux rencontres/négociations bailleurs, partenaires, fournisseurs et institutions à l’extérieur

2.       Gestion budgétaire des projets :

• Participation à l’élaboration des budgets ;
• Mise à jour du suivi budgétaire (outil Excel) ;
• Contrôle des pieces justificatives avant  paiements ;
• Gestion des indemnisations du personnel projet terrain.

3.       Secrétariat / Administration du bureau :

• Assurer tous les préparatifs logistiques des missions (personnel EF, experts, invités, etc.) : réservations d’hôtels, gestion des déplacements, invitations/demandes de visa, enregistrement sur place, etc.) ;
• Suivi et archivage des contrats, reçus de paie ainsi que de tous les justificatifs de la paie et de la situation trimestrielle des IRPP et cotisations à la CNPS 
• Assurer la gestion du courrier (rédaction, archivage des correspondances à la réception et au retour, etc.) ;
• Gestion et suivi du stock de consommables du bureau et des états mensuels/annuels (inventaires) ;
• Appui à la gestion logistique du parc automobile ;
• Appuyer les projets dans la préparation, mise en œuvre et clôture des activités (préparation des salles, paiement des per diems, réception de matériels, etc.) ;
• Faire le suivi régulier des échéances des assurances et contrats cadre et s’assurer du renouvellement dans les délais
• Gestion administrative des Ressources Humaines (Verification des etats de paiement, des heures supplémentaires et des factures de la société de portage etc.) en relation avec le cabinet de portage et du Social en relation avec la compagnie d’assurance. 

Compte tenu des fonctions exercées par l’intéressé.e, cette fiche de fonction ne saurait en aucun cas être exhaustive.