NB : Ces termes de référence (TdR) sont publiés dans le cadre de la réponse d’Expertise France à une demande de prestation d’Assistance Technique.

La mobilisation du chef de projet et les tâches y afférentes telles que décrites dans les présents TdR ne seront effectives qu’à la condition qu’Expertise France soit mandatée pour la mission d’AT et que les TdR aient été validés par les parties prenantes. La description des tâches peut donc être amenée à évoluer.

Basé.e à Quito, et sous la responsabilité de la responsable du pôle agriculture d’Expertise France au siège (Paris), et en collaboration étroite avec les partenaires Equatoriens, le/la Chef/fe de Projet sera chargé de la coordination générale ainsi que de la gestion opérationnelle et financière des activités confiées à Expertise France. Pour la bonne mise en oeuvre du projet "Bioéconomie-Biotrade  Equateur", il/elle assurera notamment les tâches suivantes :

1- Coordination générale

• Assurer la coordination générale du projet avec : l’AFD à Quito, les partenaires Equatoriens et les programmes complémentaires des autres bailleurs de fonds présents en Equateur ;
• Organiser et participer aux comités de pilotage, autres instances de coordination du projet et toutes autres réunions de représentation du projet, et suivre la mise en œuvre des recommandations ;
• Assurer la qualité, la cohérence interne et externe du projet, notamment avec les autres programmes en cours en Equateur et dans la région.

2- Gestion stratégique et opérationnelle du projet :

En collaboration étroite avec les partenaires impliqués dans le programme, le Chef de projet assurera la planification ainsi que le pilotage technique des activités confiées à Expertise France dans le respect des TdR d’Assistance Technique et des orientations du COPIL

• Définir les orientations et stratégies opérationnelles, réaliser la planification technique et budgétaire du projet en lien avec les partenaires nationaux et en suivre la mise en œuvre ainsi que la mise à jour de tous les « documents projets » utiles ;
• Faciliter la construction d’une vision commune au sein du programme et appuyer l’appropriation des activités par les partenaires du projet ;
• Accompagner les partenaires locaux dans la mise en œuvre des activités;
• Identifier les besoins en termes d’expertise court terme, la préparation des termes de référence pour des prestations et assurer la mobilisation des experts ;
• Assurer la supervision des experts et opérateurs recrutés et coordonner la bonne réalisation des missions ;
• Co-animer, orienter et suivre le travail des partenaires locaux dans la mise en œuvre des activités ;
• Préparer les COPIL en coordination avec les autorités locales et le bailleur.
• Encadrer une équipe projet composée de 4 personnes : mobilisation/évaluation, gestion de la charge de travail, planification des activités, organisation de réunions d'équipe, etc.
• Coordonner l’évaluation et la capitalisation du projet dans le cadre du dispositif de Suivi-Evaluation ;
• Assurer la bonne circulation de l’information entre les membres de l’équipe, les parties prenantes Equatorienne et l’AFD et la DUE ;

3- Gestion administrative et financière :

En coordination avec l’équipe Administrative/financière/logistique, le Responsable de Programme contrôle la gestion administrative et financière du projet et s’assure du respect des procédures de passation de marchés :

• Coordonne le suivi administratif et financier pour la mobilisation de l’expertise court-terme, les contrats d’assistance technique, les subventions, les contrats-cadres, la logistique, les déplacements, les audits, la comptabilité, etc. ;
• Coordonne et participe à la gestion de différents contrats dans le respect des procédures de passation de marchés (services, biens, travaux, expertise, etc.) : plan de passation des marchés, contribution à l’élaboration des documents liés aux marchés, négociations contractuelles, contrôle qualité des contrats et suivi des engagements contractuels, suivi financier, etc. ;
• Assurer le reporting du projet auprès de l’AFD : qualité des livrables, rapports techniques et financiers intermédiaires et finaux du projet ;
• Assurer le reporting interne d’Expertise France : suivi des activités avec l’expertise résidente, suivi financier, prévisions et clôtures budgétaires.

Cette fiche de poste n’est pas exhaustive, de manière générale le/la Chef/fe de Projet est le garant de l’atteinte des objectifs contractuels du projet et devra réaliser toute activité nécessaire à la bonne exécution du programme.

4- Management de l’équipe projet

·         Recrute et encadre l’équipe projet ;

·         Organise les réunions d'équipe ; 

·         Veille à la formation, cohésion et intégration de l’équipe auprès des partenaires ;

·         Supervise l’équipe projet, fixe et évalue leurs objectifs ;

·       Assurer la coordination du travail au sein de l’équipe, pilote le plan de charge de l'équipe et l’accompagne dans l’exécution des différentes fonctions ;

·         Assurer des conditions adaptées au contexte et à l'environnement de travail.