Fort·e d'une expérience avéré en gestion administrative et financière des projets de coopération internationales sur financement de l'Union européenne, le·la Assistant.e de projets travaillera en coordination avec le Coordinateur Technique et du Chargé de Projet au siège responsable d’assurer la gestion financière et comptable du projet ainsi que la logistique liés aux missions et à l’organisation des évènements.

Il/elle sera responsable de la bonne application des procédures administratives, financières dans le cadre du projet.

Il/elle pourra être en charge du suivi de certaines activités en appui du Coordinateur Technique.

·        Relation avec la banque partenaire et le portage salarial

-       Entretenir les relations avec la banque partenaire et contribuer à la gestion du compte/caisse selon les procédures applicables ;

-       Transmettre les informations nécessaires pour le suivi des activités.

·         Gestion financière et budgétaire

-       Elaborer et mettre en œuvre les outils de planification et de suivi budgétaire et financier nécessaires au projet ;

-       Gérer et anticiper les besoins de trésorerie ;

-       Participer à l’élaboration de la planification pluriannuelle et des planifications annuelles ;

-       Assurer le suivi budgétaire et financier du programme, en lien avec le Coordinateur Technique, selon les formats établis à Expertise France ;

-       Préparer et participer aux exercices de planification budgétaire mensuels, semestriels et annuels (prévisions d’atterrissage, budgets indicatifs) en lien avec les opérateurs et en étroite collaboration avec le coordinateur technique ;

-       Consolider le reporting financier et les prévisions budgétaires du projet (RPP, journaux de suivi, logiciel Atlas, logiciel SAGEX3) ;

-       Préparer le reporting financier au bailleur et à la conduite des exercices financiers d’Expertise France (prévisions, clôtures, audit), en lien étroit avec le siège et le/la coordinateur technique ;

-       Préparer les termes de référence de l’audit sur la base du modèle préalablement validé entre Expertise France et le bailleur ;

-       Garantir l’éligibilité et la conformité des engagements, mandatements et paiements dans le respect des procédures pour les dépenses engagées par l’équipe projet mobilisée par Expertise France ;

-       Préparer les demandes de versement et les factures à l’intention du bailleur ;

-       Consolider et assurer le suivi des dépenses du projet ;

-       Assurer les contrôles nécessaires à la fiabilisation des données financières du programme ;

-       Récolter et faire remonter au siège d’Expertise France la copie des pièces comptables justificatives et les documents administratifs et logistiques. Coordonner leur indexation et archivage suivant le plan de classement défini par Expertise France.

-       Assurer la vérification du calcul des dépenses de bureau affecté au projet (location des bureaux, sécurité etc)

·         Gestion administrative et logistique

-       Gère les appuis logistiques, (voyages et missions, frais, moyens divers de fonctionnement...) ;

-       Apporte un appui au Coordinateur technique à la conduite quotidienne des projets ;

-       Assurer le suivi des obligations contractuelles des prestataires et des opérateurs de mise en œuvre du programme ;

-       Réaliser les demandes d’exonération de la TVA ;

•       Superviser et contrôler la mise en place des règles et procédures administratives, financières et comptable ;

RESUME DU POSTE :

Expertise France recrute un·e Assistant.e de projets, pour assurer la gestion administrative, financière et logistique du projet.

Le poste s’inscrit dans le projet d’appui à la réalisation de l'USP2030, à travers l’amélioration de l’interopérabilité des systèmes numériques de protection sociale. Le projet est financé par l’Union européenne et mis en œuvre par Expertise France en consortium avec la GIZ, OIT et la FIAPP, avec des activités conjointe avec la BM.

Le poste prévoit des missions terrain en Europe et Afrique de l’Ouest.