Réf.
2024/ADPEEAPEPKH/10799
Type d'offre
Poste Siège
Type de contrat
CDDU
Date limite de candidature
31/05/2024 20:48
Contrat
Salarié
Durée
12 mois renouvelable
Departement Economie Durable et Inclusive - EDIN > Pôle Entreprenariat et Innovation
Mis en ligne le : 28/02/2024
En étroite collaboration avec la Chargée de projet au siège d’Expertise France (Paris), le/l’assistante de projet événementiel et administratif sera en charge d’appuyer l’équipe du projet Knowledge Hub géospatial sur les aspects de la gestion événementielle, logistique, financière et comptable et de la bonne application des procédures administratives, financières et juridiques du projet. Il/elle sera également responsable de l’organisation logistique de différentes missions et événements organisés depuis le siège sur plusieurs zones géographiques (Amérique latine, Afrique, Asie).
Les activités auront lieu sur plusieurs zones géographiques, définies annuellement, il est attendu du chargé d’événementiel et de logistique qu’il/elle se déplace régulièrement (1 à 3 fois par an) pour conduire sa mission.
Il/elle exécute les missions principales suivantes (liste non-exhaustive) :
Gestion logistique :
· En coordination avec la Chargée de projet, l’Assistant.e projet assure ou appuie l’organisation logistique :
o Réservation des billets d'avion et des assurances de voyage en collaboration avec le prestataire voyages
o Contrôle des itinéraires reçus et optimisation des coûts
o Gestion administrative des visas et de toute formalité administrative préalable aux déplacements
o Gestion des avances et remboursement de per diem
o Rappel aux missionnaires des consignes de sécurité avant chaque mission et inscription sur Ariane
o Réservation des déplacements locaux (train, taxi, navette, etc.)
o Réservation des hébergements
o Prévoir des prestations spécifiques (traiteur, traduction, interprétariat, etc.) si nécessaire
o Appui à l'organisation des événements : Relations prestataires : traitement, négociation des devis, contrôle de la facturation
o Suivi budgétaire de l’organisation des missions pour assurer la maîtrise du coût des déplacements
o Appui éventuel pour les passations de marchés des projets
Gestion administrative
Gestion budgétaire et comptable
Appui transverse
De janvier 2023 à Novembre 2025, Expertise France met en œuvre le projet Knowledge Hub Geospatial financé par l’Union Européenne. Le projet consiste à sensibiliser les parties prenantes des pays en développement à l’utilisation des données spatiales produites par l’Union Européenne via ses programmes Copernicus et Galileo et de stimuler l’entreprenariat spatial.
Ces données, qui sont mises à disposition de façon gratuite par l’UE, sont encore peu utilisées par les pays en développement, et ce, malgré la politique open source promue par l’UE et le potentiel économique et sociétal de ces données qui permettent de guider la décision pour répondre aux enjeux locaux.
Pour faciliter l’appropriation de ces données par un plus grand nombre d’utilisateurs, et notamment par les entreprises du numérique, le projet Knowledge hub consiste à organiser une série d’événements de sensibilisation (jusqu’à 6 événements) pour présenter les différents usages des données spatiales et faire monter en compétences les entreprises pour qu’elles intègrent les données spatiales dans leur business model.
Les activités à réaliser pour chacun des événements incluent :
L’organisation d’une conférence de sensibilisation sur le spatial en partenariat avec un acteur local (Université, Incubateur, agence spatiale…)
· L’organisation d’une demi-journée de matchmaking entre des entreprises locales et des experts européens du spatial
· L’organisation d’un concours d’idée (challenge) à destination d’étudiants en partenariat avec une université/école locale
· Lancement d’un appel à manifestation d’intérêt pour les entreprises souhaitant bénéficier d’un appui technique pour tester la faisabilité d’un projet d’utilisation des données spatiales européennes
· Mise en place d’un programme d’assistance technique en distanciel pour un groupe d’entreprises sélectionnées.
L’équipe responsable de la mise en œuvre du projet est composée des personnels suivants :
- 1 chargée de projet basée au siège
- 1 expert coordinateur global
- 1 expert coordinateur local pour chaque événement
- 1 expert spatial
- 1 assistant.e projet, objet de la présente fiche de poste.
Un important volume d’experts court-terme sera mobilisé pour réaliser des missions ponctuelles.
L’assistante.e événementiel et administratif devra répondre au profil suivant :
Expériences professionnelles
Le/la chargé.e d’événementiel et de logistique devra justifier de :
Lieu : 40 boulevard du Port-Royal - 75005 Paris
Type du contrat : CDDU jusqu'en novembre 2025
Date de prise de poste : le plus rapidement possible
Conditions : package salarial entre 30 et 33 K€ - mutuelle et prévoyance prise en charge par l'employeur - titre-restaurant - remboursement du transport, ...