Sous la supervision hiérarchique du Chef d'équipe, il/elle fournit un soutien administratif, financier et logistique au projet.

Le poste exige une grande autonomie et des compétences interpersonnelles adaptées à un environnement international et multiculturel, ainsi qu'une bonne maîtrise de l'anglais.

Support administratif et financier :

• Coordonner avec l'équipe opérationnelle et les sièges d'Expertise France et DMI la mise en œuvre du système de contrôle interne et des procédures administratives et financières d'Expertise France.
• Assister l'équipe projet dans la mise en œuvre des activités. Soutenir la préparation des réunions, comités de pilotage et autres événements liés au projet.
• Participer à l'évaluation des activités du projet.
• Aider à la rédaction des rapports techniques et contribuer aux rapports internes et externes.
• Gérer les dossiers opérationnels administratifs, y compris l'archivage et l'organisation du serveur.
• Assister dans la recherche de documents et gérer les tâches de secrétariat (planification des rendez-vous, rédaction et envoi de correspondance).
• Récupérer les documents comptables justificatifs et les préparer pour paiement.
• Soutien lors des audits.
• Préparer et suivre les paiements des clients.
• Suivre les opérations bancaires.
• Rapports périodiques sur les dépenses du projet et les paiements.
• Demandes de transfert périodiques.
• Enregistrement des documents justificatifs (feuilles de temps, cartes d'embarquement, etc.).
• Enregistrement des frais selon des guides pratiques stricts (classer les frais par approbation, s'assurer que le budget approuvé n'est pas dépassé, etc.).

Gestion logistique :

• Planifier et fournir tous les services de transport, tels que les arrangements de voyage, réservations et billetterie, demandes de visa, réservations d'hôtel et de taxi, frais de déplacement et dépenses pour l'équipe du programme.
• Organiser et assurer le bon déroulement des missions : planification de la mission (billets d'avion, per diem), consignes de sécurité, liaison avec les ambassades françaises dans les pays visités, préparation des dossiers des participants, gestion des relations avec les prestataires de services (hôtel, repas, services de traduction, etc.).
• Assister dans la planification, l'organisation et l'optimisation des coûts pour les missions nationales et internationales.
• Aider à la gestion des tâches administratives pour les prestataires de services, de la pré-identification à l'exécution des missions.
• Surveiller les achats et les besoins matériels courants (ordinateurs, fournitures, etc.).
• Responsable de la gestion du stock de consommables, de fournitures de nettoyage et de bureau ou d'autres matériaux, en enregistrant leur entrée et sortie.
• Assurer une archive physique et numérique à jour et organisée.
• Exécuter d'autres tâches assignées par son supérieur hiérarchique inhérentes à la fonction administrative, comptable et logistique.
• Analyser en permanence les processus inhérents à son domaine de responsabilité, définir et mettre en œuvre des actions visant à promouvoir la rationalité de fonctionnement, l'amélioration continue, la qualité d'exécution et la minimisation des coûts des activités développées.